Пресс-конференция

Одобренно экспертом
Ирина Матрос
Эксперт статьи
Ирина Мартос
PR-директор CRM-group
Автор статьи
Юлия Орлова

Пресс-конференция — это мероприятие для СМИ, на котором официальные лица делятся с приглашенными журналистами новостями или мнениями.

Пресс-конференция — это форма коллективного интервью. Она позволяет получить официальный комментарий из первых уст.

В отличие от других видов интервью, пресс-конференция — строго тематическое и формализованное мероприятие. Его цель — распространить конкретную информацию по СМИ. Журналистам заранее объявляют повод и круг вопросов, которые готовы обсуждать организаторы.

Пресс-конференции организуют крупные компании и медийные личности: политики, спортсмены, музыканты. То есть игроки, чьи действия могут повлиять на рынок и привлечь внимание массовой аудитории.

Организаторы пресс-конференций обычно рассчитывают минимум на 30–50 представителей СМИ. Менее масштабные мероприятия называют брифингами.

Пример большой пресс-конференции

Число приглашенных журналистов зависит от важности и известности спикеров. Так, пресс-конференция Владимира Путина в 2019 году собрала рекордные 1895 журналистов. Источник

Выделяют два вида пресс-конференций: регулярные и оперативные.

Первые планируют заранее. Для них специально придумывают темы и поводы. Например, музыкант дает пресс-конференцию в честь выхода нового альбома. А компания созывает журналистов, чтобы рассказать о выходе на новый рынок.

Важно трезво оценивать сенсационность инфоповода пресс-конференции и саму необходимость проводить событие в таком формате. Особенно сейчас, когда многие сотрудники СМИ работают удалённо.

Зачастую и журналистам, и пиарщикам гораздо проще обойтись пресс-релизом и короткой перепиской по электронной почте или в мессенджере. Если инфоповод будет недостаточным или не требующим дополнительных уточнений для публикации, вы рискуете потратить бюджет на организацию пресс-конференции и увидеть в зале 1-2 журналистов вместо 20 (при условии, что вы не оплатили выход материалов заранее).

Ирина Мартос

Ирина Мартос

PR-директор CRM-group

Вторые проводят в экстренном порядке сразу после происшествия. Например, после крушения самолёта Межгосударственный авиационный комитет созывает оперативную пресс-конференцию, чтобы сообщить прессе детали и причины.

Пример онлайн пресс-конференции

Пресс-конференции проводят не только очно, но и онлайн. Во время пандемии многие компании перешли на дистанционный формат. Спикеры оставались в студии, а журналисты задавали вопросы по видео-связи

Цели и задачи пресс-конференции

Пресс-конференция — это в первую очередь PR-активность. Она помогает сформировать публичный образ бренда через СМИ.

Крупные компании также могут влиять на рынок и финансовые показатели через пресс-конференции. Заявления об успешном запуске нового продукта и росте выручки увеличивают стоимость акций и всего бизнеса. Основные задачи пресс-конференции:

Повысить престиж и улучшить репутацию. Для этого организации или селебрити рассказывают о своих достижениях. Например, о рекордной прибыли за последний квартал, открытии нового регионального офиса, выходе нового музыкального альбома или победе в спортивном мероприятии. Такие события позитивно влияют на репутацию и делают компанию привлекательной для инвесторов.

Создать и укрепить отношения со СМИ. Во время пресс-конференции представители компаний напоминают о себе и налаживают личные контакты с журналистами. Например, договариваются дать эксклюзивное интервью после мероприятия.

Завоевать доверие и расширить круг потребителей. Компании и известные личности сообщают информацию о важных событиях, рассказывают о внутренней кухне и карьерных планах. Упоминания в СМИ повышают узнаваемость, а прозрачность вызывает доверие аудитории.

Объяснить позицию компании. Спикеры проясняют официальную позицию по спорным ситуациям, социально-значимым вопросам и конфликтам, которые привлекли внимание общественности. Как антикризисную меру пресс-конференцию проводят, чтобы опровергнуть слухи или пообещать принять меры в случае происшествия.

Скандальная пресс-конференция

Бывают и обратные ситуации. Тренер футбольного клуба «Тоттенхэм» на пресс-конференции после неудачного матча обвинил игроков в эгоизме, а руководство — в отсутствии амбиций. Фанаты тут же потребовали его отставки. Источник

Этапы проведения пресс-конференции

Пресс-конференция — это мероприятие со строгим регламентом. Со стороны организатора в нем участвуют: спикеры, модератор или ведущий, администратор на стойке регистрации, официанты, если планируется фуршет.

Основные этапы:

  1. Встреча и регистрация журналистов. При входе представителей прессы встречает человек, провожает их до стойки регистрации. Там администратор отмечает пришедших, выдает им раздаточные материалы и бейджи.
  2. Открытие пресс-конференции. Модератор приветствует гостей и представляет спикеров.
  3. Выступления. После вступительного слова модератор или сами спикеры кратко презентуют инфоповод и свои тезисы. Вступительное слово не должно длиться больше 10 минут. Иначе мероприятие затянется, а журналисты потеряют внимание.
  4. Ответы на вопросы журналистов. Это основная часть пресс-конференции. Заранее прикиньте, на сколько вопросов успеют ответить спикеры за отведенное время. Скорее всего, не получится дать слово всем журналистам. Это нормально. Они все равно напишут статьи по содержанию дискуссии.
  5. Заключительное слово. По истечению времени модератор благодарит журналистов и сообщает о дальнейших мероприятиях, если они запланированы.
  6. Неофициальная часть. После закрытия пресс-конференции проводят фуршет или кофе-брейк. Это важный этап, на котором журналисты могут получить эксклюзивные материалы во время неформального общения со спикерами.
План пресс-конференции

Пресс-конференции в бизнесе короче, чем в политике. Встречи репортеров с министрами длятся несколько часов, главы компаний отвечают на вопросы 15-20 минут

Как выбрать инфоповод для пресс-конференции

Чтобы привлечь представителей СМИ, необходим яркий инфоповод. Журналисты должны понимать, что их ждет сенсация, которую нельзя пропустить. 

Встречу с прессой организуют, чтобы анонсировать мероприятие или коллаборацию, представить новый продукт, прокомментировать скандал, обнародовать исследование и рассказать о достижениях. Но не каждое событие в компании может стать поводом для пресс-конференции.

Инфоповод должен:

  • быть новым и уникальным;
  • вызывать эмоции и любопытство; 
  • быть интересным для приглашенных СМИ и их целевой аудитории;
  • отвечать трендам рынка и социально-политической обстановке;
  • поддерживать имидж бренда и работать на репутацию компании.

Сейчас внимание масс приковывает искусственный интеллект, виртуальные вселенные и товары (NFT), забота о себе и экологии. Актуальными часто становятся инфоповоды вокруг этих тем. Например, компании анализируют, как  можно использовать ИИ в отрасли и представляют результаты на пресс-конференциях.

Лучше придерживаться правила: одна пресс-конференция — один значимый инфоповод. В противном случае целевые СМИ могут не понять идею мероприятия. А спикерам и ведущим будет сложно сохранять фокус и контролировать ход дискуссии.

Пример инфоповода пресс-конференции

Пресс-конференция по поводу NFT спектакля в театре им. Андрея Миронова смогла выделиться благодаря необычному поводу. Уже на следующий день вышло больше 10 статей по ее итогам

Правила подготовки и проведения пресс-конференции

Подготовка к пресс-конференции состоит из девяти основных этапов. Для каждого из них есть свои правила и рекомендации.

Формулировка темы. Недостаточно найти инфоповод, важно его правильно «упаковать». Тема должна быть лаконичной, четкой и желательно необычной. Она должна заинтересовать журналистов и мотивировать их потратить рабочий день на пресс-конференцию. Например, интересная тема — «Итоги года BOSCH. Как повысить прибыль в условиях санкций», менее интересная — «Обсуждение годового финансового отчета BOSCH».

Выбор даты и времени. Лучше выбирать будний день, на который не запланировано других крупных бизнес-мероприятий и праздников. Не стоит проводить пресс-конференцию в период ПМЭФ или в дни выступлений политиков. Все журналисты будут там.

Рекомендуемое время — с 11 до 16 часов. Рано утром многие СМИ проводят организационные собрания. А если начать позже, журналисты могут не успеть подготовить материал для вечерних выпусков новостей на радио и телевидении.

Поиск помещения. Выбирайте залы, пресс-центры или креативные пространства в центре города, куда легко добраться на общественном транспорте. Убедитесь, что посадочных мест хватит всем гостям.

Место проведения должно соответствовать концепции мероприятия. Не обязательно арендовать формальный конференц-зал. Например, если ваша компания решила отказаться от пластиковых упаковок, которые убивают миллионы рыб, можно провести встречу с прессой в океанариуме.

Заказ еды и напитков. На пресс-конференции журналистов принято обеспечивать бутилированной водой. А после — устраивать кофе-брейк или фуршет. Заранее установите кофемашины, закажите легкие закуски или кейтеринг.

Совет от человека, который был по обе стороны баррикад: кормите журналистов и будьте вежливы, даже если выход материала был вами оплачен — это напрямую влияет на качество итоговой публикации.

Ирина Мартос

Ирина Мартос

PR-директор CRM-group

Подготовка оборудования. Необходимы столы, стулья, компьютеры, микрофоны, звуковая система, осветительные приборы, таблички с именами спикеров. Если планируется трансляция, разместите камеры и выделите места для операторов. Отдельно оборудуйте стойку для регистрации журналистов. Перед началом обязательно проверьте, что вся техника включена и исправна.

Также обратите внимание на то, как выглядит в объективе спикер на фоне экрана/баннера. Делать это нужно с той точки, где будут сидеть журналисты, чтобы заранее понять, нужно ли разместить баннер дальше/ближе, выше/ниже.

Пример пресс-вола

Необходимо также заранее установить пресс-вол —физический или выведенный на дисплей баннер, на котором размещают логотипы, слоганы и тема мероприятия. Он находится на заднем плане, чтобы выделиться и повысить узнаваемость. Фотографии на брендированном фоне привлекают больше внимания целевой аудитории

Составление программы. Продумайте, из каких частей будет состоять пресс-конференция, сколько времени нужно для вступительной речи, а сколько останется на вопросы журналистов. На каждый из этапов нужно выделить строгое время и придерживаться его. Рекомендуемая продолжительность пресс-конференции — 40–60 минут.

Подготовка пресс-пакетов. Это раздаточные материалы для журналистов, которые содержат краткую информацию о компании, спикерах и обсуждаемых вопросах. Если пресс-конференция посвящена выпуску нового продукта, выделите участникам буклеты с характеристиками и рекламными тезисами.

Приглашение журналистов. Первое приглашение нужно разослать не позже, чем за неделю до мероприятия. За 2–3 дня до начала пришлите напоминание и пресс-релиз. В нем укажите время и место, тему и примерный круг вопросов, которые планируете обсуждать. За сутки прозвоните всех приглашенных. Так вы сможете прикинуть, сколько человек из каких изданий придет и лучше подготовиться к встрече.

Подготовка спикеров. Пропишите ключевые тезисы, которые должны прозвучать на мероприятии. Если на вопросы будет отвечать несколько человек, определите конкретный круг вопросов и тем для каждого. Так они не будут перебивать и путать друг друга. Чтобы спикеры не растерялись в процессе, заранее разберите возможные сложные и провокационные вопросы. 

Во время пресс-конференции модератор должен следить за таймингом, ограничивать количество вопросов, если времени остается мало.

Аутсорсинг пресс-конференции

Крупные пресс-центры предлагают свои услуги по организации и проведению пресс-конференций. За счет известного имени мероприятие на площадке «Интерфакса» собирает больше журналистов

Главные мысли

пресс-конференция это

Вы нашли ответ?

13
8