menu

(」°ロ°)」«Меня бомбит!» Самые раздражающие фразы из деловой переписки

...и что писать вместо них

У писем и чатов есть преимущества перед общением по телефону и лицом к лицу:

  • Переписывай, пока не подберёшь нужные слова.
  • Отправляй в удобное время.
  • Сообщай всё, что задумано, не боясь сбиться.

Постепенно текст первращается в способ связи №1 по рабочим вопросам.

Но у писем и мессенджеров есть три недостатка:

  • Трудно передать эмоции 😔
  • Не все собеседники чётко излагают мысли 🦄
  • Некоторые фразы в переписке адски бесят  (」°ロ°)」

На основе западных исследований, книги «Новые правила деловой переписки» и своего опыта мы отобрали самые раздражающие фразы. Больше не используйте их, поберегите коллег.

Напоминалки

Не уверен, что вы видели моё предыдущее письмо.

Согласно моему последнему письму…

Извините за повторное письмо.

Удалось посмотреть?

Ну что, будет завтра?

Есть новости по моему вопросу?

Почему бесит

Adobe выяснили: 8 из 9 раздражающих фраз в переписке — напоминалки. Каждый четвёртый ненавидит фразу «Сомневаюсь, что вы видели моё предыдущее письмо».

исследование Adobe

Письма-напоминалки бесят ещё и потому, что содержат в себе скрытое обвинение. Чувствуешь, что тебя хотят уличить в безответственности и плохой работе. 

Никому не нравится, когда его тыкают носом, даже если он что-то забыл. Ещё сильнее напоминалки раздражают, если ты просто не успел ответить на письмо, или не понимаешь, чего от тебя хотят.

Что вместо

  1. Проявите больше заботы в первом письме. Подумайте, как вы можете помочь коллеге: лучше сформулируйте задачу, прикрепите все нужные файлы, выполните часть работы.
  2. Пишите по делу. Избавьте получателя от потока мыслей. Если объяснить в тексте все тонкости сложно, позвоните.
  3. Напоминайте без обвинений. Снова изложите суть сообщения, а ещё лучше — предложите помощь. Чтобы не злить получателя раньше времени, подождите минимум 2 дня, прежде чем писать напоминалку. Дайте возможность собеседнику ответить самому.

О примерах

В мультфильме «Зима в Простоквашино» Матроскин писал Шарику письмо про ёлку. Я немного изменила его в каждом разделе статьи, чтобы наглядно показать, что хорошо, а что плохо в деловой переписке.

Плохо

Хорошо

СРОЧНОсть

Любые фразы со словом «срочно».

ASAP!!!

Как можно скорее!!!!

Горит.

Нужно вчера.

Приоритетная задача.

Почему бесит

Не все проверяют почту каждые полчаса. И если ты в конце рабочего дня видишь в ящике письмо с пометкой «СРОЧНО», которое пришло в обед, это бесит.

Ещё больше раздражает, если ты уже не раз сталкивался с такими «горящими» задачами. Бросаешь остальные дела, напрягаешься, делаешь, а результат оказывается никому не нужен. 

А даже если и нужен, почему ты постоянно должен работать под давлением, как будто вечно опаздываешь? Почему тебя должны волновать чужие «срочно»?

Что вместо

Нет смысла несколько раз кричать «СРОЧНО» по почте, если сотрудник проверит её только вечером. Для неотложных дел используйте более оперативные каналы связи: телефон или мессенджер. Но и здесь любые «горит» оставьте для форс-мажора. Обязательно объясните, почему возникла такая ситуация и по каким причинам нужно поторопиться.

Все остальные задачи описывайте спокойным тоном, указывая конкретные сроки и уточняя, сможет ли получатель в них уложиться.

Плохо

Хорошо

Гипервежливость

Уважаемый…  

С уважением…

Как дела? Как твой отпуск?

С заботой о Вас и вашем бизнесе…

Искренне ваш…

Спасибо (отдельным письмом).

Почему бесит

Чаще всего автор такого письма не заботится о получателе, а лишь хочет с его помощью решить свои проблемы или спихнуть ответственность.

Сквозь все эти «уважительные» и «искренние» слова, ты быстро улавливаешь суть: на тебя опять хотят что-то повесить. Когда отправителю наплевать на твои интересы, вежливость, которой он пытается это замаскировать, раздражает.

Та же история и с благодарностью, если за ней стоит только привычка быть вежливым. Почта — рабочий инструмент. Когда тебе каждый раз приходит «спасибо» отдельным письмом, это отвлекает от работы и не улучшает отношений с собеседником.

Что вместо

Вместо уважения и благодарности на словах, проявите эти чувства на деле. Убедитесь, что:

  • получателю понятен смысл письма с первого раза,
  • вся нужная информация есть в письме,
  • вы сделали часть работы за получателя и помогли решить задачу,
  • вы не просто написали «спасибо», а предложили помощь и поддержку.

Плохо

Хорошо

Манипуляция

Заранее спасибо.

Дело на пять минут.

Надеюсь на ваш положительный ответ.

Посмотри одним глазком.

Настоящий профессионал.

С надеждой на скорейший ответ.

Почему бесит

Такими фразами автор письма пытается получить желаемое во что бы то ни стало. Он бессовестно давит на чувство вины получателя. 

Людям по природе трудно говорить «нет», а слова типа «заранее спасибо» ещё больше усложняют отказ. Читаем между строк:

Дело на пять минут – Только последний мизантроп откажет в таком пустяке.

Надеюсь на ваш положительный ответ – Если откажете, я перестану вас уважать.

Обычно коллеги не реагируют на такие письма. А если и берутся что-то делать, то делают «на отвяжись» и без желания. В обоих случаях страдают и отношения, и результат.

Что вместо

Предложите коллеге отказаться от выполнения вашей просьбы без чувства вины. Дайте ему право выбирать. Возможно, вы и получите отказ в итоге, но при этом сохраните отношения. И в следующий раз вам обязательно помогут.

Плохо

Хорошо

Неопределённость

К сведению. 

Надо бы сделать.

Надо обсудить.

Коллеги.

Почему бесит

В потоке входящих сообщений и рабочей текучки некогда размышлять над каждым письмом. Бесит, когда отправитель заставляет тебя напрягаться и гадать, что ты должен сделать с его посланием. Прочитать и забыть? Запомнить? Что-нибудь предпринять?  

Надо бы сделать – Кому и к какому сроку?

Коллеги, надо подготовить/обсудить – Кто именно из «коллег» должен делать и что конкретно? 

При таком раскладе проще плюнуть и проигнорировать письмо. Или переслать его ещё кому-то с пометкой «к сведению», чтобы избавиться от ощущения незавершенного дела.

Что вместо

Перечитайте письмо перед отправкой и ответьте на вопрос: «Что получатель должен сделать, когда его прочитает?». Ответ должен ясно прозвучать в тексте с конкретными сроками и результатом.

Адресуйте письмо одному человеку, а не половине сотрудников, чтобы каждый понимал, за что он отвечает.

Отгоняйте любые мысли типа «я отправил, а там пусть сами разбираются». Это уже больше похоже на перекладывание ответственности, а не на уважительное отношение.

Плохо

Хорошо

Канцелярит

Обращаем ваше внимание…

Убедительная просьба…

Приносим извинения за доставленные неудобства.

Принимая во внимание…

Доводим до вашего сведения…

Почему бесит

Кажется, что все эти фразы из мира чиновников делают письмо более официальным. На деле канцелярит засоряет текст. Чтобы добраться до сути послания, письмо приходится перечитывать несколько раз.

За фразами типа «было принято решение» и «приносим извинения» не видно людей. Складывается ощущение, что тебе что-то недоговаривают. Помогать автору письма при таком раскладе не хочется.

Что вместо

Как и другие штампы, канцеляризмы пытаются выразить простой смысл множеством слов. Находите такие конструкции в тексте писем и избавляйтесь от них:

оказывает поддержку – помогает,

было принято решение  – решили,

принимаю активное участие в подготовке отчета – делаю отчет.

Пишите так, как бы сказали устно. Пусть это будет звучать более коряво и не слишком официально, зато смысл сообщения дойдёт до получателя. А в этом и состоит цель вашего письма.

Плохо

Хорошо

Завершу статью словами Максима Ильяхова:

Чтобы другие хотели тебе помогать, нужно отнестись к ним с уважением и заботой, пойти навстречу, проявить доброту. В деловой переписке можно быть кровавым тираном, и люди всё равно будут с тобой работать, потому что у тебя бюджет, а у них зарплата. Но когда людям с тобой в кайф, они будут работать во много раз быстрее, эффективнее и изобретательнее.

Максим Ильяхов, редактор, соавтор книги «Новые правила деловой переписки»