Кейсы

Как сменить сервис транзакционных писем за четыре дня

Кейс Imredi

Меня зовут Максим Семиренко, я коммерческий директор цифровой платформы Imredi. В этом кейсе расскажу, как мы переезжали целой платформой с одного сервиса транзакционных писем на другой — c MailGun на Unisender Go. MailGun стал недоступен для российских пользователей из-за проблем с оплатой в марте, и нам срочно нужно было искать замену, потому что от этого зависели рабочие процессы наших клиентов. У нас получилось переехать за 4 дня.

У Unisender Go есть более точное название — это встраиваемый сервис email-рассылок. Он так называется, потому что встраивается в любой IT-продукт. Через него можно рассылать не только транзакционные письма, но и вообще любые — в том числе триггерные и маркетинговые. В нём же можно смотреть аналитику доставок, открываемости, переходов и других показателей.

Подробнее о Unisender Go

Что у нас за платформа и почему нам важно отправлять миллионы транзакционных писем

Imredi — веб-платформа и мобильное приложения для управления процессами, задачами и сотрудниками. У нас можно ставить задачи и отслеживать их прогресс, следить за KPI, контролировать маршруты и рабочие часы. Всё в реальном времени. Как результат: менеджерам проще анализировать результаты и следить за выполнением плана, а работники всегда знают о своих задачах и срочных поручениях.

Нашей платформой пользуются разные сферы бизнеса: ритейл, банки, транспорт,  производство. Так, например, нашей платформой пользуются розничная сеть Дикси. У супервазйеров, сотрудников торгового зала, администраторов и других работников магазина есть ежедневные задачи: поменять ценники, принять товар, отчитаться о продажах, зафиксировать остатки товара на складе. Менеджеры ставят задачи и видят важные метрики, а сотрудники получают задачи и фиксируют их выполнение.

pic
Приложение Imredi. На первой скриншоте сотрудник видит список задач, на втором руководитель видит общую аналитику по задачам

Другой пример — нашей платформой пользуется дирекция скоростного сообщения РЖД. Для разных должностей есть расчёт и визуализация показателей эффективности работы — ведь у поездных бригад одни критерии, а у локомотивных другие. Система может делать сводные рейтинги — так руководители и инструкторы оценивают, какие бригады работают хуже и принимают решения, как это исправить.  

Почему нашей платформе важно рассылать транзакционные письма. Важно не нам, а нашим клиентам. Для крупных компаний корпоративная почта — канал коммуникации №1. Если упрощенно говорить: нет письма, нет задачи. Само письмо — это почти как документ: его можно распечатать, кому-то переслать в несколько кликов, написать ответ. Этот канал более официален в плане подтверждения, если можно так выразиться.

К тому же, не все пользуются приложением, но им все равно нужно быть в курсе выполненных задач. Например, сам руководители некоторых подразделений не ставит задачи в приложении, но ждут еженедельных отчетов по аудитам в почте, всё ли ок. Как раз для таких людей приложение может дублировать выполненную задачу в письмо и отправлять его как транзакционное письмо. В настройках приложения можно указывать кто именно и какие отчеты будет получать на почту.

pic
Пример транзакционного письма с отчетом, который сформирован в сервисе Imredi

Как нам удалось поменять сервис за 4 дня

Мы пользовались MailGun — это зарубежный сервис встраиваемых email-рассылок. После февральских событий он заблокировал оплаты с российских карт. Сделал он это внезапно: наша платформа могла лишиться части функционала (рассылки транзакционных писем), а для наших клиентов это важно. Поэтому нам экстренно пришлось искать другого провайдера для рассылки наших транзакционных писем.

Выбрали Unisender Go. Мы еще в прошлом году подумывали о смене сервиса, присматривались к Unisender Go, тестировали его, изучали документацию и работу API. Но у нас тогда висело много более приоритетных задач по улучшению нашей платформы, поэтому мы откладывали переезд. В этот раз он был вынужден.

Тут нужно понимать, что с транзакционными письмами переезжать проще, чем с обычной рассылкой маркетинговых писем. Там при смене сервиса нужно переносить письма и заново создавать автоматические цепочки, а в нашем случае транзакционные письма вшиты в саму платформу и нужно просто поменять провайдера, к которому они передаются для отправки.

Переездом занимались два человека: руководитель серверной разработки и ему помогал разработчик. Разработчик занимался всем, что касается кодинга — писал пакет расширения для системы, которая позволит рассылать через Unisender Go. Работы с кодом было не так уж и много — у одного разработчика на всё ушло 4 полных дня. Руководитель в это время решал организационные моменты. 

Вячеслав Кинзерский
Вячеслав Кинзерский

руководитель отдела серверной разработки в Imredi, курировал переезд на Unisender Go

Удобно, что с транзакционными письмами можно переезжать постепенно. Сначала мы сделали минимально работающую систему, которая позволит отправлять письма, а после докрутили её до продукта, который бы нас полностью устраивал.

Какие трудности были при переезде

Была проблема, которая не связана с разработкой, а касается специфики email-канала — папки «Спам». Email — не гарантированный способ отправки и когда дело касается миллионов транзакционных писем в день, спам-фильтры почтовиков особенно бдительны.

Вячеслав Кинзерский
Вячеслав Кинзерский

руководитель отдела серверной разработки в Imredi, курировал смену сервиса

Основная проблема, из-за которой у наших клиентов письма попадали в спам — стоп-слова. Это один из критериев, по которому почтовик решает, письмо — спам или нет. Среди стоп-слов есть, например, «Скидка», «Продажа», «Купить» — что важно в письмах ритейла. Или «Кредит», «Минимальный платёж», «Рефинансирование» — что важно в банкинге.

В обычных рассылках, когда компания общается со своими клиентами, легче выкрутиться и снизить содержание стоп-слов. Но когда дело касается деловых писем с задачами для сотрудников — всё сложнее. Например, для сотрудников ритейла, «продажа» и «скидка» — это обязательные слова, без которых невозможно представить деловую речь. Получается безвыходная ситуация: сотрудники компании общаются привычными для них словами, но почтовик считает это стоп-словами и из-за этого отправляет письма в спам.

Когда нашим провайдером был MailGun, мы решили эту проблему через белые списки: наши клиенты указали в технических настройках своего почтового сервера, что письма с серверов MailGun не при каких обстоятельствах не должны попадать в спам — всё работало. Когда мы переехали на Unisender Go, сервера сменились — прежние белые списки перестали работать.

Мы были готовы к такой проблеме, поэтому в Unisender Go дополнительно заказали услугу «Отправка через выделенные IP-адреса». Всем нашим клиентам выслали объяснение, почему у нас сменились сервера, и инструкцию «Как добавить сервера Unisender в белый список и какие конфигурации нужно подправить». 

И вот этот момент пересинхронизации с IT-службами своих клиентов занял больше времени: кто-то не придал значения сообщению, а кто-то не понял как именно добавить сервера в белый список. Были и другие проблемы — у части клиентов белые списки применялись только на уровне адреса отправителя, но возникали проблемы с блокировкой сервера отправителя. Из-за этого письма всё равно попадали в спам.

Но на сегодняшний день, все проблемы решены все письма попадают во «Входящие».

А вам приходилось менять сервис рассылок или провайдера транзакционных писем?

В комментарии
unisender

Комментарии