Методы и этапы управления проектами
Идеи

5 методов и этапов управления проектами

Эффективно работаем и быстрее решаем задачи

Управление проектами —  процесс, который помогает согласовать действия команды для решения какой-то задачи.

Например, компании нужно создать сайт. Сначала она планирует будущий ресурс и думает, как он поможет клиентам. Потом нанимает разработчиков, дизайнеров, копирайтеров и ставит им задачи. Когда сайт создан, его передают на следующий этап — продвижение, а затем — на оценку эффективности для бизнеса.

По сути это и есть управление проектами: перед бизнесом стоит задача → он решает её с помощью планирования и постановки заданий → оценивает готовый продукт.

Важность управления проектами доказал Институт проджект-менеджмента в 2020 году. Там подсчитали, что без грамотного управления вероятность провала при запуске нового продукта увеличивается вдвое. Кроме того, специалисты выяснили, что 11,4% ресурсов компаний тратятся впустую из-за некачественных процессов управления проектами.

Какие бывают методы управления проектами

Есть несколько методов управления проектами: Waterfall, Agile, Scrum, Kanban, Lean, Six Sigma, CPM. (Выделяют и другие, но мы остановимся на часто используемых в бизнесе.)

Такую классификацию мы составили благодаря статье на сайте Asana — компании, которая помогает управлять бизнес-процессами. Но классификация Asana — не единственная. Некоторые проджект-менеджеры распределяют методы по-своему.

Анастасия Захарова
Анастасия Захарова

основатель бизнес-школы по обучению проджект-менеджеров онлайн-проектов, сертифицированный аудитор СМК

На самом деле, существует всего два метода управления проектами: Waterfall — классический метод управления проектами, и Agile — гибкое управление проектами.

Есть ещё такое понятие как методики — это готовый алгоритм применения метода. К методикам относятся Scrum, Kanban, Lean, Six Sigma и пр.

Каскадный метод или водопад — Waterfall

Каскадный метод, его ещё называют классическим, — это линейный подход к процессу, в котором работа разбивается на несколько этапов. Команда завершает один этап — и начинает следующий.

Работает метод так: менеджер проекта собирает требования и пожелания от заказчика → создаёт проект → внедряет его → тестирует → дорабатывает недостатки → снова внедряет в бизнес. 

Метод Waterfall применяют для больших и длительных проектов, которые не получится выполнить одним этапом.

Например, нельзя запустить email-рассылку, пока у компании нет готовой базы, созданного контента и продукта, который она будет продвигать через письма. Другой пример — строительство дома. Оно всегда разбивается на этапы, потому что нельзя поставить крышу, пока не залит фундамент.

pic
Так выглядит метод водопада

Плюсы метода. Легко делить работу на этапы и соблюдать очерёдность.

Минусы метода. Нельзя корректировать процесс работы. Не подходит для задач, где есть много подпроектов. Например, разработка ПО в IT-сфере.

Анастасия Захарова
Анастасия Захарова

основатель бизнес-школы по обучению проджект-менеджеров онлайн-проектов, сертифицированный аудитор СМК

Современным компаниям я рекомендую присмотреться к классическому методу управления и адаптировать под потребности своего проекта. 

В этом случае ТЗ станут более чёткими и понятными для исполнителя и, как результат, будет меньше доработок и разногласий. 

Конечно, не всегда можно использовать классический метод, но использовать частично и миксовать с гибким методом — вполне реально. Вот небольшой чек-лист от меня, который поможет определить, подходит вам каскадный метод управления: 

  • ваш проект — со строгим бюджетом и сроками, например, строительная и инженерная сферы;
  • проект с неизменным содержанием, т.е. такой, в котором нельзя вводить изменения по ходу выполнения.

Гибкий метод управления — Agile

Этот метод делится на Scrum и Kanban.

Scrum. Делит всю работу на несколько коротких промежутков времени — спринтов. Команды собираются на короткие совещания, на которых планируют будущую работу на 15 или 30 дней. Потом собираются вновь и «планируются» на следующие 15 или 30 дней. И так далее. Благодаря Scrum-методу команды не перегружаются и всегда могут перераспределить приоритеты в проектах.

Сам процесс начинается с бэклога — списка работы, которую нужно выполнить. В Scrum есть два бэклога:

  • Первый — бэклог продукта, который составлен с учётом приоритета. 
  • Второй — бэклог спринта, который прописан на следующие 15–30 дней. В бэклог спринта вносят список задач, которые нужно решить за определённый промежуток времени — ближайший спринт.

Затем команда проводит спринт — работает 2 или 4 недели и каждый день собирает небольшие совещания. Это помогает проверить, на какой стадии спринта находится компания. После очередного спринта компания выпускает на рынок готовый продукт либо оценивает спринт и формирует задачи на следующий.

pic
Так работает метод Scrum

Scrum подходит для стартапов, малого, среднего и крупного бизнесов. Например, по такой методологии работают Amazon, Apple и Microsoft.

Kanban. Если Scrum фокусируется на спринтах, то Kanban — на задачах. В его основе лежат интерактивные доски для управления проектами, в которых рабочий процесс и прогресс видны всем участникам. 

Такая методика подходит для любых бизнес-процессов. Обычно её используют в виде карточек, которые перемещают слева направо по интерактивной доске. А саму доску делят на несколько колонок. Например:

  • в очереди;
  • в процессе;
  • завершено.
pic
Для использования методологии Kanban часто используют Trello или Asana — это популярные сервисы

Плюсы обоих методов. Гибкая структура, поэтому можно менять план в процессе работы. 

Минусы обоих методов. Нет чёткого плана, поэтому реализация проекта может затянуться. Конечный проект может долго создаваться и постоянно масштабироваться, потому что конечной даты сдачи никто не устанавливает. Регламентируются только промежуточные спринты.

Анастасия Захарова
Анастасия Захарова

основатель бизнес-школы по обучению проджект-менеджеров онлайн-проектов, сертифицированный аудитор СМК

Применять метод Agile можно в нескольких случаях:

  • Если постоянно меняется содержание проекта, например, разработка и обновление приложений.
  • Если нет понимания конечного результата, а есть только общие представления, каким должен получиться проект в итоге.
  • Если нужно очень быстро вносить изменения в проект. Например, чтобы успевать за нововведениями конкурентов.

Бережливое управление проектами — Lean

Метод называют также скоростной разработкой. Суть: компания даёт пользователям пока ещё не готовый продукт, чтобы получить отзывы и исправить замечания.

Такое управление помогает создать продукт, который будет максимально отвечать потребностям аудитории. Кроме того, это помогает сэкономить время и деньги на постоянные обновления и тестирование новых версий разработки.

Метод подходит для любых бизнесов, в которых можно создать MVP — минимально жизнеспособный продукт. Например, сервис по заказу такси может сделать программу в конструкторе приложений, собрать обратную связь и выпустить другое приложение с собранными пожеланиями от клиентов.

pic
Ходят легенды, что так создаются шедевры

Плюсы метода. Помогает контролировать, нравится клиентам продукт или нет.

Минусы метода. Долгий процесс от создания плана до выпуска конечного продукта.

Метод шести сигм —  Six Sigma

Six Sigma работает так: компания заранее определяет, что должно быть в будущем проекте. А потом в процессе разработки ищет все ошибки в проекте, исправляет их и улучшает продукт. Часто метод шести сигм используют для контроля качества разработки, а не для управления проектом.

Теория шести сигм опирается на шесть пунктов:

  1. Проявлять интерес к клиенту — нужно следить за потребностями клиентов и анализировать их.
  2. Управлять на основе проверенной информации и фактов — не полагаться на различные предположения.
  3. Ориентироваться на производственный процесс — управлять работой и оптимизировать бизнес-процессы.
  4. Управлять на опережение — не ждать возможных изменений, а предупредить их, когда они только зарождаются.
  5. Сотрудничать с клиентами и поставщикам — вести бизнес прозрачно.
  6. Постоянно улучшать бизнес-процессы.

Motorola предложила разделять шесть сигм на 5 технологических этапов:

Определение потребности клиентов (Define). Менеджеры составляют портрет клиента и решают, как их обслуживать. Это помогает определить масштаб и цель проекта. 

Измерение производительности процесса (Measure). Когда проект выпущен, менеджеры оценивают, насколько хорошо он решает проблемы пользователей.

Анализ недостатков (Analyze). Менеджеры выделяют все проблемы проекта и думают, почему какая-то часть проекта не работает или не справляется с задачами.

Совершенствование системы (Improve). Если менеджеры нашли проблемы — изменяют и улучшают бизнес-процессы. 

Проверка изменений (Control). После того, как исправили проблемы, менеджеры проверяют, стал ли продукт работать лучше.

pic
А это уже метод управления шести сигм на этапах DMAIC

Метод шести сигм подходит бизнесу из сферы услуг, потому что он контролирует повторяющиеся операции. И чем лучше он их будет контролировать, тем больше будет зарабатывать.

Такой метод управления используют в Starbucks, Coca-Cola, Walmart. 

Плюсы метода. Помогает создать наиболее качественный продукт.

Минусы метода. Долгий срок создания плана.

Метод критического управления — CPM

В этом случае менеджеры прописывают все нужные действия, которые помогут создать проект. После этого они определяют длительность всех задач и прописывают последовательность действий.

По сути, метод определяет самую длинную последовательность задач, которые нужно закрыть для завершения проекта. Кроме того, это помогает понять, какие задачи можно выполнять одновременно, а какие — в строгой последовательности.

Подходит для любых бизнесов, которые планируют проект на длительный срок.

pic
Так выглядит метод критического управления

Плюсы метода. Помогает подробно спланировать проект и расставить приоритеты.

Минусы метода. Сложно распланировать задачи и сроки выполнения.

Из каких этапов состоит каждый метод

Основные этапы проджект-менеджмента описаны в книге «Руководство к своду знаний по управлению проектами». Её составил Институт проджект-менеджмента (США) в 1996 году. В издании выделяют пять этапов:

  1. Инициация. 
  2. Планирование. 
  3. Исполнение. 
  4. Мониторинг. 
  5. Завершение. 

Поговорим о каждом.

Инициация

На этом этапе проект ещё не подтвержден и не запланирован. Цель этапа — понять, зачем этот проект, какие задачи он решает и стоит ли его разрабатывать. Для этого нужно пройтись по нескольким пунктам:

Бизнес-сценарий проекта. Например, компания по продаже садового оборудования теряет деньги, потому что у неё нет интернет-магазина, а клиенты не хотят идти в офлайн-точку.

Выгода от разработки. Интернет-магазин привлечёт новых покупателей, улучшит клиентский опыт и поможет прорекламировать товары бизнеса.

Показатели успеха. Например, интернет-магазин повысит продажи в два раза, потому что теперь клиентам будет проще оформить заказ.

Если на этой стадии команда понимает, что разработка интернет-магазина выгодна — проект переходит на следующий этап.

Планирование

Следующий этап — запланировать, что именно бизнес хочет получить от нового продукта и сколько времени придётся потратить на разработку. Но перед этим нужно ответить на вопросы:

  • Какая цель у проекта.
  • Какие ключевые показатели эффективности (KPI).
  • Когда нужно оценивать проект.
  • Какой бюджет.
  • Какие риски.
  • Сколько людей из команды будут задействованы.

Вернёмся к примеру с магазином и спланируем, что мы хотим получить от разработки.

Цель — разработать интернет-магазин по продаже садовой техники, который повысит продажи в два раза. Срок разработки — до 31 декабря 2022 года. Бюджет — 300 000 рублей. Риски — сайт не будет приводить клиентов из поиска и не увеличит продажи. Чтобы сделать проект, понадобятся: HR, веб-разработчики, графический дизайнер и команда по контенту.

Готовый план можно сделать в виде дорожной карты и рассылать сотрудникам.

Выполнение

После инициации и планирования менеджеры создают проект. На этом этапе перед сотрудниками появляются новые задачи:

Следить за выполнением проекта. Это мониторинг и отчётность по проекту — чтобы убедиться, что задача выполняется своевременно.

Управлять расходами. Менеджеры контролируют, сколько денег уходит на зарплаты, оплату подписок и т.д. Нужно для того, чтобы не выйти из запланированного бюджета.

Управлять закупками. Сюда входит покупка подписок, аренда помещений или контракты с внешними специалистами.

Следить за качеством. Если стадии по проекту закрывают в срок и расходы не превышают бюджета — это не гарантия успешного проекта. Поэтому менеджеры следят, чтобы проект на всех стадиях соответствовал ожиданиям, и согласуют его с руководителем.

Мониторинг

Обычно этот этап идёт одновременно с предыдущим. На нём менеджеры проверяют, на какой стадии находится проект, и предоставляют отчётность руководителю.

Завершение

На этом этапе права на проект передают заказчику, подписываются необходимые документы. Дальше заказчик запускает проект и анализирует, работает он или нет.

Лайфхаки от экспертов по управлению проектами

Задали ещё несколько вопросов нашим экспертам, чтобы лучше разобраться в теме.

Проектами всегда управляют только по одному методу или их можно комбинировать?

Артюхин Алексей
Артюхин Алексей

Senior Project Manager, Cisco Systems

В современном IT-мире нечасто можно встретить чистый Scrum, Waterfall и так далее. Обычно руководители и команды подстраивают фреймворки и методологии под свою ситуацию. Поэтому на выходе получается так называемый «гибридный» подход — по сути, комбинация гибких и каскадных методик. Зачастую это является оптимальным решением проблемы.

Какие плюсы и минусы у разных методов?

Артюхин Алексей
Артюхин Алексей

Senior Project Manager, Cisco Systems

В книге Тома ДеМарко и Тимоти Листера «Вальсируя с медведями» наглядно показано, как часто сложные проекты, реализуемые по каскадной методологии, не вписываются в сроки и бюджеты. 

К сожалению, мы не в состоянии точно, а иногда даже примерно оценить проекты с большим количеством неизвестных. В этом случае на помощь приходят гибкие методологии, которые позволяют адаптироваться на ходу и получить быструю обратную связь. Это в конечном итоге даёт большую ценность для бизнеса. 

Но за гибкость и возможность быстрых изменений приходится платить невозможностью долгосрочного планирования, что не всегда вписывается в корпоративные стандарты.

Анастасия Захарова
Анастасия Захарова

основатель бизнес-школы по обучению проджект-менеджеров онлайн-проектов, сертифицированный аудитор СМК

Я как проджект-менеджер вижу много плюсов в использовании методов управления проектами. Дело в том, что даже самые разнообразные инструменты управления задачами не работают, если не объединить их в систему. Под инструментами управления я имею ввиду планировщики задач, трекеры, календари и пр.

В онлайн-проектах вот ещё пару лет назад не пытались как-то управлять проектом и выстраивать в нём систему. Но по мере роста команды и оборота всё равно стали к этому приходить. Я оказывалась в проектах, в которых царил хаос и деньги терялись буквально на каждом шагу, а после внедрения планирования, распределения задач по команде, грамотного управления рисками и т.д. мне удавалось увеличивать оборот компании минимум в 2 раза за месяц без дополнительных вложений. 

Один из случаев — с 1 млн рублей оборот проекта вырос до 2,7 млн за 3 недели. Название компании, к сожалению, сказать не могу.

Поэтому вот несколько моментов, которые я бы выделила для методов управления проектами:

  • разбивайте объёмную задачу на конкретные шаги;
  • определяйте исполнителя по каждой задаче;
  • определяйте дедлайны для каждой задачи или подпроектов;
  • управляйте бюджетом проекта;
  • создавайте план, который понимает вся команда;
  • внедряйте и/или оптимизируйте корпоративную коммуникацию в проекте.

А из минусов я бы выделила один — сроки внедрения методов управления в проект. Сейчас я не могу сказать однозначно, сколько времени уйдёт на внедрение управления, потому что на это влияет несколько факторов: размеры проекта, количество сотрудников в компании, её обороты и т.д.

А есть какой-то универсальный метод управления проектами?

Анастасия Захарова
Анастасия Захарова

основатель бизнес-школы по обучению проджект-менеджеров онлайн-проектов, сертифицированный аудитор СМК

Я предпочитаю использовать одновременно классический и гибкий методы управления.

Я работаю с онлайн-проектами уже более 5 лет и для себя определила, что для них метод Waterfall плюс гибкое управление подходит идеально. 

Waterfall позволяет избежать большого уровня стресса, потому что на все этапы по решению задач отводится достаточно времени. А у руководителя проекта появляется время на решение возможных проблем.

А гибкое управление позволяет вносить изменения в содержание проекта по ходу.

Артюхин Алексей
Артюхин Алексей

Senior Project Manager, Cisco Systems

Выбор методики управления определяется несколькими факторами:

  • количеством неизвестных на старте; 
  • необходимостью внесения изменений в процессе; 
  • корпоративными и индустриальными стандартами; 
  • форматом заключённого договора и др. 

Если не вдаваться в детали, можно сказать, что понятные и хорошо прогнозируемые проекты имеет смысл реализовывать по каскадной методологии, а проекты с большим количеством неизвестных и требующих гибкости — явный кандидат на Agile.

Для примера возьмём два проекта, которые отличаются по своей сути: первый — разработка нового ПО, второй — замена физических серверов в дата-центре. В первом случае я буду применять Agile-методики, потому что нельзя заранее запланировать на 100% то, как будет выглядеть конечное ПО.

А во втором случае подойдёт чистый Waterfall, потому что возможные проблемы, сроки и результаты по смене серверов можно просчитать заранее. Поэтому я считаю, что нет единственного и универсального метода управления проектами. Выбор всегда зависит от ситуации с большим количеством переменных.

Главное — не бойтесь менять процессы в идущем проекте и постоянно думать, что ещё и как можно улучшить. Пробуйте и экспериментируйте вместе с командой.

Комментарии