Как сделать массовую рассылку в Gmail: пошаговая инструкция

Gmail разрешает отправлять до 500 сообщений в день не более чем на 500 электронных адресов. Не важно, как это произойдёт: по 1 сообщению каждому из 500 человек или 500 сообщений одному человеку.

Рассказываем, как запустить такую рассылку тремя способами: через группу в Google Contacts, вставкой адресов вручную и с помощью расширения для Gmail. А еще разберемся, чем отличаются поля «Кому» и «Скрытая копия» и когда вместо Gmail понадобится сервис рассылок, например, Unisender.

Какой инструмент для рассылки выбрать

Gmail подойдет, чтобы отправить разовое письмо знакомым, коллегам или другим людям, которые знают отправителя и ожидают сообщение. Для регулярных коммерческих рассылок клиентам и подписчикам лучше использовать специальный сервис.

Если возможностей Gmail достаточно, способ отправки можно выбрать по задаче.

Как сделать рассылку в Gmail: 3 способа

В Gmail можно вставить адреса вручную, создать постоянную группу в Google Contacts или подключить расширение. Разберем каждый способ по шагам.

Способ 1. Создать группу в Google Contacts

Этот способ подойдет, если нужно регулярно отправлять письма одним и тем же людям. Адресатов можно объединить под общим ярлыком, а затем добавлять всю группу в письмо по названию.

Добавьте или импортируйте контакты. Создать группу можно только из контактов, которые есть в вашей адресной книге. Для этого первым делом ищем раздел «Контакты» в аккаунте Gmail. Там аккумулируются люди, с которыми вы уже вели переписку, а также контакты с других устройств, если настроена синхронизация с телефонной книгой или приложениями.

Чтобы добавить контакт в адресную книгу, нажмите «Новый контакт» в левом верхнем углу. После этого Google предложит создать один контакт или сразу несколько.

При нажатии «Создать контакт» откроется окно с пустыми полями. Заполнять их все не нужно: для рассылки понадобится адрес электронной почты, а имя можно добавить, чтобы контакты было проще различать.

Если вы хотите объединить под одним ярлыком контакты, добавленные ранее, найдите и выделите их в общем списке, а затем нажмите кнопку с ярлыком сверху справа над перечнем контактов. После этого можно добавить адресатов в уже существующую группу или объединить в новой.

Один и тот же контакт при этом может находиться в разных группах одновременно. Например, контакт «Муж» можно добавить в группы «Семья» и «Друзья» — так он будет получать рассылки, отправленные по обоим спискам.

Отправьте письмо группе. Когда группа создана, остается написать письмо и отправить его адресатам. Для этого нажмите «Написать» в левом верхнем углу Gmail, наберите сообщение, а в строке с получателями начните вводить название группы — Gmail предложит ее в списке получателей.

Если участники группы не должны видеть адреса друг друга, добавьте название группы в поле «Скрытая копия». Подробнее об этом ― в следующем разделе.

Способ 2. Вставить адреса в поле «Скрытая копия»

Иногда нужно разово отправить письмо по готовому списку, не добавляя получателей в Google Contacts. В этом случае адреса можно скопировать из таблицы и сразу вставить в письмо.

Если добавить адреса или группу в поле «Кому», получатели увидят имена и электронные адреса друг друга. Такой вариант подойдет, если люди знакомы и могут участвовать в общем обсуждении.

Если адресаты не должны видеть чужие контакты, используйте поле «Скрытая копия». Получатели не узнают, кому еще отправили письмо. В это поле можно вставить отдельные адреса или название группы из Google Contacts.

Перед отправкой проверьте список: удалите повторяющиеся адреса, пустые строки и адреса с явными ошибками. Если база хранится в таблице, оставьте электронные адреса в отдельном столбце, чтобы их было удобно скопировать.

Чтобы отправить письмо:

1. Нажмите «Написать» в левом верхнем углу Gmail.
2. Укажите собственный адрес в поле «Кому».
3. Нажмите «Скрытая копия».
4. Скопируйте адреса из списка и вставьте их в открывшееся поле.
5. Проверьте, что Gmail распознал каждый адрес как отдельного получателя.
6. Напишите письмо и сначала отправьте тестовую версию себе.

3. Выберите файл Google Sheets и лист с нужными контактами, а затем подключите его. Нажмите «Connect to spreadsheet».

4. В открывшееся окно добавьте тему и текст письма. В настройках укажите, какие данные из таблицы нужно подставить: например, имя получателя или название компании.

5. Запустите рассылку с помощью кнопки GMass. Результаты можно посмотреть в отчетах расширения.

Перед установкой проверьте, к каким данным расширение запрашивает доступ, а также его актуальные тарифы и ограничения.

Ограничения массовой рассылки в Gmail

Gmail может показать ошибку, если отправить одно письмо более чем 500 получателям или отправить более 500 писем за день. После этого рассылка станет недоступна на срок от 1 до 24 часов. Для рабочих и учебных аккаунтов Google Workspace действуют отдельные ограничения.

Временное ограничение также может появиться, если много писем не доставлено из-за недействительных адресов или отклонено серверами получателей. Поэтому перед отправкой стоит проверить базу и удалить адреса с ошибками. Подробно причины блокировки описаны в справке Gmail.

Gmail подходит для писем знакомым, коллегам и другим людям, которые ожидают сообщения. Если отправлять рассылки без согласия получателей, они могут пожаловаться на спам. Из-за этого следующие письма будут чаще попадать в папку «Спам» или не доходить до адресатов.

Подключение расширения само по себе не снимает ограничения Gmail. Если письма по-прежнему отправляются через аккаунт Gmail, сервис учитывает их в общем дневном лимите.

Когда вместо Gmail нужен сервис рассылок

Рассылка в Gmail подойдет для личных уведомлений, переписки с коллегами и разовых писем небольшой группе. Для регулярных маркетинговых рассылок клиентам и подписчикам, работы со статистикой и создания HTML-писем лучше использовать сервис рассылок.

Вот какие задачи можно решить с помощью такого сервиса:

• Работать с базой. Удалять недействительные адреса, делить подписчиков на группы и добавлять данные для персонализации писем.
• Управлять отписками. Получатель сможет отказаться от рассылки по ссылке в письме, а его адрес автоматически перестанет участвовать в следующих отправках.
• Создавать письма. В блочном редакторе можно собрать HTML-письмо из готовых элементов и проверить, как оно выглядит на компьютере и смартфоне.
• Смотреть статистику. Сервис покажет, сколько человек открыли письмо, перешли по ссылкам или отписались. Если подключить Google Analytics 4 или Яндекс Метрику, можно проследить действия подписчиков на сайте.
• Автоматизировать отправку. Например, настроить приветственную серию, письмо после покупки или напоминание о брошенной корзине.