Советы

Как составить предложение о сотрудничестве

Чтобы клиент и не подумал отказаться
Как составить предложение о сотрудничестве

Один из основных способов поиска партнёров, сотрудников или клиентов — письма с предложением о сотрудничестве. Но чтобы получить нужный результат, важно правильно написать такое сообщение. Рассказываю, как составить предложение о сотрудничестве.

Зачем пишут письма с предложением о сотрудничестве

Письмо с предложением о сотрудничестве — это обращение к отдельному человеку или организации, которое отправляют в качестве приглашения к партнёрству или совместной работе. Например, компания хочет возобновить отношения с бывшими партнёрами, наладить деловые отношения с контрагентами, нанять специалистов или привлечь новых клиентов.

В зависимости от существующих отношений между отправителем и получателем, есть три типа предложений о сотрудничестве:

Холодные. Такие email пишут для первого знакомства. Их основная задача — привлечь внимание, рассказать о предложении, начать взаимоотношения. Чаще всего в холодных письмах кратко описывают суть предложения и свои ожидания от получателя.

Руководителю компании «Феникс»

Смирнову В.К.

от ООО «Радуга»

г.Самара, улица…, д.

Приглашение к сотрудничеству в качестве официального представителя

Уважаемый Виктор Константинович!

Наша организация ООО «Радуга» предлагает вам сотрудничество в качестве нашего основного представителя в регионе. Мы хотим, чтобы вы стали основным поставщиком нашей продукции в Самаре и прилегающих населённых пунктах.

ООО «Радуга» осуществляет собственное производство стройматериалов на протяжении 15 лет. Качество наших материалов подтверждают сертификаты и отзывы клиентов.

Со своей стороны мы гарантируем бесперебойные поставки, выгодные условия закупки и различные бонусные предложения. Партнёрство с вами нам интересно по той причине, что нас впечатлила организация работы и сервиса в ваших магазинах.

Подробно узнать об условиях сотрудничества можно по телефону 8 (ххх)-ххх-хх-хх — руководитель отдела регионального развития Петрова Елена Семёновна. Также готовы подробно ответить на ответное письмо.

С уважением, генеральный директор ООО «Радуга»

Самойлов Александр Борисович

Тёплые. Эти письма предназначены для адресатов, которые уже проявляли интерес к сотрудничеству. Задача предложения — продолжить общение с потенциальным партнёром, обсудить подробности, договориться о созвоне или встрече. При составлении письма учитывают всю информацию, которая известна об адресате.

ООО «Волна», г.Челябинск, ул. …, д. …

тел. +7 (ххх)-ххх-хх-хх, email: …

Руководителю PR-отдела ООО «Шарм» 

Дорофееву Степану Викторовичу

 

Предлагаем партнёрство в сфере … 

 

Здравствуйте, Степан Викторович!

Пишу вам от лица компании «Волна» с предложением взаимовыгодного партнёрства. Мы с вами встречались на конференции «Название» и обсуждали вероятность сотрудничества. Вы проявили заинтересованность и хотели узнать больше о нашей деятельности. 

Со своей стороны предлагаю вам проведение презентации нашей продукции и обсуждение всех значимых нюансов. Вы можете выбрать время и место презентации — в нашем офисе или на вашей территории. 

Хочу сообщить, что наша компания заинтересована в партнёрстве с ООО «Шарм» и готова предложить выгодные условия сотрудничества. 

Если вас заинтересовало предложение, пожалуйста, свяжитесь со мной удобным способом: 

Тел.: ….

Email: …

WhatsApp: 

Благодарю за уделённое время, 

CPO ООО «Волна», 

Зальцман Алиса Марковна

Горячие. Отправляют людям и организациям, с которыми уже обсуждали сотрудничество в переписке или на встрече. Цель общения — уточнить и закрепить условия взаимоотношений. Предложение стараются максимально персонализировать.

ООО «Схема» г. Курск, 

ул…, д….

Тел.: ….

Email: …

Руководителю отдела маркетинга 

ООО «Калинка» 

Григорьевой Л.В. 

Предложение к обсуждению партнёрства

 

Приветствую вас, Людмила Валерьевна!

В продолжение нашей недавней встречи по поводу совместного проекта хочу озвучить решение нашей компании. 

ООО «Схема» готово стать постоянным партнёром ООО «Калинка». Детали и условия партнёрства предлагаю обсудить при личной встрече. Вы можете самостоятельно назначить место и время и сообщить удобным способом — по email или по телефону. 

С уважением, представитель ООО «Схема», 

Директор по маркетингу

Ситикова Маргарита Павловна

Ключевая задача любого письма с предложением о сотрудничестве — убедить адресата обсудить предлагаемые условия.

Кто составляет письмо о сотрудничестве

Как правило, в компании основу документа разрабатывает сотрудник, который знает этику делового общения, — маркетолог, специалист по коммуникациям или секретарь. Также в создании часто участвуют менеджеры по продажам, поскольку они отлично разбираются в потребностях клиентов и знают, как их заинтересовать.

Если нужно описать какие-то производственные процессы и профессиональные нюансы, то к составлению письма можно привлечь технических или профильных специалистов. Готовое письмо от компании согласуют с руководителем. Он должен одобрить и утвердить предложение.

Правила оформления письма о сотрудничестве

Предложение о сотрудничестве составляют в свободной форме — унифицированных шаблонов тут нет. Письмо можно написать от руки или напечатать, послать по email в печатной форме. В последнем случае текст пишут на обычном листе формата A4 или на фирменном бланке.

Пример фирменного бланка
Фирменный бланк обычно содержит название и контактные данные организации

Письмо с предложением пишут на имя руководителя компании либо того, кто отвечает за сотрудничество в конкретной сфере. Сведения о том, кому и от кого сообщение, оформляют в виде «шапки» письма — справа вверху. Или блок «От кого» — в левом верхнем углу страницы, а «Кому» — в правом.

Пример «шапки»
Из содержания «шапки» должно быть понятно, кто отправил предложение и для кого оно предназначено

Стиль сообщения — официально-деловой. В предложениях о сотрудничестве редко допускаются вольные обращения. Важно соблюдать правила делового этикета. Текст должен быть логичным и структурированным, а готовое письмо нужно обязательно проверить на отсутствие грамматических и орфографических ошибок.

Подписывает письмо официальный представитель компании.  Дату указывать не обязательно, но желательно — это поможет не запутаться в последующей переписке.

Пример подписи
В подписи желательно указать не только ФИО, но и полное наименование должности

Объём предложения о сотрудничестве не должен превышать одного листа. В сообщении указывают только самые важные данные. Если информации много, то лучше дождаться ответа и потом сообщить дополнительные сведения.

Структура делового письма с предложением о сотрудничестве

Общая структура письма включает:

  • Заголовок.
  • Приветствие.
  • Основная часть.
  • Обязательная информация.
  • Благодарность.

Вот примерно так выглядит пустой шаблон письма с предложением о сотрудничестве:

Кому: ______________________________

____________________________________

От кого: _____________________________

_____________________________________

Предложение о сотрудничестве _____________________

 

Здравствуйте, уважаемый  _________________________________

Мы предлагаем вам ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Контактные данные _______________________________

_________________________________________________

__________________________________________________

Благодарим за внимание и уделённое время

С уважением, (должность, ФИО) ___________________________

Рассмотрим подробнее, о чём писать в каждой части.

Заголовок

Любое предложение о сотрудничестве начинают с заголовка, который должен кратко и понятно пояснять причину обращения. Однако не стоит ограничиваться стандартными фразами вроде «Предложение о сотрудничестве». Адресат может получать десятки писем в день с подобными названиями — и очередное похожее сообщение, вероятнее всего, отправит в спам.

Важно! Не нужно путать предложение о сотрудничестве и коммерческое предложение, несмотря на схожесть форматов. В коммерческом предложении можно более подробно рассказать о своей деятельности и продукции. В письме с предложением сотрудничества избегайте слишком продающих заголовков, чтобы письмо не приняли за очередной спам. Сосредоточьтесь на том, что вам необходимо завязать контакт, начать общение.

Чтобы привлечь внимание получателя, желательно вынести в заголовок какую-то очевидную выгоду или вашу потребность. Нужно объяснить, что получит адресат или что вы хотите получить. К примеру «Рекомендуйте нас друзьям и получайте вознаграждение», «Ищем партнёров по продаже медицинского оборудования», «Приглашаем на вакансию…».

Приглашаем на работу в IT-компанию

Приветствие

Приветствие пишут в официальном стиле и начинают с классических вариантов: «Здравствуйте», «Добрый день». Форма обращения зависит от того, кто выступает адресатом. Если письмо готовите для конкретного человека, будет уместно обратиться по полному имени-отчеству. А фамилию в этом случае лучше указать в шапке письма в пункте «Кому».

Если адресатом выступает организация и неизвестно, кто будет читать сообщение, то лучше использовать нейтральное приветствие. В шапке можно указать, кому по должности предназначено сообщение. К примеру, руководителю компании или начальнику определённого отдела.

Здравствуйте, Эдуард Алексеевич!

Основная часть

Содержание основной части можно поделить на несколько фрагментов. Это:

Суть предложения. Лаконично опишите цель, ради которой составлено письмо. «Мы хотим предложить/запросить/уточнить/пригласить…». Важно очень точно сформулировать главную мысль. После прочтения 1-2 предложений адресат должен решить, хочет ли он продолжить чтение или нет.

От имени компании «ГеймАРТ» хочу пригласить вас на работу по специальности гейм-дизайнера.

Представление. Эта часть особенно важна в холодных письмах. Но желательно кратко представляться в любом типе письма, чтобы получатель мог быстро вспомнить об отправителе. Нужно сказать, кто вы (или название компании), чем занимаетесь, ваш опыт в сфере (срок существования организации). Здесь же можно указать ссылку на официальный сайт или страницу в соцсетях.

Компания «ГеймАРТ» — это московская гейм-студия, которая уже 15 лет занимается разработкой игр для разных устройств. В числе наших проектов: … Больше примеров можно посмотреть на официальном сайте … Мы сотрудничаем с клиентами по всему миру …

Почему мы. Нужно сказать о выгодах, которые вы можете обеспечить адресату. Целесообразно написать про своё конкурентное преимущество, подкрепив его социальными доказательствами и объективными аргументами — репутация, цены, клиенты, стандарты качества, гарантии.

Наша компания готова предложить вам выгодные условия сотрудничества: конкурентную зарплату (обсуждается индивидуально), соцпакет, официальное трудоустройство, гибкий график работы, регулярные премии. Также мы готовы взять на себя полное обеспечение условий для рабочей деятельности при выборе удалённого сотрудничества.

Почему вам. Также необходимо объяснить, почему предложение направлено именно этому адресату. Расскажите о своих ожиданиях от сотрудничества или партнёрства. Здесь логично написать о том, что получит адресат и почему это интересно вам.

Нас очень заинтересовали ваши работы. Мы считаем, что ваш стиль и ваши навыки соответствуют нашим требованиям и видим огромный потенциал в нашем сотрудничестве.

Обязательно делим основную часть на абзацы. Можно использовать подзаголовки для улучшения структуры.

Обязательная информация

В этом разделе следует указать:

  • юридический адрес компании;
  • адрес офиса;
  • ФИО и должность контактного лица;
  • номер телефона;
  • адрес электронной почты;
  • мессенджеры;
  • контактные данные другиех ответственных лиц (по необходимости).

Конечно, получатель должен иметь возможность сразу ответить на письмо. Однако нужно предоставить и альтернативные способы связи.

Если вас заинтересовало наше предложение, и вы готовы обсудить условия, можете ответить обратным сообщением на данное письмо либо использовать другой удобный способ связи: 

Адрес: …

Тел.: …

Email …

WhatsApp …

Telegram …

Руководитель HR-отдела:

Благодарность

В конце письма необходимо поблагодарить адресата за проявленное внимание и время, которое он уделил вашему предложению. Много писать не нужно. Это стандартная норма делового этикета и достаточно одного предложения: «Благодарим за уделённое время и надеемся на сотрудничество».

Если вам важно получить ответ в конкретный срок, то в заключении можно об этом упомянуть. К примеру, «Надеемся получить ваш ответ в течение недели» или «Срок приёма заявок с … по…». Указание точного срока для ответа полезно ещё и тем, что по его окончании вы можете написать повторно и уточнить решение собеседника.

Благодарю вас за уделённое время и жду вашего ответа. 

Буду признательна, если вы ответите в течение двух недель, поскольку от вашего ответа может зависеть решение по крупному проекту. 

Как отправлять письмо

Отправить письмо с предложением о сотрудничестве можно несколькими способами:

По email. Этот вариант самый быстрый и подходит для отправки любого типа писем. Однако холодное письмо новому адресату вполне может попасть в спам. Поэтому желательно использовать дополнительные способы связи, чтобы уведомить получателя об отправке письма. Например, спустя 2–5 дней после отправки предложения и при отсутствии ответа позвонить или написать в сообщения официальной страницы бренда в соцсетях и уточнить, было ли получено письмо.

По обычной почте. Способ более надёжен, хотя и более длителен. Подходит при налаживании новых связей с компаниями и различными организациями. Можно отправить предложение по email и продублировать обычным бумажным письмом.

Через мессенджеры. Этим вариантом можно воспользоваться для отправки тёплых и горячих писем, когда стороны уже знакомы и имеют некоторый опыт общения.

Курьером. Пригодится, если нужно вручить письмо лично в руки в точные сроки. Также курьерскую доставку можно использовать для дублирования электронного письма.