Конференция — это собрание или совещание представителей разных профессий, бизнеса и организаций для обсуждения выбранных тем.
Во время конференции спикеры презентуют свои доклады или участвуют в обсуждении на круглых столах.
Посетители слушают выступления, задают вопросы, презентуют свои проекты на тематических стендах или ищут полезные знакомства.
The Next Web Conference — одна из крупнейших конференций для предпринимателей. Каждый год она собирает около 15 тыс. бизнесменов, маркетологов и основателей стартапов. Люди приезжают сюда, чтобы перенять новый опыт и найти полезные контакты
Какими бывают конференции
Бизнес-конференция. Как правило, мероприятие, которое организует компания для партнеров, клиентов и основных потребителей продукта. Для бизнес-конференции выделяют основную тему, а на тематических выступлениях и дискуссиях ее обсуждают.
Чтобы попасть на бизнес-конференцию, нужно заранее зарегистрироваться.
Часто там организуют отдельное пространство для стартапов, где компании могут презентовать свои продукты и услуги гостям.
Пресс-конференция. Такие встречи проводят, когда необходимо осветить важное событие или новость, которые интересны общественности. В пресс-конференции участвуют СМИ, которые задают интересующие вопросы спикерам: сотрудникам госорганов, бизнеса или популярным личностям.
Научная, или научно-практическая конференция. Мероприятие собирает представителей научных и исследовательских институтов по определенному профилю.
Спикеры на такой конференции выступают с научными докладами, которые предлагают решение одной из проблем по выбранной теме конференции.
Отдельно в рамках конференции организуют панельные дискуссии и круглые столы, где гости могут обсудить тематические вопросы в кругу единомышленников.
Научные конференции обычно проходят в научных учреждениях, выставочных комплексах и профильных лабораториях.
Также все эти виды конференций могут проходить в онлайн-формате. Тогда к их названию добавляют приставку веб- или видео-.
Далее подробнее разберем особенности бизнес-конференций, потому что они являются наиболее популярным форматом такого рода мероприятий.
Основные этапы организации бизнес-конференции
Определение концепции. Необходимо выделить основную тему, или главную идею мероприятия. Четко сформулированная концепция объединит доклады спикеров, а участникам будет понятно, зачем они оплачивают билеты на конференцию.
Составление плана. У мероприятия должно быть расписание всех выступлений и дискуссий с указанием перерыва на отдых и кофе-брейки. Важно, чтобы у каждого доклада был лимит на продолжительность выступления, а также заложено время на вопросы аудитории.
В программе конференции Digital-осень выступления спикеров короткие, не дольше 30 минут. Такой подход не даёт слушателям заскучать
Выбор спикеров. На бизнес-конференции должны выступать спикеры, которые являются экспертами в выбранной сфере или имеют кейсы успешных проектов. Хорошо, если кроме заявленных участников у организаторов будут запасные герои. Их можно будет пригласить на случай внезапной отмены основного состава спикеров.
Поиск спонсоров. Как правило, у всех бизнес-конференций есть свой пул спонсоров и партнеров мероприятия. Обычно бренды-партнеры выделяют финансовую помощь в организации или предлагают бесплатно свою продукцию, а СМИ и блогеры делают рекламу: освещают конференцию у себя на сайте или в соцсетях.
На сайте конференции «День Бренда» логотипы главных партнеров и спонсоров мероприятия закреплены в шапке страницы
Организация еды и трансфера. Если бизнес-конференция длится больше 4-5 часов, понадобится организовать питание для гостей. Это могут быть бесплатные кофе-брейки или полноценные обеды, которые включены в стоимость билета.
Спикерам, которые приезжают издалека, организуют трансфер и иногда даже обеспечивают проживание.
Работа после конференции. Когда мероприятие заканчивается, организаторы могут договориться о публикациях в СМИ по результатам выступлений. Также во время бизнес-конференций у гостей и участников собирают отзывы, которые потом используют в промокампаниях следующих мероприятий.
Организаторы конференции AgroCode Hack опубликовали пост-релиз в формате видеообзора на сайте «РБК Отрасли»
По опыту могу сказать, что обычно процесс идёт несколько иначе :). Я была и аккредитованным журналистом на нескольких конференциях, и организатором таких событий, и спикером.
Работа со СМИ начинается ещё до конференции. Организаторы делают рассылку по интересным для них СМИ и предлагают журналистам посетить мероприятие. Конечно, чтобы издание заинтересовалось конференцией, нужно рассказать, что такого интересного там будет, может, важная для страны/отрасли тема, звёздный спикер, крупные компании и т. д. Если контент будет действительно стоящий, то такую публикацию выпустят бесплатно. В противном случае — только через коммерческий отдел на правах рекламы.
Для чего посещать бизнес-конференции
Получить новые знания и инсайты. Слушатели посещают конференции, чтобы узнать о новых трендах в интересующей сфере, получить свежие статистические данные от аналитиков и систематизировать знания по знакомым темам.
Часто спикеры делятся кейсами проектов и рассказывают лайфхаки из собственного опыта.
После бизнес-конференции организаторы нередко предлагают купить видеозаписи выступлений, к некоторым даже прилагают конспекты. Так посетители смогут в любое время вернуться к материалам, чтобы не упустить ничего важного
Встретиться с коллегами. Специалисты разных компаний часто поддерживают связь, но из-за загруженного графика не находят времени для встречи. На бизнес-конференции они могут провести время с пользой на лекциях, а во время перерыва обсудить последние новости с коллегами.
Познакомиться с нужным человеком. На бизнес-конференциях люди могут находить нужных сотрудников, клиентов, подрядчиков и партнеров. Чем более известная и статусная конференция, тем больше шансов, что на нее приедут профессионалы и именитые предприниматели или инвесторы.
Многие посетители заранее публикуют в соцсетях, что собираются на конференцию и ставят хэштеги. Через них единомышленники и находят друг друга, заранее договариваются о встрече на конференции.
Некоторые бизнес-конференции предлагают посетителям зарегистрироваться в приложении. Здесь можно заполнить аккаунт, найти интересных участников и гостей и написать им в чат, чтобы назначить личную встречу на конференции
Найти полезные решения для бизнеса. Предприниматели не всегда успевают следить за новинками технологий, которые усиливают бизнес. Например, компании нужна новая CRM-система, но разбираться самостоятельно в предложениях нет времени. Тогда представители компании могут посетить тематическую конференцию по CRM. Скорее всего, на конференции будут стартапы и проекты подходящих программ. Нужно только подойти к стендам проектов и получить консультацию от разработчиков. Часто на бизнес-конференциях посетителям предлагают персональную скидку, демо-доступ или другой полезный бонус для компании.
На стендах конференции посетители могут найти нужное решение для своего проекта и даже сразу подписать договор о сотрудничестве с подрядчиками
Подсмотреть идеи рекламных активностей. Организаторы тщательно прорабатывают дизайны стендов, готовят необычные сувениры для подарков и промоматериалы. Побродив по залам конференции, можно вдохновиться на новые идеи для своего бизнеса или мероприятия.
Решить маркетинговые задачи. Многие посетители используют бизнес-конференции, чтобы предложить свои услуги или обменяться визитками с потенциально заинтересованными клиентами. Для этого гости берут с собой промоматериалы или сувениры, которые можно быстро презентовать при знакомстве.
Полезно также анонсировать посещения конференций в соцсетях. Это показывает партнерам и клиентам, что человек не пропускает важные ивенты, интересуется трендами и активен в своей сфере.
Я бы ещё рекомендовала участвовать в бизнес-конференциях в качестве спикера — при возможности, конечно. Это хороший способ повысить узнаваемость компании и личного бренда выступающего. Наша клиентка, руководитель студии видеопродакшена, регулярно получает поток клиентов именно благодаря публичным выступлениям.
Главные мысли
