Как модерировать вебинары, встречи и другие мероприятия

За идеальным вебинаром или другим мероприятием обычно скрываются тщательная подготовка, детальный сценарий, план действий на случай внештатных ситуаций и работа команды. Нередко эксперту или докладчику сложно организовать мероприятие в одиночку, потому что он сосредоточен на материале выступления. Тогда на помощь приходят модераторы ― люди, которые общаются с участниками лично или в чате, наблюдают за ходом встречи и решают проблемы, отвечают на вопросы аудитории.

Но модерация — не просто управление процессом, а создание комфортной среды для общения и обмена идеями. В статье расскажем, как модерировать мероприятия разных форматов ― вебинары, онлайн и офлайн-встречи. Опытом поделились практикующие модераторы.

Особенности модерации вебинаров

О модерации вебинаров рассказала технический специалист Ирина Галкина. Иногда она берет на себя эти задачи.

Ещё до начала эфира модератор помогает создать дружественную атмосферу в чате: предлагает участникам представиться, сообщить о вопросах, с которыми пришли, напоминает о правилах поведения и уважении к присутствующим. 

Модератор вебинара удаляет спам и флуд напрямую или через скрытую премодерацию, доступную в некоторых сервисах. Также он может через чат подогревать интерес зрителей к курсу, который продает спикер, фиксировать вопросы и передавать информацию в отдел продаж.

Во время эфира могут возникнуть проблемы, и модератор должен уметь с ними справляться. Например, знать, что делать, если сорвалась трансляция на определенном сервисе. На этот случай нужно иметь под рукой ссылки на резервные платформы, чтобы быстро перевести туда людей. Ещё бывает, что с трансляцией всё нормально, но не работает чат, ― тоже нужно заранее продумать запасной вариант и отправить ссылку на новый чат в каналы, откуда пришли зрители.

Советы тем, кто модерирует онлайн-мероприятия

У модератора должен быть такой же стабильный интернет, как у спикера, чтобы отслеживать качество трансляции и давать пользователям советы по устранению неполадок. 

Перед эфиром желательно уточнить у техподдержки сервиса или у технического специалиста, какие могут возникнуть трудности у зрителей во время трансляции и как помочь их устранить.

Каждому модератору вебинара обязательно иметь под рукой список ссылок, промоматериалов, чтобы своевременно размещать в чате. Это особенно важно для продающих вебинаров. Также полезно уметь работать с возражениями в чате, несмотря на то, что большинство отрабатывает спикер.

Также нужно иметь рядом контакты технической поддержки платформы, чтобы решать вопросы качества трансляции. Не все сервисы, но многие отвечают в течение 15–20 минут. 

Ошибки модераторов онлайн-мероприятий

Ошибки модератора могут сказаться на качестве всего эфира. Вот распространенные случаи, на которые нужно обратить внимание.

Не сообщает спикеру о технической ошибке, отсутствии звука или видео. Если спикер и технический специалист не увидят этого, эфир может сорваться.

Не пропускает конструктивные вопросы или комментарии во время премодерации. Нужно четко отслеживать такие комментарии и уметь отличать троллинг и спам от мнения слушателя. 

Игнорирует вопросы участников. Это портит общее впечатление о вебинаре. Но и слишком активно отвечать также не стоит, чтобы не перетянуть на себя внимание и не увести беседу в русло, отличное от темы вебинара.  

Не имеет под рукой важные ссылки, или, еще хуже, отправляет неправильные или нерабочие ссылки в чат. Эта ошибка может снизить продажи.

Не фиксирует реакции пользователей на разные моменты эфира и не передает информацию в отдел продаж. Любой эфир ― прямое взаимодействие с целевой аудиторией. Именно на вебинаре можно увидеть её живую реакцию на спикера и продукт. Чтобы следующие эфиры провести с лучшим результатом, нужно работать с комментариями участников в маркетинговом плане. 

Особенности модерации онлайн-встреч

В отличие от вебинаров, на онлайн-встречах модератор присутствует с видео вместе с остальными участниками. Чтобы достичь целей созвона, модерация требуется и на рабочих планерках, и на деловых переговорах, и даже на дружеских посиделках. 

Что нужно, чтобы качественно промодерировать онлайн-встречу? План действий будет зависеть от формата, но есть и общие моменты.

• Подготовиться: изучить тему и сделать план мероприятия.
• В начале встречи обозначить, как всё будет проходить, назвать время для вопросов и обсуждений.
• Следить за таймингом, чтобы не выйти за пределы встречи, мягко возвращать участников к теме обсуждения, если ушли в сторону.
• Послушать вопросы участников, провести обсуждение, подвести итоги. 

Также есть нюансы, которые зависят от цели встречи.

1. На созвоне, где должен высказаться каждый, стоит озвучить тайминг и порядок выступлений участников. Но если вы модерируете мозговой штурм, очередности и временных ограничений для одного выступления может не быть. Тогда наблюдайте, чтобы обсуждение проходило в рамках темы и не вышло за пределы общего тайминга, а также чтобы участники, несмотря на различные мнения, высказывались уважительно по отношению друг к другу. 
2. На онлайн-совещании стоит проследить, чтобы обсуждение соответствовало новостной повестке и ни один вопрос не остался без ответа. Тогда встреча будет продуктивной. Модератор может фиксировать главные моменты во время созвона и после прислать участникам резюме с задачами, ответственными, основными тезисами.
3. Если на созвоне вы тестируете формат или встречаетесь с экспертом, в конце можно попросить участников поделиться впечатлениями. Например, спросить, что из озвученного они применят на практике. Это помогает понять, была ли встреча полезной.

Особенности модерации офлайн-мероприятий

В случае с офлайн-мероприятиями и онлайн-конференциями модератор находится в гуще событий и общается с участниками вживую. Как это происходит, рассказал профессиональный модератор Григорий Айриев.

После того, как клиент запросил услуги модератора, начинается подготовительная работа. Начать стоит с выяснения деталей:

• дата, время начала и конца мероприятия;
• место проведения, формат (онлайн / офлайн / гибрид);
• репетиция ― будет ли, когда, где и сколько продлится;
• техническое оснащение площадки, дресс-код;
• концепция и тема мероприятия, целевая аудитория;
• рассадка (для офлайна) или платформа (для онлайна);
• расшифровка специфических аббревиатур, произношение брендов, малоизвестных терминов, фамилий спикеров;
• обязательная информация, которую необходимо донести до аудитории (организационные вопросы, сервис, реклама);
• есть ли финальная программа с необходимой информацией;
• нужна ли предварительная работа со спикерами;
• требуется ли написание подробного сценария;
• планируется ли коммуникация с аудиторией (вопросы, опросы, практика, групповая работа, нетворкинг).

После получения вводных данных можно приступать к работе. Это происходит намного раньше начала мероприятия и занимает время, учитывая, что средний срок обращения за услугами модератора ― две недели.

Далее ― непосредственная подготовка к мероприятию. В зависимости от вводных стоит сделать следующее:

• документально оформить сотрудничество;
• получить электронные материалы от экспертов;
• познакомиться с историей мероприятия / компании заказчика;
• изучить тематику мероприятия с погружением в экспертные материалы;
• провести встречи по обсуждению сценарных, организационных и технических решений;
• написать сценарий и внести правки;
• созвониться со спикерами, согласовать темы и регламент выступлений;
• подготовить визуальные материалы и технические средства для интерактивных элементов сценария;
• поучаствовать в общих репетициях и провести индивидуальную репетицию своей вступительной речи;
• привести внешний вид к соответствию с запросом, деловым этикетом и гигиеной.

Как видите, до мероприятия модератору приходится сильно погрузиться в подготовку. Следующий этап ― непосредственное выполнение услуг на мероприятии.

Обычно модератор прибывает на мероприятие за час-полтора до начала. Это время требуется, чтобы переодеться, познакомиться с площадкой, финально разобраться с техническими и организационными моментами. 

Когда мероприятие началось, модератор занимается следующим:

• Произносит вступительную речь, в которой приветствует участников, сообщает тему и регламент мероприятия, мотивирует аудиторию на продуктивную работу.
• Представляет спикеров.
• Контролирует соблюдение технического и содержательного регламентов мероприятия, корректно предупреждает и нейтрализует нарушения.
• Резюмирует выступления спикеров, плавно переводя внимание аудитории на следующую тему.
• Проводит интерактивную сессию вопросов-ответов после каждого выступления, провоцирует аудиторию на активность.
• Внимательно слушает выступления спикеров, чтобы сделать резюме и задать в конце вопросы, если их не будет у аудитории.
• Постоянно поддерживает вовлеченность аудитории, включает интерактивные элементы в программу ― опросы, розыгрыши, нетворкинг, шеринг.
• Связывает выступления по содержанию в общую нить основной темы ― цитирует спикеров, где этого требует ситуация, ставит акценты на ключевых мыслях, проводит аналогии и находит противоречия между информацией от разных спикеров.
• Сглаживает внештатные ситуации: спикер забыл текст, плохая связь, не переключается слайд, выключился свет / звук, неприятные вопросы и нападки из зала, перенесли кофе-брейк и другие технические и организационные изменения и факапы.
• Произносит заключительную речь, где подводит итог мероприятия в виде ключевых тезисов, сообщает участникам организационную информацию, ставит позитивную эмоциональную точку и прощается с аудиторией.

На мероприятии модератор находится в активном состоянии каждую минуту.

Рекомендации по модерации деловых мероприятий от Григория можно посмотреть в плейлисте «Заметки мероприятного модератора». Там ― о нюансах и сложностях, которые могут возникнуть. Например, как корректно прервать спикера, нарушающего тайминг, что делать модератору, если спикер закончил раньше, что модератору говорить в начале мероприятия:

Чтобы вы увидели, как различаются функции модераторов мероприятий разных форматов, собрали основную информацию в таблице.