Настраиваем ящик в Яндекс Почте и VK WorkMail
Корпоративная почта ассоциируется с деятельностью крупных компаний. Её часто воспринимают как некий элемент бренда. Однако у такого email немало преимуществ и для небольшого бизнеса. Читайте, кому, и для каких целей может понадобиться корпоративная почта, как её создать и какие выполнить настройки.
Корпоративная почта — это адрес email, прикреплённый к домену компании. После имени ящика и значка @ следует адрес сайта компании. Выглядит это как yourname@companyname.com.
Есть несколько основных задач, которые помогает решить корпоративная почта.
Обеспечение доверия к бренду. Письмо с корпоративного адреса вызывает больше доверия к отправителю. Получатель видит, что ему пишут представители бренда. С личной почты может написать кто угодно, в том числе и мошенники.
Отправка массовых рассылок. Если отправлять массовые рассылки с личного адреса, то письма могут попасть в спам или вообще не дойти до адресата. Использование корпоративного адреса для рассылок улучшает доставляемость и уменьшают вероятность блокировки со стороны почтовых сервисов.
Удобное распределение почты. При использовании корпоративной почты можно создать отдельный адрес для каждого ответственного сотрудника или отдела. Например, support@companyname.com, salesdepartment@companyname.com. Вместо того чтобы попадать в один общий ящик, письма сразу будут отправляться по назначению.
Организация внутренних коммуникаций. При использовании мессенджеров или личных email-адресов часть важной рабочей переписки может затеряться среди прочих сообщений. В корпоративную почту приходят только письма, касающиеся работы. Кроме того, сервисы корпоративной почты нередко предлагают дополнительные преимущества: отправка больших файлов, настройки обработки писем, сохранение архива сообщений.
Из перечисленных задач следует, что корпоративная почта полезна тем, кто:
Есть несколько способов завести почту на своём домене: развернуть на собственном сервере, воспользоваться услугами хостинг-провайдеров (например, Рег.ру), или создать почтовый ящик в почтовом сервисе.
Почта на своём сервере — не самое простое решение; для его реализации понадобится помощь специалистов. Такой вариант обойдётся дороже прочих, так как требует не только первоначальной настройки, но и дальнейшей технической поддержки для корректной работы..
Корпоративную почту у хостинг-провайдера завести проще. Как правило, они работают по подписке, но в отличие от специализированных сервисов в неё не входят дополнительные опции вроде облачного хранилища и других полезных для компании инструментов.
Наконец, почтовые сервисы не только позволяют использовать привычный интерфейс, но также предоставляют облачные хранилища, календари, а иногда даже чаты и инструменты для видеоконференций. Это менее гибкий вариант, чем предыдущие два, однако в этом его преимущество — он не требует сложных настроек и подойдёт для компании любого размера.
В России есть два основных сервиса, в которых можно создать корпоративную почту на собственном домене — это Яндекс 360 и VK WorkMail. Ниже разберём их особенности.
Корпоративная почта является элементом бизнес-платформы Яндекс 360. Интерфейс почти не отличается от типового почтового ящика, поэтому обучать сотрудников дополнительно не потребуется. С переходом с иной платформы проблем не возникнет: можно легко перенести данные из Google Workspace, Microsoft 365 и других сервисов.
При использовании корпоративной почты Яндекса можно создавать неограниченное количество адресов для сотрудников на своём домене.
Функционал почты включает:
Дополнительно нужно отметить повышенную безопасность. Все письма хранятся в нескольких копиях в разных дата-центрах на территории России и ежедневно автоматически создаются копии. Вход в сервис защищает Яндекс ID, а система фильтров проверяет все входящие на вирусы и спам.
Отдельного тарифа для корпоративной почты нет — в подписку входят также место на Яндекс Диске, мессенджер, безлимитные видеовстречи, а в более дорогих тарифах и другие фичи. Цены начинаются от 299 рублей в месяц за одного сотрудника при оплате годовой подписки.
Корпоративная почта от Mail.ru входит в состав продуктов VK WorkSpace. Здесь пользователя ждёт обычный интерфейс, как в почтовом ящике mail.ru. Можно запустить почту с нуля или перенести данные с иной платформы.
Максимальное количество создаваемых адресов на одном домене — 5 000. Но лимит можно расширить.
Функционал корпоративной почты VK WorkMail включает:
Все письма и вложения хранятся на двух разных серверах — оригиналы и копии. Почта доступна с любого устройства.
Как и в Яндекс 360, отдельно почтовый аккаунт VK WorkMail приобрести нельзя — только в рамках подписки VK WorkSpace. Цены будут зависеть от размера команды. Минимальная стоимость аккаунта для одного человека в месяц — 207 рублей в базовом тарифе.
Рассмотрим, как создать корпоративную почту VK WorkMail. При выборе одного сервиса общий алгоритм будет похожим. Как правило, сначала нужно подтвердить права на домен, а затем выполнить ряд технических настроек.
Итак, чтобы создать корпоративную почту в VK WorkMail, перейдите на платформу и зарегистрируйтесь. При регистрации вам будет предложено создать личный почтовый ящик, который понадобится для подтверждения. При наличии аккаунта Mail.ru войдите в него и откройте страницу VK WorkMail. Также можно авторизоваться на платформе через аккаунт «ВКонтакте».
После авторизации кликните на кнопку «Подключить» на первом экране или возле выбранного тарифа. В открывшемся окошке нужно указать доменное имя, согласиться с условиями и кликнуть «Создать проект».
Важно! Вам необязательно иметь свой сайт, чтобы сделать корпоративную почту. Можно просто зарегистрировать домен и использовать его без сайта.
Для создания корпоративной почты необходимо подтвердить права на использование домена и выполнить техническую настройку.
В VK WorkMail подтвердить права на домен можно несколькими способами.
Способ первый — проверка DNS-записи: для тех, у кого имеется домен без сайта.
У разных хостингов процесс может несколько отличаться. Подробные инструкции можно поискать в справке либо уточнить у техподдержки. Рассмотрим, как добавить DNS-запись через хостинг Beget.
Скопируйте код, предложенный Mail.ru.
В кабинете Beget войдите в раздел управления DNS.
Возле домена кликните на изображение карандаша, чтобы начать редактирование.
Кликните на «Добавить запись».
Выберите пункт «TXT».
Вставьте и сохраните код.
Спустя 15-30 минут обновятся DNS-записи и вам останется только кликнуть на кнопку «Подтвердить».
Способ второй — перенос DNS-записей: для тех, у кого есть домен без сайта.
Рассмотрим процесс для хостинга REG.RU.
Откройте раздел «Домены», выберите домен и кликните на троеточие.
Выбрав «DNS-серверы», кликайте на «Изменить».
Откройте «Свой список DNS-серверов».
Скопируйте из Mail.ru первичный DNS-сервер.
Добавьте скопированный код в первую строку.
Скопируйте в Mail.ru вторичный DNS-сервер и добавьте его во вторую строку. Кликните на «Продолжить».
Согласитесь с запросом на изменение DNS.
Дождитесь, пока записи обновятся и подтвердите.
Способ третий — добавление метатега: для тех, у кого есть сайт и доступ к панели управления.
Первым делом скопируйте код от Mail.ru. Далее этот код добавьте в код сайта перед закрывающим тегом </head>. Для сайта, созданного на CMS, тег можно найти в панели управления. У самописных сайтов тег обычно расположен в файле index.html. Рассмотрим процесс на примере CMS WordPress.
Скопируйте код.
Выберите в меню «Внешний вид — Редактор тем». В разделе «Файлы темы» в правой части страницы выберите файл «Заголовок» или «header.php».
Найдите тег </head> и добавьте перед ним код.
Кликните на «Обновить файл».
Далее вернитесь на платформу Mail.ru и кликните «Подтвердить».
Способ четвёртый — загрузка HTML-файла: для тех, у кого есть сайт и доступ к хостингу.
При выборе этого способа скачайте на компьютер файл, предложенный Mail.ru. Далее загрузите его в корневую папку сайта в личном кабинете хостинга через файловый менеджер. Вот как выглядит процесс у Beget:
Скачайте HTML-файл.
Через «Файловый менеджер» откройте папку с названием сайта и найдите папку «public_html».
Вставьте в папку ранее загруженный файл через функцию загрузки.
Кликните на «Загрузка».
Перейдите по ссылке из инструкции Mail.ru и если увидите строчку текста, значит, что всё получилось.
Перейдите на платформу Mail.ru и нажмите на «Подтвердить».
После этого ваш домен будет подтверждён и можно переходить к другим настройкам.
После подтверждения домена платформа предложит настроить MX запись. Эта запись требуется для начала работы корпоративного почтового ящика, поскольку она указывает на сервер, обрабатывающий почту.
Рассмотрим процесс настройки MX-записи на masterhost.ru согласно инструкции Mail.ru:
Авторизуйтесь в «Личном кабинете» на сайте masterhost.ru.
Перейдите к услугам в разделе «DNS-зоны».
Кликните на домен, для которого нужно добавить MX-запись.
Удалите все прежние MX-записи и перейдите по ссылке «Добавить новую запись».
Для настройки новой MX-записи укажите такие параметры:
Сохраните настройки.
Через несколько часов MX-запись обновится. Письмо об окончании проверки придёт на email, указанный при регистрации в хостинге. Также статус проверки обновится в кабинете VK WorkSpace.
SPF-запись защищает от подделки домена. Без неё письма уйдут в спам, поскольку этот элемент указывает на используемые сервера и правила обработки писем. Вот как настроить SPF-запись на masterhost.ru:
Войдите в «Личный кабинет» на сайте masterhost.ru.
Откройте «Услуги» в разделе «DNS-зоны».
Кликните на название настраиваемого домена.
После открытия новой страницы перейдите к добавлению новой записи.
Укажите такие параметры:
Сохраните настройки.
После добавления SPF-записи переходите к следующему этапу.
Наличие DKIM-подписи необходимо, чтобы подтвердить реальность адреса отправителя. Также эта запись влияет на повышение доставляемости, поскольку сервер получателя автоматически её проверяет и принимает решение о приёме входящих.
Рассмотрим, как установить собственную DKIM-подпись для писем с вашего домена. Потребуется настроить новую TXT-запись. Вот как сделать это на Beget.
В разделе «Данные» на Mail.ru скопируйте код.
Перейдите в панель настройки DNS вашего домена. В разделе «Быстрое добавление» укажите поддомен _domainkey. Выберите тип — TXT. Впишите данные — o=~. Кликните «Добавить».
Создайте ещё один поддомен — mailru._domainkey. Также укажите тип — TXT. В поле «data» укажите данные, которые скопировали ранее. Кликните «Добавить».
Учтите, что настроить DKIM-подпись можно только после того, как будут правильно настроены MX-записи.
На этом техническая настройка корпоративной почты завершена. Можно переходить к подготовке ящика для работы.
Чтобы корпоративная почта заработала в полную силу, нужно добавить пользователей, отделы, назначить администраторов и установить базовые настройки. Рассмотрим, как это сделать, на примере сервиса VK WorkSpace.
В меню с левой стороны найдите раздел «Пользователи» и кликните на «Создать».
Далее напишите имя и фамилию сотрудника. Добавьте адрес почты, который будет использовать этот сотрудник и придумайте пароль.
Нажмите «Создать» и почтовый ящик готов. Теперь добавленный сотрудник сможет войти в свой ящик с указанным адресом и паролем.
Откройте раздел «Администраторы» и кликните на «Добавить».
Начните вводить email пользователя и выберите нужное из предложенного списка. Выберите тип доступа:
Выбранному пользователю нужно сообщить о назначении его администратором. Нажмите на «Выслать приглашение», чтобы пользователь мог принять назначение.
Создать отделы можно в разделе «Структура компании». Можно выбрать название из предложенных вариантов или указать собственное.
Кликните на «Добавить отдел».
Напишите название отдела, укажите его расположение и адрес корпоративной почты. Нажмите на «Добавить».
Для добавления в отдел конкретных сотрудников нажмите на значок пользователя и выберите нужных людей из списка.
Выбрав пользователя, укажите его позицию — сотрудник или руководитель. Нажмите на «Добавить».
Укажите дополнительные данные в профиле пользователя нажмите на «Сохранить».
Всё. Ваша корпоративная почта готова к использованию. Для отправки массовых рассылок удобно сразу подключить корпоративную почту к сервису email-рассылок. Это не только позволит рассылать письма, но и обеспечить дополнительные возможности. Например, при подключении к Unisender можно создавать письма по шаблонам и с нуля, рассылать неограниченное число писем, запускать автоматические рассылки, собирать базу контактов, просматривать аналитику, создавать чат-ботов и лендинги.
Читайте только в Конверте
Промокод BF25K
На первый месяц «Лайт» или «Стандарт».
Только до 30 ноября.
Email / Telegram / SMS. Есть AI-ассистент, 200+ готовых шаблонов и интеграций, сегментация и персонализация. До 1 500 писем бесплатно.
Искренние письма о работе и жизни, эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.
Проверяйте почту — письмо придет в течение 5 минут (обычно мгновенно)
