Что такое диаграмма Ганта и как ее создать

Она представляет собой горизонтальную столбчатую диаграмму. На ней каждая задача или этап проекта отображаются в виде полосы, размещенной вдоль временной шкалы.

Каждая цветная полоска соответствует отдельной задаче, подзадаче или этапу проекта. Начало и конец отрезка — время начала и завершения работ. Чем длиннее «полоска», тем больше времени требуется на задачу

Диаграмма Ганта используется для визуализации процесса работы над проектом и дает ответы на три основных вопроса:

Что необходимо сделать?
Когда это нужно сделать?
Сколько это займет времени?

С помощью такого инструмента проще планировать и контролировать ход работ, распределять ресурсы команды.

Диаграмму Ганта используют в строительстве, при разработке ПО, в маркетинге, в административном управлении. Это простой и наглядный инструмент, который подходит для задач с четкими сроками и этапами.

Как появилась диаграмма Ганта

Автор инструмента — Генри Лоуренс Гант, специалист и консультант по менеджменту из США. В 1910 году он разработал диаграмму, состоящую из отрезков (задач), чтобы повысить эффективность на производстве.

Следует отметить, что инструмент не был открытием Ганта — визуализировать задачи в виде полос на временной шкале пытались и до него. Так, еще в 1896 г. польский инженер К. Адамецкий создал так называемую «гормонограмму» — аналог диаграммы Ганта. Его работы были опубликованы на польском и русском языках, но не получили известности на Западе.

Нововведение Ганта состояло в том, что он предложил отображать на одной диаграмме запланированный объем работ и фактическое выполнение. Это позволяло сразу увидеть опережение или отставание от графика.

Со времени диаграмму стали использовать в различных сферах

За счет простоты и наглядности инструмент стали использовать в различных отраслях, а диаграмму назвали в честь своего создателя.

С появлением компьютеров диаграмма Ганта пережила второе рождение. Специализированные программы и онлайн-сервисы автоматизировали ее построение и сделали доступной для миллионов пользователей по всему миру.

Из каких элементов состоит диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта может быть простой и расширенной.

Простая диаграмма Ганта состоит из следующих элементов:

Список задач. Это основа диаграммы. В левом столбце прописаны действия, которые необходимо выполнить в ходе проекта.
Временная шкала. Это горизонтальная ось сверху, разбитая на промежутки времени: дни, недели или месяцы.
Полосы (бары). Это горизонтальные линии, каждая из которых соответствует одной задаче. Левый край полосы — дата начала, правый — дата окончания.

Пример самой простой диаграммы Ганта. Здесь нет дополнительных полей и можно быстро оценить ход проекта

Расширенную версию используют крупные команды, когда стандартного набора элементов недостаточно. Такая диаграмма может включать:

Вехи. Особые маркеры (часто в виде ромба или треугольника), которые отмечают ключевое событие в проекте, обозначают критически важные точки в работе.
Зависимости (связи) — стрелки, соединяющие полосы задач между собой. Они показывают логическую последовательность работ, с их помощью проще понять, какие задачи нельзя начать, не завершив предыдущие.
Прогресс выполнения. Визуальное отображение того, какая часть задачи уже выполнена. Обычно для этого используют заливку части полосы более темным цветом или штриховкой. Позволяет понять, по плану ли идет работа или есть задержки.
Ресурсы (ответственные). Здесь указывают отдел или конкретных сотрудников, которые выполняют задачу.

Расширенная версия диаграммы Ганта. Здесь есть раскрывающиеся списки подзадач, стрелками указаны зависимости

Зачем нужна диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта применима там, где есть этапы и четкие дедлайны. Она необходима для задач, связанных с планированием и управлением проектами. Помогает координировать процессы и отслеживать ход работ, обнаруживать задержки.

Этот инструмент используют при создании дорожных карт, в разработке веб-сервисов и мобильных приложений, в сфере строительства и образования, в маркетинге и недвижимости.

Пример шаблона диаграммы Ганта для маркетинговой кампании

Диаграмму Ганта можно использовать и для личных задач — например, для подготовки к масштабному событию: свадьбе, переезду, ремонту. Она превращает хаос дел в понятный и выполнимый план.

Пример диаграммы Ганта для организации дня рождения. Наглядность этапов и сроков помогает увидеть взаимосвязанные задачи и своевременно их выполнить. Источник изображения

Преимущества и недостатки диаграммы Ганта

Преимущества

Наглядность. Информация о проекте — сроки, последовательность задач, ответственные — собрана в одном месте. С первого взгляда понятно, какие этапы содержит проект и как продвигается работа. Этот график можно демонстрировать команде, партнерам, клиентам, инвесторам в качестве визуализации процесса.
Простая организация задач. Диаграмма помогает упорядочить задачи. Благодаря этому проще координировать работу команды и распределять ресурсы.
Обнаружение критического пути. Критический путь — это последовательность задач, от которых напрямую зависит общий срок выполнения всего проекта. Визуализируя зависимости между задачами, диаграмма Ганта позволяет легко выявить этот путь и сосредоточить на нем максимум ресурсов, так как любая задержка на критическом пути приведет к срыву дедлайна по всему проекту.
Возможность быстрой корректировки. В онлайн-диаграмму легко внести правки: добавить еще один этап, увеличить или сократить срок работы над задачей.

Минусы

Сложно использовать на крупных проектах. Диаграмма Ганта не подходит для больших проектов, содержащих тысячи этапов и зависимостей одних задач от других. Например, строительство метро, аэропорта требует проведения геологических работ, проектирования, поставки материалов, самого строительства. Здесь многое зависит от таких факторов, как погода, согласование условий с законодательными органами и подрядчиками и т.п. В таких случаях использовать диаграмму Ганта можно не для всего проекта, а для каждого крупного этапа.
Ограниченные возможности для гибких подходов. Инструмент плохо подходит для проектов, работающих по гибким методологиям (например, Scrum), где задачи и приоритеты могут меняться после каждого спринта. Жесткая привязка к долгосрочному графику в таком случае лишь мешает.

Как создать диаграмму Ганта?

Создать диаграмму Ганта можно с помощью онлайн-сервисов, но перед этим необходимо подготовить данные:

Составить список всех задач проекта.
Определить приоритетность и зависимость между задачами, понять, в каком порядке необходимо выполнять работы.
Оценить длительность каждой задачи с учетом непредвиденных обстоятельств.
Назначить ответственных.
Визуализировать данные с помощью сервиса.

Наиболее простой вариант — воспользоваться одной из программ, входящих в состав «офисных пакетов». Шаблоны диаграммы есть в Microsoft Excel, Google Sheets, в «Яндекс Трекере».

Пример диаграммы Ганта в «Яндекс Трекере»: можно задавать иерархию задач, назначать задачам цвет, отображать критический путь с помощью отдельной функции

Также можно воспользоваться специализированными сервисами для управления проектами: MS Project, GanttPRO, Asana, Kaiten, WEEEK, Planfix, «Битрикс24». Такие решения, как правило, имеют бесплатные и платные тарифы. Последние дают более широкие возможности для планирования задач.

Например, прямо в диаграмме можно добавлять комментарии, упоминать коллег, устанавливать статус для задач. Источник изображения

При любых изменениях в сроках и задачах график необходимо обновлять, чтобы актуальная информация всегда была перед глазами.

Как избежать ошибок при создании диаграммы Ганта

Перечислим ошибки, которые могут появиться при создании диаграммы Ганта, и расскажем, как их избежать.

Чрезмерная детализация. Слишком детализированное планирование превращает диаграмму в хаос со множеством строк. Если задач слишком много, лучше их укрупнять либо разбивать проект на фазы и этапы.
Оценка сроков по наитию. При планировании сроков необходимо ориентироваться на имеющиеся ресурсы, учитывать возможности команды и закладывать дополнительное время на непредвиденные обстоятельства.
Неучтенная нагрузка команды. Сотрудники могут работать над несколькими проектами одновременно, уходить в планируемые отпуска. Поэтому важно учитывать общую картину загрузки всех участников и планировать задачи с учетом всех этих факторов.
Игнорирование зависимостей. Неучтенные связи между задачами приводят к изменению сроков, когда задержка одной операции парализует работу над всеми последующими этапами проекта.

Чек-лист для проверки диаграммы Ганта

Прежде чем использовать инструмент в работе, проверьте следующие пункты:

❐ Все задачи имеют реалистичные сроки

❐ Указаны все зависимости между задачами

❐ Назначены ответственные за каждую задачу

❐ Учтена загрузка всех ключевых ресурсов

❐ Диаграмма понятна с первого взгляда, наглядна

❐ Диаграмму можно дополнить и оперативно обновить

Если напротив каждого пункта можно поставить галочку, диаграмма Ганта станет рабочим инструментом, а не просто формальным отчетом.

Главные мысли

Это инструмент, который используют при планировании и управлении проектами.
Каждая задача на диаграмме изображается в виде цветной полосы, размещенной вдоль временной шкалы.
Диаграмма Ганта хорошо работает там, где есть четкие сроки, этапы и последовательность работ. Но для крупных проектов и проектов, работающих по гибким методологиям, инструмент не подходит или используется лишь частично.