Аутсорсинг

Аутсорсинг (outsourcing) — это формат рабочих отношений, при которых компания передает часть бизнес-процессов или функций внешним подрядчикам. Например, фирма может отдать на аутсорс услуги IT или HR, маркетинг, ведение бухгалтерии, охрану предприятия или клининг. 

Такой подход оправдан, когда бизнесу нужны специалисты, но нет ресурсов на их содержание в штате, и хочется сократить издержки. Часто бизнесу дешевле заплатить подрядчику — к примеру, обратиться в digital-агентство за ведением SEO и SMM, — чем нанимать и обучать персонал самостоятельно.

По данным Deloitte за 2022 год, самыми популярными услугами аутсорсинга по всему миру являются юридические услуги, HR, а также услуги, связанные с налогами и финансами. Маркетинг в топ-8 аутсорсинговых услуг не вошел

Аутсорсинг непрофильных функций позволяет компаниям повысить эффективность, снизить затраты, решить конкретную задачу и сосредоточиться на ключевых для себя процессах. 

Как работает аутсорсинг

В рамках аутсорсинга одна компания делегирует ряд задач или бизнес-функций другой. Вот как обычно строится процесс:

1. Компания-заказчик оценивает свои потребности и решает, какие задачи хочет передать исполнителю. Также она определяет, какой результат и в какие сроки ей необходимо получить и сколько она готова за это заплатить. По итогам анализа составляется техническое задание.
2. Затем компания переходит к выбору подрядчика. На этом этапе заказчик изучает рынок, выбирает исполнителей, которые обладают необходимой экспертизой и опытом, проводит переговоры.

Если, к примеру, компания нуждается в ведении маркетинга под ключ, она может изучить сайты агентств, профильные рейтинги, кейсы и отобрать подрядчиков, чей опыт соответствует задачам (ниша, бюджет, география)

3. После выбора подрядчика стороны заключают договор. В нем прописываются условия сотрудничества, стоимость услуг, сроки выполнения работ, ответственность за нарушения.

 

Чтобы сотрудничество сторон было эффективным, необходимо прописать в договоре об аутсорсинге все детали с учетом специфики бизнеса. Что это может быть:

• Динамические KPI. В случае сотрудничества с агентствами по маркетингу, важно не просто прописать «ведем соцсети / контекстную и таргетированную рекламу», а указать конкретные метрики, которые меняются в зависимости от сезона или бизнес-целей. Например: «В Q1 — рост лидов на 15%, в Q2 — снижение стоимости заявки на 20%».
• Право на аудит. Заказчик может прописать право проводить аудит, запрашивать доступ к рекламным кабинетам, статистике, отчеты по времени, которое исполнитель тратит на задачи.
• Количество правок. Когда речь идет о рекламе или дизайне, заказчик может требовать всё новые и новые версии сайта, баннера или макета приложения. Чтобы ограничить число доработок, в договор можно включить лимит бесплатных правок.
• Условия для повышения цены. Также в договоре можно прописать условия, которые обезопасят заказчика от неожиданного повышения стоимости работ. Например, можно указать, что повышение цены возможно не чаще 1 раза в год и только на уровень инфляции.
• Условия для расторжения договора. Кроме того, можно прописать условия для расторжения контракта. Здесь можно указать размер компенсации за незавершенную работу, технические обязательства (передачу заказчику исходников и т.п.), конфиденциальность после завершения сотрудничества.

4. Далее заказчик передает исполнителю бизнес-процессы и задачи. При необходимости организация предоставляет подрядчику доступ к данным, проводит инструктаж. Компания-аутсорсер назначает менеджера проекта, который контролирует всю работу и ведет основную коммуникацию с заказчиком услуг, готовит отчеты о работе.

Во многих крупных компаниях есть отдельная позиция менеджера по работе с аутсорсингом. Это специалист, который занимается поиском подрядных организаций, ведет с ними переговоры, контролирует качество оказываемых услуг

5. Компания оплачивает услуги исполнителя по договору, отслеживает качество работы подрядчика. В ходе сотрудничества компания может вносить изменения в условия договора. Если что-то в работе исполнителя ее не устраивает, она может расторгнуть договор и сменить подрядчика.

Например, осенью 2024 года Wildberries сменила подрядчика по строительству логистических объектов. В компании сообщили, что подрядчик не предоставлял документы, подтверждающие оказание услуг и выполнение работ на 37 млрд рублей

Виды аутсорсинга

Аутсорсинг разделяют на несколько видов в зависимости от степени передачи контроля, функций, географии. 

По степени передачи контроля

По степени передачи контроля аутсорсинг бывает полным или частичным. В первом случае компания передает подрядчику бизнес-процесс целиком. Например, сторонняя организация может полностью взять на себя маркетинг, бухгалтерию, услуги клининга и т.п. 

При частичном аутсорсинге исполнитель берет на себя только часть функций, а остальное делает сотрудник в штате компании. Например, маркетолог организации может передать подрядчику настройку и ведение контекстной рекламы, а сам заниматься разработкой стратегии продвижения и аналитикой.

Полный аутсорсинг популярен у крупных корпораций, которые таким образом оптимизируют издержки и получают доступ к экспертам, живущим в других частях мира.

Также полный аутсорсинг подходит стартапам и компаниям с узкой специализацией, которые фокусируются на ключевой деятельности, а остальные функции делегируют подрядчику.

Частичный аутсорсинг чаще использует средний бизнес. Этот формат подходит компаниям, которые уже могут позволить себе штатных специалистов, но не хотят содержать сотрудников непрофильных отделов.

По функциям

Маркетинговый. Исполнитель берет на себя ведение маркетинга. Оказывает услуги по изучению рынка и конкурентов, запускает рекламу, продвигает компанию-заказчика в социальных сетях и поисковых системах.

Крупные компании обычно ищут подрядчиков для маркетинговых услуг через тендеры. Это позволяет им сравнивать предложения разных агентств по стоимости, опыту и другим критериям

HR. Компании, которым передают HR на аутсорс, занимаются подбором сотрудников для заказчика, ведут кадровый учет, проводят тренинги и аттестацию.

IT. Компания-аутсорсер оказывает IT-услуги — разрабатывает программное обеспечение для компании, обслуживает инфраструктуру, оказывает техническую поддержку.

Бухгалтерский. В этом случае внешние специалисты берут на себя оказание бухгалтерских услуг: расчет заработной платы, налогов, ведение отчетности.

Юридический. Компания подрядчик берет на себя сопровождение сделок, подготовку договоров, защищает интересы заказчика в суде.

Производственный. Заказчик передает сторонней компании изготовление продукции.

Известный пример производственного аутсорсинга — Apple, которая передает большую часть производства устройств сторонним подрядчикам, в основном из Китая и Индии. Китайский город Чжэнчжоу, где расположена фабрика по производству iPhone, местные жители и СМИ окрестили «iPhone City»

Логистический. Заказчик передает логистику — хранение и доставку товаров — сторонней компании.

Сервисный. Данный вид включает в себя такие направления, как уборка помещений, охрана объектов и другие сервисные функции.

Также на аутсорсинг можно передавать поддержку клиентов, телемаркетинг, медицинское обслуживание сотрудников и любые другие функции. Выбор конкретного вида аутсорсинга определяется только потребностями и возможностями самой компании.

По географическому признаку

Оншорный. Обе компании — и заказчик, и исполнитель — находятся в одной стране. Это наиболее распространенный тип аутсорсинга.

Офшорный. Компания заказывает услуги у организации из другой страны, чаще всего с дешевой рабочей силой.

Испанская группа Inditex, владеющая брендами Zara, Zara Home, Bershka, Massimo Dutti, Stradivarius, Pull&Bear, Oysho и Uterqüe, отшивает продукцию на фабриках подрядчиков, которые расположены по всему миру — в Камбодже, Пакистане, Китае, Вьетнаме, Индии, Бангладеш

Ниашорный. Исполнитель находится в соседней стране. Например, встречаются варианты, когда российские компании передают часть бизнес-процессов компаниям из Беларуси или Казахстана.

Отличие аутсорсинга от фриланса

Главное отличие аутсорсинга от фриланса заключается в том, что фрилансер не состоит в штате какой-либо компании, он работает на себя.

Как правило, специалист-фрилансер выполняет разовые или проектные задачи. Например, компания может передать дизайнеру-фрилансеру разработку логотипа, а копирайтеру-фрилансеру — написание статей для блога.

С такими специалистами компания заключает договор подряда или оказания услуг. Руководство проектом лежит на заказчике: он контролирует работу исполнителя, утверждает результат. Оплата фрилансерам производится по факту завершения каждого отдельного заказа или части проекта. При этом бизнес не получает гарантий, что фрилансер сделает работу хорошо или не пропадет.  

При аутсорсинге компания-подрядчик может взять на себя весь бизнес-процесс. Обычно такая форма взаимоотношений подразумевает долгосрочное сотрудничество. Контроль за выполнением задач осуществляет сам подрядчик, он же несет ответственность за результат.

Как правило, договор аутсорсинга заключается на длительный период, в нем четко прописан объем работ, сроки, условия оплаты. 

Какому бизнесу подходит аутсорсинг

Аутсорсинг подходит практически любому бизнесу. Исключение составляют компании, где действуют жесткие требования к конфиденциальности (например, оборонная промышленность, секретные разработки) или где важен полный контроль над процессами.

Малый бизнес использует аутсорсинг, когда нет ресурсов на полноценный штат. Такие компании передают подрядчикам бухгалтерию или юридическое сопровождение, digital-маркетинг.

Средний бизнес прибегает к аутсорсингу, когда необходимо сокращение затрат на непрофильных специалистов или требуется масштабирование без резкого увеличения штата. Исполнителю могут делегировать производственные процессы, юридические услуги, IT-поддержку.

Крупный бизнес с помощью аутсорсинга оптимизирует затраты и и повышает эффективность. Так, крупные компании могут передавать рутинные задачи подрядчикам, чтобы больше времени уделять стратегическому планированию и инновациям. 

Важно понимать, что аутсорсинг выгоден, когда экономит компании средства и время. Ключевые задачи бизнеса лучше оставлять внутри организации.

Плюсы аутсорсинга

Как уже говорилось выше, аутсорсинг позволяет бизнесу экономить на персонале и инфраструктуре, привлекать к выполнению задач экспертов. Но у этой формы рабочих отношений есть и другие преимущества:

• Гибкость и масштабируемость. Благодаря аутсорсингу компании могут быстрее расти и адаптироваться к изменениям рынка. Например, если резко возрастает спрос на товары, бизнес с помощью подрядчиков может увеличить объем производства, не тратя время на найм новых сотрудников и их обучение.
• Качественный результат. Компании, которые предоставляют аутсорсинговые услуги, имеют опыт, экспертизу и готовые решения для разных бизнесов. Это помогает им хорошо делать работу, которую им поручили.
• Снижение рисков. Компании, которые передают отдельные бизнес-процессы сторонним специалистам, снижают риски, связанные со срывом дедлайнов, внезапной болезнью или увольнением важного сотрудника. Любые возникающие проблемы решает исполнитель.

Минусы аутсорсинга

• Вероятность утечки данных. Передача информации и части бизнес-процессов сторонней компании повышает риски. Это особенно критично в сферах, связанных с персональными данными.
• Зависимость от подрядчика. При долгосрочном сотрудничестве компания может стать зависимой от подрядчика. В случае непредвиденных обстоятельств, банкротства аутсорсера бизнес-процессы заказчика могут пострадать.
• Сложности с мотивацией и лояльностью. Сотрудники в штате часто чувствуют себя частью компании, они разделяют ее культуру и ценности, а потому более лояльны и вовлечены в процесс. Успех компании может восприниматься ими как личный успех. Сотрудники аутсорсинговой фирмы чаще ориентированы на выполнение конкретных задач. Их фокус — выполнить работу в соответствии с договором, но они менее заинтересованы в долгосрочном развитии компании-клиента.
• Проблемы при возвращении функций в компанию. Если бизнес решит прекратить аутсорсинг и начать самостоятельно выполнять задачи, которые делегировал подрядчику, потребуется время и ресурсы, чтобы наладить процессы.

Чтобы избежать сложностей, важно тщательно подходить к выбору подрядчика и прописывать в договоре с аутсорсером условия, которые позволят снизить риски: необоснованное повышение цен, срыв сроков, разглашение коммерческой тайны. Для этого в договоре можно прописать четкие KPI, штрафы за брак, санкции за нарушение конфиденциальности и задержку поставок и т.п.

Главные мысли

• Это формат рабочих отношений, при которых компания делегирует часть своих бизнес-процессов или задач внешним подрядчикам. 
• Аутсорсинг позволяет бизнесу сократить издержки, получить доступ к опыту и экспертизе других компаний, сосредоточив усилия на ключевых для себя направлениях.
• Аутсорсинг подходит практически любому бизнесу, но важно учитывать недостатки, которые несет этот формат: вероятность утечки данных, зависимость от подрядчика, сложности с мотивацией и лояльностью сотрудников со стороны аутсорсера.