Фразы деловой переписки
Советы

Шаблонные фразы для деловой переписки: пишем письмо, на которое точно ответят

Среднестатистический человек тратит на электронную почту 28% рабочего дня. Мы пишем и получаем письма каждый день. И чем больше писем мы пишем — тем выше шанс ошибиться и произвести неверное впечатление.

В статье расскажу про шаблонные фразы для деловой переписки, и на примерах объясню правила и ошибки деловой коммуникации.

Общие правила деловой переписки

У письма есть понятная тема. Так через какое-то время адресат сможет найти письмо по ключевым словам и вспомнить, по какому поводу вы общались полгода назад.

Плохо Хорошо
Отчет Данные по продажам для квартального отчета, июнь 2022
Что за отчет? Что с ним нужно сделать? Как потом найти нужное письмо, если письма с такой темой приходят каждый месяц? Узко, понятно, есть ограничение по времени

У письма есть четкое целевое действие. Обращаясь к собеседнику, вы всегда чего-то хотите: о чем-то попросить, договориться, узнать. Держите фокус внимания на том, с какой целью вы пишете, избегайте обтекаемых формулировок. Это позволит сделать текст простым и понятным.

Плохо Хорошо
Хотел бы уточнить, о чем бы вы хотели рассказать. Приглашаем вас выступить на конференции по маркетингу и рассказать о продвижении в соцсетях.
Непонятно, что вы хотите от адресата Коротко и ясно

Если вы впервые пишете незнакомому человеку или коллеге, с которым до этого не работали вместе, придерживайтесь нейтрального тона и обязательно представьтесь. Первое письмо — один из способов произвести первое впечатление, второго шанса может и не быть.

Плохо Хорошо
Привет, красотка! У меня есть идея нового улетного проекта! Это Ваня. Мария, здравствуйте! Это Иван из компании «Радуга». Хочу пригласить вас стать экспертом на нашем новом курсе по дизайну.
Что за Ваня? Что за проект? Почему он так со мной разговаривает? Уважительный тон, понятное предложение

Перечислены выгоды для собеседника. Деловое письмо — это что-то вроде коммерческого предложения. Расскажите не только о своих целях, но и пользе для адресата. Важно его заинтересовать: если собеседник поймет свою выгоду от общения, шансы получить ответ возрастут.

Плохо Хорошо
Курс будет классный, вам понравится. Этот курс мы будем продвигать среди аудитории нашей школы, которая насчитывает 500 тысяч человек. Для вас и вашей компании это будет дополнительная реклама.
А мне какая от этого польза? Сразу понятно, почему стоит ответить на письмо

Контекст налажен. Мало правильно описать выгоды и заинтересовать собеседника. У вас может быть крутое предложение, но адресат не выспался и прочитал письмо мельком, не заметив полезную информацию. Или ему не нравится ваша компания, и холодность распространяется на вас тоже. Или ему уже пришла сотня раздражающих писем от спамеров, а тут еще и вы со своим. Таких «или» может быть очень много.

Даже если вы коллеги и письмо не холодное, а обычное рабочее, многое может зависеть от контекста. Если вы постоянно пропускаете дедлайны, на вашу письменную просьбу будут реагировать менее охотно. Если заваливаете сотней сообщений, коллега может сделать вид, что письмо случайно попало в спам.

В такой ситуации сначала нужно попытаться исправить контекст. Поговорить с собеседником лично, извиниться за прошлые косяки, написать в максимально удобное время — не на выходных, не вечером, не посреди обеда. Если вы уже знакомы с адресатом, стоит сослаться на прежнюю коммуникацию.

Как написать деловое письмо

Приветствие и обращение. По умолчанию начинать коммуникацию лучше с обращения на «вы». Если сомневаетесь, с какой буквы писать «вы» или «Вы», обратите внимание на то, какой вариант использует собеседник, и подстройтесь.

Если же хотите перейти на «ты», делать это нужно по обоюдному согласию и лучше всего во время устной коммуникации. Желательно, чтобы к этому моменту у вас уже была история взаимодействия.

Также не забывайте обращаться к собеседнику по имени или по имени и отчеству, если адресату так удобнее или он выше по статусу. 

В качестве приветствия используйте стандартное «здравствуйте», которое не зависит от времени суток или часовых поясов. В деловой переписке не стоит панибратничать, писать «доброе утречко» или «привет».

Плохо Хорошо
Привет, Маша! Здравствуйте, Мария Ивановна!
Доброго утречка, коллега! Здравствуйте, Иван!

Основная часть. Еще один важный момент — структура текста. От того, как вы расположите информацию в письме, зависит ответ, который вы получите. Существует так называемый принцип пирамиды, который предполагает, что в начале вы пишете все самое важное, а уже потом вдаетесь в детали.

Плохо Хорошо
Здравствуйте, Мария! Помните, как говорил классик: «Учиться, учиться и еще раз учиться»? Мы в компании до сих пор следуем этому завету и подтверждаем — это важно! Думаю, мы можем помочь друг другу. Здравствуйте, Мария! Хочу обсудить с вами совместный запуск образовательного курса. Мы разрабатываем курс по графическому дизайну и хотим привлечь вашу компанию в качестве партнера.
Непонятные и лишние лирические отступления Четко и по существу

Если в письме вы ссылаетесь на какой-то документ, не забудьте его прикрепить. То же самое касается ссылок. Обязательно назовите все вложения, чтобы собеседник понимал, что за файл он сейчас открывает или куда попадет, если нажмет на ссылку.

Плохо Хорошо
Перейдите по ссылке, чтобы узнать подробности. По ссылке найдете подробную программу курса и сценарии всех лекций с таймкодами.

Заключение. В конце письма нужен четкий призыв к действию — чего вы ожидаете от собеседника. Без этого у адресата возникнет вопрос «и что дальше?» Если он не разберется, что делать, вряд ли он быстро ответит на ваше письмо.

Плохо Хорошо
Это все, что я хотел сказать. Подскажите, какое время на конференции за вами забронировать — 13:00 или 13:45?
А чего вы хотите от меня? Четкий вопрос, который требует четкого ответа

В подписи к письму указывайте имя, фамилию, должность и контакты, чтобы с вами было легко связаться.

Плохо Хорошо
Целую, князь. С уважением,

Иван Смирнов,

руководитель маркетингового отдела ООО «Радуга»

8 999 888 77 66

ivan-s@raduga.ru

Собеседнику будет непросто воспринимать вас всерьез Сразу настраивает собеседника на деловую коммуникацию

Чего не стоит делать в деловом письме

Писать капслоком. Сообщение, написанное заглавными буквами, зачастую воспринимается как повышение тона.

Плохо Хорошо
ГДЕ ОТЧЕТ? Пришлите, пожалуйста, отчет по продажам за текущий квартал.

Отправлять цепочку из двух и более писем. Из-за этого нарушается логика сообщения, ориентироваться в письмах становится сложнее.

Плохо Хорошо
Иван: Привет!

Иван: Сегодня было совещание.

Иван: Обсуждали новый проект.

Иван: Это Ваня из «Радуги», помнишь?

Мария, это Иван из «Радуги». Через два месяца мы запускаем новый курс по дизайну, который обсуждали с вами на прошлой неделе. Давайте созвонимся. Когда вам будет удобно?

Грубить, если человек вовремя не ответил. В процессе работы может случиться всякое. Иногда адресат пропадает с радаров, и далеко не всегда это означает конец сотрудничества. В такой ситуации стоит ненавязчиво напомнить о договоренностях и уточнить сроки.

Плохо Хорошо
Иван, куда вы пропали? Мы ждем-ждем, уже все глаза проглядели. Иван, хочу уточнить, остались ли в силе наши договоренности? Если да, то когда можно ждать информацию?

Благодарить заранее. Фразы вроде «заранее спасибо» — это манипуляция. Человек еще вам не помог, а вы уже поблагодарили. Теперь собеседнику будет неудобно вам отказать. Благодарить нужно после того, как вам оказали услугу, а не до.

Плохо Хорошо
Мария, заранее благодарю за помощь. Мария, спасибо, что помогли решить вопрос так быстро.

Писать фразы вроде «я вас услышал» или «асап». Такие фразы раздражают, потому что показывают надменность собеседника или его неорганизованность.

Плохо Хорошо
Я вас услышал, коллега. Документы получил, беру в работу.
Отчет нужно переделать, асап! Иван, отчет нужен к пятничному совещанию. Подскажите, успеете подготовить?

Указывать на ошибки собеседника. Мы не в школе, и никто не обязан владеть всеми правилами русского языка. Кроме того, человек мог допустить опечатку. Это не конец света, если вы все равно поняли смысл письма.

Плохо Хорошо
Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании. Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании.
Иван: Вообще-то «кампания» в этом случае пишется через «а». Иван: Спасибо, Мария, все получил.

Использовать штампы. Официально-деловые штампы усложняют текст и наполняют его водой. Не нужно изъясняться трехэтажными конструкциями. Просить о чем-то или благодарить можно простыми словами.

Плохо Хорошо
В связи с обстоятельствами непреодолимой силы мы вынуждены отказать вам в том, чтобы … Из-за поломки компьютера мы не сможем этого сделать.
Выражаем огромную благодарность в том, что … Спасибо за помощь!

Запомнить

Кажется, что нет ничего проще коммуникации. С одной стороны, так и есть, мы общаемся всю жизнь. С другой — есть правила и рекомендации, соблюдение которых упрощает коммуникацию и помогает получить желаемое.

Чтобы на ваше письмо точно ответили, запомните эти правила:

  • помните о том, зачем вы обращаетесь к собеседнику;
  • показывайте собеседнику выгоды от вашего взаимодействия;
  • перед началом общения поработайте с контекстом;
  • пишите просто;
  • будьте вежливы;
  • соблюдайте договоренности.

Расскажите, какими фразами в деловой переписке пользуетесь вы?

В комментарии
unisender

Комментарии