HRM-система

Human Resource Management переводится как «управление человеческим ресурсом». В России чаще используют термин «система управления персоналом». HRM-система помогает упорядочить и стандартизировать HR-процессы, автоматизировать рутинные задачи и отслеживать статус сотрудников на всех этапах от найма до увольнения.

HRM-система содержит историю взаимодействия с сотрудником на всех этапах карьеры

Система управления персоналом похожа на CRM-систему. Отличие в том, что HRM-система фиксирует историю взаимодействия компании не с клиентом, а с сотрудником. База данных хранит всю информацию о человеке с момента найма:

• личные и контактные данные;
• трудовой договор и прочие документы;
• текущий статус и проекты;
• данные о пройденном обучении;
• оценки от руководителей и коллег;
• карьерный план развития. 

Карточка сотрудника в HRM-системе «Neon»

 

HRM-система предназначена не только для HR-специалистов. Доступ к программе есть у руководителей и сотрудников подразделений. 

Работники через личный кабинет подают заявления, запрашивают справки, проходят обучение и опросы. А руководители согласовывают заявки и оценивают работу сотрудников.

В чем разница между КЭДО, HRM и HCM

КЭДО, HRM-системы и HCM-системы — это программные продукты для управления персоналом. Отличаются они функционалом. 

КЭДО — это кадровый электронный документооборот. Сервис нужен для обмена юридически значимыми документами между сотрудником и работодателем. Через КЭДО происходит оформление трудовых договоров, командировок, отпусков, переводов, должностных инструкций.

HRM-системы (Human Resource Management) помогают автоматизировать не только документооборот, но различные бизнес-процессы. Нанимать новый персонал, ставить задачи сотрудникам, оценивать их эффективность, собирать аналитику. 

HCM-системы (Human Capital Management) ориентированы на развитие сотрудников. Они включают в себя систему обучения и развития, программы для повышения мотивации и вовлеченности сотрудников, управления карьерой и формирования внутреннего кадрового резерва.

 

На практике в России термин «HCM-система» используют редко. Сервис, который включает кадровый документооборот, инструменты автоматизации найма, аналитику, систему обучения и мотивации обычно называют просто HRM-системой.

Зачем нужна HRM-система

Небольшие компании для HR-процессов используют простые и доступные инструменты: Google Таблицы, Google Формы, мессенджеры, почту.

Однако с ростом компании и количества сотрудников HR-менеджерам все сложнее переключаться между разными программами и инструментами, возникает хаос в процессах. В этот момент нужно задуматься о внедрении HRM-системы.

HR-процессы до и после внедрения HRM-системы в «MTC-банке»

HRM-система помогает оптимизировать процессы управления персоналом, он объединяет разные инструменты в одной программе. HRM-система нужна чтобы:

• хранить большой объем информации о сотрудниках в одном месте;
• повысить эффективность найма, снизить текучку и увеличить удержание персонала;
• автоматизировать документооборот и рутинные задачи;
• упорядочить процессы и снизить количество ошибок, в том числе юридических;
• оптимизировать затраты на найм, документооборот и оплату труда;
• повысить мотивацию, вовлеченность и производительность сотрудников.

Функции HRM-систем

Кадровый учет и документооборот

Основа любой HRM-системы — это сервис электронного документооборота и кадрового учета. Программа позволяет специалистам по кадрам легко оформлять, увольнять, переводить сотрудников, готовить необходимые справки и документы. Использование специального сервиса снижает количество ошибок и нарушений законодательства.

Сотрудники получают возможность быстро заполнять и подписывать заявления, дополнительные соглашения договорам и другие важные юридические документы. 

Кадровый электронный документооборот в сервисе «МояКоманда»

Программа позволяет вести учет рабочего времени, быстро согласовывать отпуска, отгулы. Некоторые сервисы могут отслеживать фактическое время работы, опоздания и переработки. Для этого их интегрируют с пропускными системами или рабочими программами сотрудников.

Учет рабочего времени в сервисе «Первая форма»

Автоматизация найма

HRM-система автоматизирует подбор персонала. Внутри одного сервиса специалисты видят заявки от подразделений на нового сотрудника, размещают вакансии на нескольких ресурсах, собирают базу резюме, оценивают и сортируют их, общаются с кандидатами и проводят онлайн-собеседования.

Все действия по найму происходят в одном сервисе, HR-менеджеру не нужно переключаться между мессенджерами, сайтами и другими программами

Программа отслеживает статус каждого кандидата, решения по итогам собеседования, а также позволяет запланировать следующий этап. Чтобы не забыть о встречах и задачах, можно настроить оповещения.

Статистика и аналитика

HRM-сервисы собирают большое количество данных, которые позволяют проанализировать эффективность найма.

Программа считает скорость закрытия вакансии, конверсии на каждом этапе воронки найма, затраты на найм, анализ источников кандидатов, причины отказа, а также показатели текучести кадров и удержания сотрудников. 

Ключевые показатели эффективности воронки найма в сервисе «Поток»

На основе статистики специалисты принимают более обоснованные и взвешенные решения касательно кадровой политики и процесса найма. Например, отказаться от размещения вакансий на какой-либо платформе, так как она приводит мало качественных кандидатов. Или повысить заработную плату, если кандидаты отказываются от вакансии из-за низкой оплаты труда.

Данные о причинах отказа в Talantix

Онбординг и обучение

Онбординг в найме — это процесс адаптации нового сотрудника. Он включает в себя знакомство с коллегами, корпоративной культурой, рабочими задачами и инструментами.

HRM-системы позволяют организовать базу знаний или учебный курс внутри платформы. Новые сотрудники последовательно знакомятся с материалами, проходят тесты, а их прогресс отображается в личной карточке.

Корпоративные базы знаний нужны не только новым, но и текущим сотрудникам: для повышения квалификацию, изучения новых инструментов или изменений в законодательстве, при переводе в другое подразделение или повышении.

Статистика обученности персонала и база знаний на платформе «Эквио»

Постановка целей и задач

Платформы для управления персоналом содержат встроенные инструменты, с помощью которых можно ставить цели и задачи как отдельным работникам, так и целым подразделениям.

Сотрудник в личном кабинете видит задачи, которые ему направили, их сроки и статус.

Задачи сотрудника HR-отдела

Руководитель видит задачи подчиненных или задачи команды, если над проектом работает несколько отделов с разными руководителями, контролирует выполнение работ. Кроме того у руководителя есть собственные задачи, как по документообороту, например согласовать отпуск, так и рабочие, по конкретным проектам.

Раздел «Задачи команды» в сервисе «Пульс». Руководитель видит текущие задачи команды, их статус и сроки

В некоторых сервисах можно оставлять комментарии к задачам. Сотрудники обсуждают прогресс в работе или возникшие сложности. Такая функция упрощает коммуникацию, особенно если выполнение задачи зависит от сотрудников из разных подразделений.

Переписка по задаче в HRM «Первая форма»

Оценка сотрудников

Компания оценивает не только производительность и эффективность конкретных сотрудников, но и их личных качества: умение работать в команде, проактивная позиция, любовь к самообучению. Это помогает выявить наиболее ценных и перспективных сотрудников.

Производительность оценивается по достижению конкретных целей и KPI, предусмотренных на данной должности. Программа содержит данные о плановых и фактических показателях работы, считает количество выполненных целей и задач.

Специальные инструменты позволяют проводить опросы руководителей и коллег о личных и профессиональных качествах сотрудника. А также анкетировать самого работника, чтобы оценить его удовлетворенность коллективом, задачами, выяснить уровень лояльности, разработать индивидуальную систему мотивации.

Данные опросов автоматически появляются в профиле сотрудника

Наиболее ценные и талантливые сотрудники формируют внутренний кадровый резерв. Это будущие руководители или ведущие специалисты направления. Для таких сотрудников составляют ИПР — индивидуальный план развития. Он представляет собой список конкретных шагов, которые необходимо предпринять для карьерного роста. Например, пройти дополнительное обучение, развить определенные навыки, реализовать сложный проект.

Система показывает, что три специалиста из кадрового резерва «перегреты», они уже давно ожидают повышения. Необходимо найти пути карьерного роста или дополнительные способы мотивации, чтобы удержать сотрудников

Программа мотивации

Важная часть системы управления персоналом — это программа мотивации.

Большинство компаний используют денежную мотивацию. Сотрудники получают премии за выполнение KPI и поставленных целей. HRM-система делает процесс премирования понятным и прозрачным для сотрудника. 

Видеть премии всех сотрудников может только руководитель

На мотивацию положительно влияют и нематериальные стимулы. HR-специалисты проводят опрос, чтобы выяснить ценности сотрудников. На основе данных разрабатывают различные программы. Например, компания приглашает тренера по йоге по средам или открывает корпоративный детский сад рядом с офисом. Сотрудник не получает денег напрямую от работодателя, но его лояльность все равно увеличивается.

HRM-система позволяет геймифицироавть рабочий процес. За выполнение задач и целей сотрудникам начисляется корпоративная валюта, которую они могут потратить в специальном магазине бонусов

Главные мысли