Как настроить Gmail
Инструкции

Как настроить Gmail: навести порядок и работать эффективнее

Почтой от Google пользуются многие, но не все знают, как сделать работу с email более удобной и продуктивной. В этой инструкции я расскажу, как настроить Gmail, чтобы разгрести хлам и привести ящик в порядок.

Базовые настройки

В Gmail есть всплывающее окно быстрых настроек, где можно за несколько секунд изменить внешний вид почты. Для этого просто нажмите на значок с шестеренкой.

pic
В этом меню почты Gmail только самое основное

Первое, что здесь можно сделать — вернуться к старому интерфейсу почты. Но так как все уже привыкли к новому, вряд ли в этом есть смысл. Поэтому двигаемся дальше.

Отключение лишнего

Если вдруг с левой стороны почтового клиента появилась дополнительная панель, но вы ею никогда не пользуетесь, ее можно убрать. Это сервисы Google Chat и Google Meet, которые на самом деле мало кому нужны прямо внутри почты и только занимают лишнее место.

pic
У меня эта панель внезапно появилась в одном из аккаунтов — я так и не поняла, откуда

Отключаются сервисы в базовых настройках — в самом верху ищем «Приложения в Gmail» и нажимаем «Настроить».

pic
В открывшемся окне просто снимите галочки с выбранных сервисов, перезагрузите почту, и место освободится

Главное меню тоже можно свернуть, нажав на кнопку в левом верхнем углу. Оно будет появляться каждый раз при наведении курсора на значки. Такой режим гораздо удобнее: больше места на письма, меньше отвлекающих элементов.

pic
Если нужно вернуть меню насовсем, нажмите на ту же кнопку еще раз

Выбор интерфейса

В Gmail доступно два режима: обычный и компактный. Компактный интерфейс позволяет выводить больше писем на одной странице.

pic
Как настроить Gmail, чтобы сразу 50 писем на странице — и долго не листать

Но если зрение не позволяет, лучше оставить стандартный режим с более крупным шрифтом.

Вид по умолчанию

Здесь можно настроить, в каком порядке будут выводиться письма. По умолчанию в самом верху списка оказываются самые свежие email. Но вы можете поменять сортировку: выводить сперва важные, непрочитанные, помеченные звездочкой или приоритетные письма.

pic
Вы можете переключаться между режимами — чтобы протестировать каждый из них

Приоритетный порядок означает, что сперва отображаются важные и непрочитанные сообщения, потом помеченные, а затем все остальные.

Область просмотра

Обычно мы просматриваем письма так: открываем письмо, читаем, возвращаемся назад в ящик, открываем новое письмо и т.д. Чтобы не совершать лишних действий, можно разделить экран на две части: в одной будет отображаться список писем, а в другой — содержимое открытого письма.

Чтобы это сделать воспользуйтесь специальной кнопкой в правом верхнем углу (рядом с пагинацией). Область просмотра может быть снизу или справа. Мне удобнее второй вариант.

pic
Эта же опция есть также в быстрых настройках

Чтобы письмо отображалось без горизонтальной полосы прокрутки, сверните левое меню. Также окно можно увеличивать перетаскиванием курсора.

pic
Вы можете максимально увеличить окно с письмом, оставив минимальное пространство для списка

Расширенные настройки

Чтобы посмотреть все настройки, нужно нажать на соответствующую кнопку в уже знакомом всплывающем меню быстрых настроек.

pic
Полный набор настроек Gmail находится здесь

Ярлыки

Сообщения сортируют с помощью ярлыков. Если несколько писем объединены какой-то общей темой или целью, лучше присвоить группе отдельный ярлык, по которому ее легко идентифицировать. Например, «Рассылки блогов», «Акции», «Работа» и т.д. 

Кнопка создания ярлыков находится в самом низу левого меню. Чтобы раскрыть это меню полностью, нажмите «Еще».

pic
Разверните меню, и нужный пункт отобразится последним в списке

Созданные ярлыки отображаются в другом меню — под основным. Если нажать на плюсик, появится окно создания нового ярлыка.

pic
В моем списке уже есть несколько ярлыков для примера

Ярлыкам можно присваивать цвета, чтобы выделять одни письма среди других. Для этого нажмите на три точки рядом с ярлыком, откройте первый пункт меню и выберите нужный цвет.

pic
Если предложенных цветов мало, создайте свой

Вот как выглядят письма с цветными ярлыками в общей папке «Входящие».

pic
Иногда лучше, чтобы письма с отдельными ярлыками вообще не попадали в папку «Входящие», но об этом — позже

Группы контактов

Если вы все время рассылаете письма одним и тем же людям, поделите список контактов на группы. Если у вас его еще нет, создайте.

Контакты — отдельный сервис, поэтому искать его надо в перечне инструментов Google.

pic
Он находится во второй группе сервисов — за горизонтальной чертой

Создавать контакты можно при помощи одноименной кнопки в левом верхнем углу. Также можно воспользоваться меню «С кем вы часто общаетесь» — список email будет сформирован автоматически.

Когда список готов, создайте ярлыки — группы, на которые вы поделите контакты.

pic
В подменю «Группы» отображаются ярлыки и кнопка для их создания

Когда группы созданы, выделяем схожие контакты, нажимаем на значок с ярлыком, выбираем нужный и нажимаем «Применить».

pic
Теперь выделенные контакты будут находиться в отдельной группе

Фильтры

Поддерживать порядок в почтовом ящике помогут фильтры. Создать их можно несколькими способами. Самый простой — открыть письмо, которое вы хотите отфильтровать, нажать на кнопку с тремя точками и выбрать «Фильтровать похожие письма».

pic
После этого откроется фильтр, в котором нужно добавить параметры

К примеру, на одном из моих WordPress-сайтов стоит плагин, который постоянно отправляет предупреждения о переполненном кеше на мой email. Это абсолютно лишняя информация, которая только захламляет ящик. Чтобы все однотипные письма автоматически удалялись, можно настроить фильтр.

Открываю письмо и выбираю ту же опцию — «Фильтровать похожие письма». В поле «От» уже указан адрес, с которого приходят такие письма. Но этот отправитель относится ко всем письмам, касающимся работы WordPress, в том числе важным. Мне же нужно отсортировать только напоминания от Autoptimize. Поэтому в поле «Содержит слова» добавляю название плагина.

pic
Нажимаем «Создать фильтр» и переходим к следующему шагу

Теперь нужно выбрать действия, которые Gmail будет применять к письмам с этим ключевым словом. Я выбираю «Удалить». Если отметить галочкой последний пункт «Применить фильтр к соответствующим цепочкам писем», в нашем случае удалятся все подобные письма, которые на данный момент есть в ящике.

pic
Нажимаем «Создать фильтр». Теперь все работает!

Созданные фильтры отображаются во вкладке «Фильтры и заблокированные адреса» настроек Gmail. Их можно редактировать и удалять.

pic
Здесь же находится список заблокированных отправителей

Рассмотрим еще один интересный вид фильтра — сортировка входящих писем. 

К примеру, я часто использую Google Docs для совместной работы над текстами. И обилие уведомлений о комментариях редакторов и других пользователей меня, мягко говоря, напрягает. Я не хочу их удалять, но хотелось бы, чтобы они не мозолили глаза в папке «Входящие».

Ищем в почтовом ящике сообщение с комментариями в Google Docs и создаем фильтр для таких писем. В списке действий отмечаем «Архивировать» (обратите внимание, что при активации этой опции пересылать и удалять письмо нельзя). И применяем ярлык с соответствующим именем, который создали ранее.

pic
Как настроить папки в Gmail: применяем фильтр к соответствующим цепочкам, чтобы отсортировать все письма в ящике

Если не отметить галочкой архивацию письма, оно будет отображаться и в папке «Входящие», и в папке с соответствующим ярлыком.

Фильтры также можно создавать при помощи кнопки справа от строки поиска.

pic
В открывшемся фильтре не будет указан отправитель или какие-либо другие исходные данные — он создается с нуля

На самом деле это лишь простейшие примеры использования фильтров. С их помощью можно выполнять самые разные операции — например, отправлять готовые шаблоны в ответ на письмо, содержащее конкретное слово. Все ограничивается лишь вашей фантазией.

Шаблоны

Чтобы максимально автоматизировать работу с почтой, создайте несколько шаблонов писем для типичных ситуаций. Даже если вы не рассылаете одни и те же письма разным получателям, всегда проще внести правки в готовый шаблон, чем писать письмо заново.

Чтобы шаблоны стали доступны, их нужно активировать в расширенных настройках.

pic
Не забудьте прокрутить окно вниз и нажать кнопку «Сохранить изменения»

Шаблоны создаются прямо при написании письма. Нажимаем на кнопку «Дополнительно» (три вертикальных точки), открываем подменю «Шаблоны», затем «Сохранить черновик как шаблон» и «Сохранить как новый шаблон». После этого нужно ввести имя и сохранить.

pic
Еще можно перезаписать один шаблон вместо другого, если будет такая необходимость

Когда шаблон сохранен, его можно использовать при написании письма. Откройте то же самое меню и выберите появившийся шаблон в разделе «Вставить шаблон».

pic
Удалять шаблоны можно с помощью этого же меню

Подпись

Подпись — очень удобная штука. С ее помощью можно добавлять в конце письма стандартные фразы и контакты. Подписей может быть несколько для разных получателей.

Чтобы создать подпись, зайдите в настройки — нужный инструмент находится в основном разделе, нужно лишь прокрутить страницу вниз.

pic
Нажмите на кнопку «Создать», чтобы добавить новую подпись

Далее необходимо ввести название подписи, оформить ее в специальном текстовом поле и настроить отображение.

Можно включить автоматическое добавление подписи в каждом письме. Или вставлять ее при помощи специальной кнопки во время создания письма.

pic
Как настроить подпись в Gmail: нажимаем на кнопку с ручкой и выбираем нужную подпись

Полезные фишки

Мы разобрали самые полезные настройки, но есть еще несколько небольших лайфхаков, которые могут пригодиться при работе с почтой в Gmail.

Текст без форматирования

Иногда нужно вставить в письмо фрагмент, который откуда-то скопирован. Чтобы он не отличался от другого текста письма, используйте кнопку «Очистить форматирование».

pic
Даже не нужно выделять текст: просто нажмите на кнопку, и форматирование исчезнет

Отмена сообщения

Очень часто сразу после отправки сообщения приходит понимание, что зря его отправил. Для таких случаях в Gmail есть опция «Отмена». По умолчанию есть лишь 5 секунд, чтобы передумать. Однако это время можно увеличить.

Откройте «Все настройки» и в первой же вкладке измените параметры опции.

pic
Максимально возможное время для отмены — 30 секунд. Этого достаточно, чтобы понять, что письмо нужно отозвать

Офлайн-доступ

Вы можете открывать почтовый ящик Gmail без доступа к интернету. Когда пропадает сеть, такая опция оказывается крайне полезной. Часто пишут, что офлайн-доступ работает только в браузере Google Chrome, но у меня получалось активировать его и в Opera.

Откройте настройки, перейдите во вкладку «Офлайн» и поставьте галочку напротив «Включить офлайн-доступ к почте» — откроются дополнительные настройки.

pic
Сервис определит, сколько пространства на диске будут занимать письма — обычно его совсем немного

Нужно отметить галочкой один из вариантов взаимодействия с данными на компьютере. Первый вариант проще, а второй лучше с точки зрения безопасности. Когда все готово, нажмите «Сохранить изменения». 

Отправка писем по расписанию

Если в окне отправки вы нажмете на стрелочку справа от кнопки «Отправить», появится опция «Запланировать отправку». С ее помощью вы сможете заранее устанавливать расписание для отправки важных писем, чтобы они не отсылались не вовремя — например, ночью, когда у вас дойдут до них руки.

pic
Чтобы функция заработала, укажите получателя письма

Автоответчик

В Gmail можно включить автоответчик, который будет отсылать заготовленное заранее письмо в ответ на новые сообщения. Так ваши собеседники будут знать, что вы на данный момент отсутствуете и не можете им ответить. Можно поставить таймер, чтобы опция перестала работать к вашему возвращению.

pic
Введите дату последнего дня автоответчика — чтобы не было проблем, если вдруг вы забудете его отключить

Поиск тяжеловесных писем

Google дает всего 15 ГБ для бесплатного хранения файлов. Если место забито непонятно чем, стоит проверить письма — вдруг какие-то из них содержат «тяжёлые» вложения, занимающие пространство на диске. Найти и удалить их можно при помощи фильтра.

Для этого обратите внимание на параметр «Размер» при создании сортировки. Чтобы найти сообщения с крупными файлами, выбираем характеристику «Больше» и вводим число мегабайт, которое считается внушительным для письма. Например, 10 МБ.

pic
После этого в списке писем отобразятся те, что занимают больше всего места

Ссылка на диск вместо прикрепленного файла

Напрягает, когда один и тот же файл нужно отправить несколько раз. Чем постоянно загружать его в качестве вложения, проще прикрепить ссылку на этот файл в хранилище.

Просто нажмите на кнопку со значком «Google Диск» при создании письма и выберите нужный файл из списка загруженных.

pic
Если файлов много, при помощи ссылок с «Диска» рассылка файлов упростится в несколько раз

Конфиденциальность

Если включить режим конфиденциальности при отправке, тот, кто получит это письмо, не сможет его переслать, распечатать или скачать. Для дополнительной безопасности можно поставить пароль на открытие email и срок, в течение которого его можно открывать.

pic
Если, к примеру, ограничить срок доступа неделей, по прошествии 7 дней письмо станет недоступно

Автопереход

Часто приходится проводить чистку и удалять несколько писем подряд. Когда одно письмо после прочтения удаляется, перед нами вновь открывается ящик со списком полученных email. Чтобы каждый раз не открывать новое письмо, включите опцию автоперехода в расширенных настройках.

pic
Когда функция начнет работать, во вкладке «Общие» появятся дополнительные параметры для ее настройки

Теперь после удаления или архивации письма откроется следующее письмо в списке.

pic
Никаких больше лишних движений в почте Gmail

Перевод письма на русский в один клик

Если вы получили письмо на английском, вы можете перевести его прямо в Gmail — без копирования и вставки в переводчик.

Как правило, опция «Перевести сообщение» отображается в самом верху письма, но иногда ее просто нет. В таких случаях можно воспользоваться меню в правом верхнем углу.

pic
Быстрая помощь для тех, кто не владеет языками

Доступ для другого пользователя

Если вы хотите, чтобы кто-то другой проверял вашу почту, необязательно передавать свой пароль в чужие руки — достаточно открыть доступ в настройках.

Перейдите во вкладку «Аккаунты и импорт», найдите раздел «Предоставить доступ к своему аккаунту» и нажмите «Добавить другой аккаунт».

pic
Вы можете сделать так, чтобы письма, которые просмотрело ваше доверенное лицо, оставались для вас непрочитанными

Человек, которого вы добавите, сможет просматривать, отправлять и удалять письма, а также менять настройки почты Gmail. Изменить данные вашего Google-аккаунта (в том числе пароль) он не сможет.

Получилось настроить Gmail под себя? Стало удобнее и эффективнее?

В комментарии
unisender

Комментарии