Как настроить Gmail: навести порядок и работать эффективнее

Почтой от Google пользуются многие, но не все знают, как сделать работу с email более удобной и продуктивной. В этой инструкции я расскажу, как настроить Gmail, чтобы разгрести хлам и привести ящик в порядок.

Базовые настройки

В Gmail есть всплывающее окно быстрых настроек, где можно за несколько секунд изменить внешний вид почты. Для этого просто нажмите на значок с шестеренкой.

Первое, что здесь можно сделать — вернуться к старому интерфейсу почты. Но так как все уже привыкли к новому, вряд ли в этом есть смысл. Поэтому двигаемся дальше.

Отключение лишнего

Если вдруг с левой стороны почтового клиента появилась дополнительная панель, но вы ею никогда не пользуетесь, ее можно убрать. Это сервисы Google Chat и Google Meet, которые на самом деле мало кому нужны прямо внутри почты и только занимают лишнее место.

Отключаются сервисы в базовых настройках — в самом верху ищем «Приложения в Gmail» и нажимаем «Настроить».

Главное меню тоже можно свернуть, нажав на кнопку в левом верхнем углу. Оно будет появляться каждый раз при наведении курсора на значки. Такой режим гораздо удобнее: больше места на письма, меньше отвлекающих элементов.

Выбор интерфейса

В Gmail доступно два режима: обычный и компактный. Компактный интерфейс позволяет выводить больше писем на одной странице.

Но если зрение не позволяет, лучше оставить стандартный режим с более крупным шрифтом.

Вид по умолчанию

Здесь можно настроить, в каком порядке будут выводиться письма. По умолчанию в самом верху списка оказываются самые свежие email. Но вы можете поменять сортировку: выводить сперва важные, непрочитанные, помеченные звездочкой или приоритетные письма.

Приоритетный порядок означает, что сперва отображаются важные и непрочитанные сообщения, потом помеченные, а затем все остальные.

Область просмотра

Обычно мы просматриваем письма так: открываем письмо, читаем, возвращаемся назад в ящик, открываем новое письмо и т.д. Чтобы не совершать лишних действий, можно разделить экран на две части: в одной будет отображаться список писем, а в другой — содержимое открытого письма.

Чтобы это сделать воспользуйтесь специальной кнопкой в правом верхнем углу (рядом с пагинацией). Область просмотра может быть снизу или справа. Мне удобнее второй вариант.

Чтобы письмо отображалось без горизонтальной полосы прокрутки, сверните левое меню. Также окно можно увеличивать перетаскиванием курсора.

Расширенные настройки

Чтобы посмотреть все настройки, нужно нажать на соответствующую кнопку в уже знакомом всплывающем меню быстрых настроек.

Ярлыки

Сообщения сортируют с помощью ярлыков. Если несколько писем объединены какой-то общей темой или целью, лучше присвоить группе отдельный ярлык, по которому ее легко идентифицировать. Например, «Рассылки блогов», «Акции», «Работа» и т.д. 

Кнопка создания ярлыков находится в самом низу левого меню. Чтобы раскрыть это меню полностью, нажмите «Еще».

Созданные ярлыки отображаются в другом меню — под основным. Если нажать на плюсик, появится окно создания нового ярлыка.

Ярлыкам можно присваивать цвета, чтобы выделять одни письма среди других. Для этого нажмите на три точки рядом с ярлыком, откройте первый пункт меню и выберите нужный цвет.

Вот как выглядят письма с цветными ярлыками в общей папке «Входящие».

Группы контактов

Если вы все время рассылаете письма одним и тем же людям, поделите список контактов на группы. Если у вас его еще нет, создайте.

Контакты — отдельный сервис, поэтому искать его надо в перечне инструментов Google.

Создавать контакты можно при помощи одноименной кнопки в левом верхнем углу. Также можно воспользоваться меню «С кем вы часто общаетесь» — список email будет сформирован автоматически.

Когда список готов, создайте ярлыки — группы, на которые вы поделите контакты.

Когда группы созданы, выделяем схожие контакты, нажимаем на значок с ярлыком, выбираем нужный и нажимаем «Применить».

Фильтры

Поддерживать порядок в почтовом ящике помогут фильтры. Создать их можно несколькими способами. Самый простой — открыть письмо, которое вы хотите отфильтровать, нажать на кнопку с тремя точками и выбрать «Фильтровать похожие письма».

К примеру, на одном из моих WordPress-сайтов стоит плагин, который постоянно отправляет предупреждения о переполненном кеше на мой email. Это абсолютно лишняя информация, которая только захламляет ящик. Чтобы все однотипные письма автоматически удалялись, можно настроить фильтр.

Открываю письмо и выбираю ту же опцию — «Фильтровать похожие письма». В поле «От» уже указан адрес, с которого приходят такие письма. Но этот отправитель относится ко всем письмам, касающимся работы WordPress, в том числе важным. Мне же нужно отсортировать только напоминания от Autoptimize. Поэтому в поле «Содержит слова» добавляю название плагина.

Теперь нужно выбрать действия, которые Gmail будет применять к письмам с этим ключевым словом. Я выбираю «Удалить». Если отметить галочкой последний пункт «Применить фильтр к соответствующим цепочкам писем», в нашем случае удалятся все подобные письма, которые на данный момент есть в ящике.

Созданные фильтры отображаются во вкладке «Фильтры и заблокированные адреса» настроек Gmail. Их можно редактировать и удалять.

Рассмотрим еще один интересный вид фильтра — сортировка входящих писем. 

К примеру, я часто использую Google Docs для совместной работы над текстами. И обилие уведомлений о комментариях редакторов и других пользователей меня, мягко говоря, напрягает. Я не хочу их удалять, но хотелось бы, чтобы они не мозолили глаза в папке «Входящие».

Ищем в почтовом ящике сообщение с комментариями в Google Docs и создаем фильтр для таких писем. В списке действий отмечаем «Архивировать» (обратите внимание, что при активации этой опции пересылать и удалять письмо нельзя). И применяем ярлык с соответствующим именем, который создали ранее.

Если не отметить галочкой архивацию письма, оно будет отображаться и в папке «Входящие», и в папке с соответствующим ярлыком.

Фильтры также можно создавать при помощи кнопки справа от строки поиска.

На самом деле это лишь простейшие примеры использования фильтров. С их помощью можно выполнять самые разные операции — например, отправлять готовые шаблоны в ответ на письмо, содержащее конкретное слово. Все ограничивается лишь вашей фантазией.

Шаблоны

Чтобы максимально автоматизировать работу с почтой, создайте несколько шаблонов писем для типичных ситуаций. Даже если вы не рассылаете одни и те же письма разным получателям, всегда проще внести правки в готовый шаблон, чем писать письмо заново.

Чтобы шаблоны стали доступны, их нужно активировать в расширенных настройках.

Шаблоны создаются прямо при написании письма. Нажимаем на кнопку «Дополнительно» (три вертикальных точки), открываем подменю «Шаблоны», затем «Сохранить черновик как шаблон» и «Сохранить как новый шаблон». После этого нужно ввести имя и сохранить.

Когда шаблон сохранен, его можно использовать при написании письма. Откройте то же самое меню и выберите появившийся шаблон в разделе «Вставить шаблон».

Подпись

Подпись — очень удобная штука. С ее помощью можно добавлять в конце письма стандартные фразы и контакты. Подписей может быть несколько для разных получателей.

Чтобы создать подпись, зайдите в настройки — нужный инструмент находится в основном разделе, нужно лишь прокрутить страницу вниз.

Далее необходимо ввести название подписи, оформить ее в специальном текстовом поле и настроить отображение.

Можно включить автоматическое добавление подписи в каждом письме. Или вставлять ее при помощи специальной кнопки во время создания письма.

Полезные фишки

Мы разобрали самые полезные настройки, но есть еще несколько небольших лайфхаков, которые могут пригодиться при работе с почтой в Gmail.

Текст без форматирования

Иногда нужно вставить в письмо фрагмент, который откуда-то скопирован. Чтобы он не отличался от другого текста письма, используйте кнопку «Очистить форматирование».

Отмена сообщения

Очень часто сразу после отправки сообщения приходит понимание, что зря его отправил. Для таких случаях в Gmail есть опция «Отмена». По умолчанию есть лишь 5 секунд, чтобы передумать. Однако это время можно увеличить.

Откройте «Все настройки» и в первой же вкладке измените параметры опции.

Офлайн-доступ

Вы можете открывать почтовый ящик Gmail без доступа к интернету. Когда пропадает сеть, такая опция оказывается крайне полезной. Часто пишут, что офлайн-доступ работает только в браузере Google Chrome, но у меня получалось активировать его и в Opera.

Откройте настройки, перейдите во вкладку «Офлайн» и поставьте галочку напротив «Включить офлайн-доступ к почте» — откроются дополнительные настройки.

Нужно отметить галочкой один из вариантов взаимодействия с данными на компьютере. Первый вариант проще, а второй лучше с точки зрения безопасности. Когда все готово, нажмите «Сохранить изменения». 

Отправка писем по расписанию

Если в окне отправки вы нажмете на стрелочку справа от кнопки «Отправить», появится опция «Запланировать отправку». С ее помощью вы сможете заранее устанавливать расписание для отправки важных писем, чтобы они не отсылались не вовремя — например, ночью, когда у вас дойдут до них руки.

Автоответчик

В Gmail можно включить автоответчик, который будет отсылать заготовленное заранее письмо в ответ на новые сообщения. Так ваши собеседники будут знать, что вы на данный момент отсутствуете и не можете им ответить. Можно поставить таймер, чтобы опция перестала работать к вашему возвращению.

Поиск тяжеловесных писем

Google дает всего 15 ГБ для бесплатного хранения файлов. Если место забито непонятно чем, стоит проверить письма — вдруг какие-то из них содержат «тяжёлые» вложения, занимающие пространство на диске. Найти и удалить их можно при помощи фильтра.

Для этого обратите внимание на параметр «Размер» при создании сортировки. Чтобы найти сообщения с крупными файлами, выбираем характеристику «Больше» и вводим число мегабайт, которое считается внушительным для письма. Например, 10 МБ.

Ссылка на диск вместо прикрепленного файла

Напрягает, когда один и тот же файл нужно отправить несколько раз. Чем постоянно загружать его в качестве вложения, проще прикрепить ссылку на этот файл в хранилище.

Просто нажмите на кнопку со значком «Google Диск» при создании письма и выберите нужный файл из списка загруженных.

Конфиденциальность

Если включить режим конфиденциальности при отправке, тот, кто получит это письмо, не сможет его переслать, распечатать или скачать. Для дополнительной безопасности можно поставить пароль на открытие email и срок, в течение которого его можно открывать.

Автопереход

Часто приходится проводить чистку и удалять несколько писем подряд. Когда одно письмо после прочтения удаляется, перед нами вновь открывается ящик со списком полученных email. Чтобы каждый раз не открывать новое письмо, включите опцию автоперехода в расширенных настройках.

Теперь после удаления или архивации письма откроется следующее письмо в списке.

Перевод письма на русский в один клик

Если вы получили письмо на английском, вы можете перевести его прямо в Gmail — без копирования и вставки в переводчик.

Как правило, опция «Перевести сообщение» отображается в самом верху письма, но иногда ее просто нет. В таких случаях можно воспользоваться меню в правом верхнем углу.

Доступ для другого пользователя

Если вы хотите, чтобы кто-то другой проверял вашу почту, необязательно передавать свой пароль в чужие руки — достаточно открыть доступ в настройках.

Перейдите во вкладку «Аккаунты и импорт», найдите раздел «Предоставить доступ к своему аккаунту» и нажмите «Добавить другой аккаунт».

Человек, которого вы добавите, сможет просматривать, отправлять и удалять письма, а также менять настройки почты Gmail. Изменить данные вашего Google-аккаунта (в том числе пароль) он не сможет.