Как оплачивать услуги самозанятых: 5 законных способов переводить деньги за работу

Работа с самозанятыми специалистами — дизайнерами, копирайтерами, репетиторами, курьерами — уже неотъемлемая часть современного бизнеса. Почти 20% компаний пользуются услугами самозанятых. Это гибко, выгодно и эффективно.

Но оплата их услуг вызывает вопросы: как перевести деньги, чтобы всё было законно, а у налоговой не возникло претензий? Малейшая ошибка приводит к доначислениям налогов и взносов, и вот уже выгода превращается в убытки. Разобрались в вопросе с коллегами из «Моей удалёнки» (сайт, Telegram).

Как правильно оформлять отношения с самозанятыми

Если вы заказываете услуги или работы у самозанятого, важно правильно оформить отношения. Это обезопасит от споров с исполнителем и защитит от доначисления налогов и штрафов.

Заключайте договор

Что обязательно должно быть в таком договоре:

• Пункт о том, что контрагент — плательщик НПД, и должен сообщить заказчику, если потеряет статус самозанятого.
• Порядок оплаты: сроки, способ, куда переводить деньги. Нельзя указывать, что вы каждый месяц платите одинаковую сумму.
• Пункт о том, что оплата производится после того, как стороны подпишут акт приёма-сдачи.
• Обязанность самозанятого выдавать чек. Штраф, если он не сделает это в срок.

Договор можно не оформлять, если:

• Сумма сделки меньше 10 000 рублей и обе стороны — физлица.
• Сделка исполняется в момент совершения. Например, вы купили вазу для офиса, сразу оплатили и получили чек.

Как нанимать фрилансеров и самозанятых

Просите у самозанятого чек

Чек — ещё один обязательный документ при сотрудничестве с плательщиками НПД. Его должен формировать самозанятый через приложение «Мой налог» и отправлять вам до 9 числа следующего месяца. 

В чеке должно быть указано:

• название компании-заказчика;
• наименование товара или услуги; 
• стоимость каждого товара или услуги, если их несколько;
• общая сумма.

Самозанятый может передавать чек так, как договоритесь — через электронную почту, мессенджеры или при встрече. Если чека не будет, вы не сможете подтвердить расходы и учесть их при расчёте налога на прибыль.

Проверяйте статус самозанятого

Самозанятый может зарабатывать за год не более 2,4 млн рублей. Если исполнитель получит больше этой суммы, он потеряет право применять НПД, а его заказчикам будут грозить штрафы до 100 000, пени и доначисления до 30% налогов и взносов. Например, если вы успели заплатить самозанятому 300 000 рублей, ещё 90 000 придётся внести в бюджет. Поэтому важно перед началом сотрудничества и в процессе проверять статус исполнителя. Есть три способа это сделать.

Через бесплатный сервис от «Моей удалёнки». Данные подтягиваются напрямую из налоговой. Достаточно указать ИНН физлица и дату проверки — и вы сразу получите результат на той же странице.

На сайте налоговой. Введите в форму ИНН физлица и дату, на которую требуется проверка.

Запросить справку у самозанятого. Её человек может получить в два клика в приложении «Мой налог».

5 способов платить самозанятым

Если правильно выбрать способ оплаты, у налоговой не возникнет вопросов, а вы сможете избежать финансовых рисков. Вот основные способы расчётов, которые можно использовать.

Наличный расчёт

Если вы встречаетесь с исполнителем вживую, можете передавать деньги наличными. Например, маляру, фотографу, продавцу авторских украшений.

Здесь есть несколько нюансов:

• Исполнитель должен сразу оформить и выдать чек. 
• Если вознаграждение получает плательщик НПД со статусом ИП, выплата не должна составлять более 100 000 рублей по одному договору. За превышение лимита полагается штраф: для организаций — 40–50 000 рублей, для ИП — 4–5 000 рублей.

Банковский перевод

Это самый распространëнный и безопасный вариант. Чтобы переводить деньги на расчётный счёт, самозанятый должен предоставить реквизиты:

• корреспондентский счёт;
• наименование банка; 
• БИК банка;
• номер расчётного счёта. 

Исполнитель может запросить их в банке или распечатать из онлайн-банка.

Перевод по номеру телефона

Некоторые компании до сих пор платят исполнителям по номеру телефона — и обычно делают это даже без договора, акта и чека. Это быстро, но существуют риски:

• Налоговая видит такие переводы и может признать их «зарплатой в конверте». А это приводит к переквалификации отношений в трудовые, доначислениям налогов и взносов, штрафам и пени. 
• Расходы нельзя учесть при расчёте налога на прибыль. 
• При споре с самозанятым доказать факт оплаты почти невозможно.

За перевод через СБП не берут комиссию в пределах лимита: перевести бесплатно можно до 100 000 рублей в месяц.

Эквайринг

Эквайринг — это способ приёма платежей через терминал или специальные онлайн-формы. Например, когда вы оплачиваете корпоративные мастер-классы для сотрудников, заключаете договор на организацию мероприятия с фотографом, привлекаете дизайнера для разовой консультации. 

Возможность оплатить услуги картой через эквайринг делает процесс быстрым и прозрачным. Вся информация о платеже автоматически фиксируется для отчётности.

Главное преимущество для компании — при оплате через встроенный эквайринг в приложении «Мой налог» вы получаете от самозанятого официальный чек сразу после транзакции.

Специальные сервисы

При сотрудничестве с плательщиками НПД, особенно когда их много, сложно отслеживать, правильно ли заполнены все документы, актуален ли статус самозанятого. Чтобы упростить задачу, можно автоматизировать процессы через специальные онлайн-платформы, например, через «Мою удалëнку».

Сервис забирает на себя все заботы и упрощает жизнь бизнеса:

• Вам не придётся беспокоиться о том, что договор или акт приёма-передачи сформирован неправильно — просто воспользуйтесь готовыми шаблонами.
• Сервис автоматически проверяет, есть ли у исполнителя на момент выплаты действующий статус плательщика НПД.
• Вам не придётся контролировать сроки и инициировать каждый платëж вручную — всё работает автоматизировано. 
• Вы будете получать чеки сразу после оплаты, не дожидаясь, пока исполнитель сам отчитается перед налоговой.

Шпаргалка: какой способ оплаты выбрать

Составили краткую шпаргалку, чтобы вы могли выбрать подходящий вариант оплаты при сотрудничестве с самозанятыми.