Электронная подпись на телефоне: как оформить и подписывать документы

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это способ подписывать электронные документы без бумажных копий и ручной подписи. Пользоваться ЭЦП можно и на компьютере, и со смартфона.

Разбираем, как сделать электронную подпись на телефоне и подписывать документы с ее помощью.

Можно ли пользоваться электронной подписью на телефоне

Подписывать документы с телефона можно несколькими способами. Они отличаются тем, где хранится ключ электронной подписи и какую роль в процессе играет смартфон.

Ключ хранится на смартфоне. ИП и руководители компаний могут получить КЭП на смартфон и подписывать документы через приложение. Ключ привязан к конкретному устройству, поэтому при смене телефона сертификат нужно получить заново.

Ключ хранится на токене, который подключают к телефону. Токен может быть с чипом NFC — его достаточно приложить к смартфону перед подписанием. Еще есть токены с разъемом Type-C, их можно подключать к устройству напрямую или через переходник. 

Ключ остается на компьютере, а с телефона запускают подписание. В том же Saby токен можно оставить подключенным к рабочему компьютеру. Человек, которому нужно подписать документ, открывает его на смартфоне и подтверждает подписание. Сама операция проходит на компьютере, где находится ключ. Переносить его на телефон не нужно. 

Какие электронные подписи можно использовать на телефоне

На смартфоне можно использовать все три вида электронной подписи. Они отличаются способом создания, уровнем защиты и тем, для каких документов подходят.

Предприниматели чаще всего используют КЭП. Именно она нужна во многих случаях, когда компания или ИП обмениваются юридически значимыми документами с государством и контрагентами. Дальше в статье будем говорить преимущественно о ней.

Как сделать квалифицированную электронную подпись на телефоне

Получить КЭП на смартфоне можно в несколько шагов. Способ зависит  от того, кому нужна подпись. Объясним на примере бесплатного приложения «Госключ».

Если КЭП нужна физлицу

Установите приложение и войдите через Госуслуги. Приложение автоматически выпустит НЭП — это займет пару минут. Затем можно оформить КЭП для физлица. Соответствующий пункт ищите в «Настройках». 

Для выпуска потребуется подтвердить личность. Это можно сделать несколькими способами:

• По загранпаспорту нового образца. Понадобится смартфон с NFC, чтобы считать чип.
• По биометрии, если она уже зарегистрирована в Единой биометрической системе. Стандартную биометрию можно зарегистрировать через приложение «Госуслуги Биометрия», а подтвержденную — очно в банке.
• Очно в МФЦ или банке. 
• С помощью КЭП на компьютере.

Но КЭП физлицу пригодится не только для личных документов. Именно КЭП ФЛ используют уполномоченные сотрудники для подписания бумаг от лица компании. В таком случае дополнительно нужна машиночитаемая доверенность (МЧД). Руководитель должен оформить ее через налоговую и подписать своей КЭП. 

Если КЭП нужна ИП или руководителю компании

КЭП для ИП и руководителей организаций бесплатно выдает Удостоверяющий центр ФНС. Получить ее можно в том числе на смартфон, например в приложениях «Госключ» или «Моя подпись». 

Очно через «Госключ». Начало такое же, как при выпуске КЭП физлица. Установите приложение, войдите через Госуслуги и получите НЭП. Затем в настройках выберите «УКЭП ЮЛ».

Чтобы выпустить такую КЭП, нужно один раз очно подтвердить личность. Для этого можно обратиться:

• в налоговую, где есть точка выдачи УЦ ФНС;
• в офис обслуживания доверенного лица УЦ ФНС.

С собой возьмите оригинал паспорта. Также придется сообщить СНИЛС и ИНН заявителя–физлица, для компании — ОГРН и ИНН, для ИП — ОГРНИП. Эти сведения можно просто назвать сотруднику или показать в электронном виде, приносить оригиналы не обязательно. 

После идентификации КЭП выпустят в приложение. Процедура занимает примерно 15–20 минут. 

Дистанционно. ИП и руководители могут получить мобильную КЭП и без визита в налоговую. Например, в приложении ФНС «Моя подпись» для этого используют данные из Госуслуг и Единой биометрической системы. 

Если у вас уже есть действующая КЭП ЮЛ/ИП, новый сертификат можно получить через личный кабинет индивидуального предпринимателя или юрлица. 

Как подписать документ электронной подписью с телефона

Способ зависит от того, где находится документ. Если сервис работает с мобильными КЭП, он сам отправит файл в приложение для подписания. А обычный PDF или другой файл сначала нужно загрузить в специальный сервис.

Если документ находится в ЭДО или другом сервисе с интеграцией ЭЦП

Откройте документ, нажмите «Подписать» или кнопку с похожим смыслом. Документ будет подписан и отправится контрагенту автоматически.

Если нужно подписать файл не из ЭДО

Произвольный файл можно подписать через «Госключ». Для этого понадобится сервис «Подписание документов в „Госключе“» на Госуслугах. 

Вот как им пользоваться:

1. Откройте Госуслуги в браузере и найдите сервис «Подписание документов в „Госключе“» через поисковую строку.  
2. Нажмите «Начать» и выберите категорию документа. Если подходящей нет, выберите «Прочее».
3. Загрузите файл (принимаются форматы .jpg, .pdf, .tiff, .txt) или сделайте его фото. Укажите название документа и выберите, какой подписью его подписать — НЭП или КЭП.
4. Нажмите «Отправить в „Госключ“».
5. Откройте «Госключ». Документ появится в разделе «Подписание документов».
6. Проверьте файл и нажмите «Подписать».

После подписания результат появится в уведомлениях на Госуслугах. Оттуда можно скачать исходный документ вместе с файлом электронной подписи .sig. Оба файла (и PDF, и сигнатуру) нужно передать получателю.

Чем электронная подпись на телефоне отличается от ЭЦП на компьютере

По юридической силе КЭП на смартфоне и на токене одинаковы. Разница в удобстве и совместимости — мобильной подписью можно пользоваться прямо со смартфона, но ее поддерживают не все сервисы. КЭП на токене работает в большем числе систем, поэтому пока остается более универсальным вариантом.

Собрали в таблицу основные различия:

ФНС разрешает одновременно иметь мобильный сертификат и сертификат КЭП на токене. Так что мобильную подпись можно использовать, когда нужно быстро подписать документ вне офиса, а токен оставить для работы с сервисами, которые не поддерживают подписание со смартфона.