Как составить предложение о сотрудничестве

Один из основных способов поиска партнёров, сотрудников или клиентов — письма с предложением о сотрудничестве. Но чтобы получить нужный результат, важно правильно написать такое сообщение. Рассказываю, как составить предложение о сотрудничестве.

Зачем пишут письма с предложением о сотрудничестве

Письмо с предложением о сотрудничестве — это обращение к отдельному человеку или организации, которое отправляют в качестве приглашения к партнёрству или совместной работе. Например, компания хочет возобновить отношения с бывшими партнёрами, наладить деловые отношения с контрагентами, нанять специалистов или привлечь новых клиентов.

В зависимости от существующих отношений между отправителем и получателем, есть три типа предложений о сотрудничестве:

Холодные. Такие email пишут для первого знакомства. Их основная задача — привлечь внимание, рассказать о предложении, начать взаимоотношения. Чаще всего в холодных письмах кратко описывают суть предложения и свои ожидания от получателя.

Тёплые. Эти письма предназначены для адресатов, которые уже проявляли интерес к сотрудничеству. Задача предложения — продолжить общение с потенциальным партнёром, обсудить подробности, договориться о созвоне или встрече. При составлении письма учитывают всю информацию, которая известна об адресате.

Горячие. Отправляют людям и организациям, с которыми уже обсуждали сотрудничество в переписке или на встрече. Цель общения — уточнить и закрепить условия взаимоотношений. Предложение стараются максимально персонализировать.

Ключевая задача любого письма с предложением о сотрудничестве — убедить адресата обсудить предлагаемые условия.

Кто составляет письмо о сотрудничестве

Как правило, в компании основу документа разрабатывает сотрудник, который знает этику делового общения, — маркетолог, специалист по коммуникациям или секретарь. Также в создании часто участвуют менеджеры по продажам, поскольку они отлично разбираются в потребностях клиентов и знают, как их заинтересовать.

Если нужно описать какие-то производственные процессы и профессиональные нюансы, то к составлению письма можно привлечь технических или профильных специалистов. Готовое письмо от компании согласуют с руководителем. Он должен одобрить и утвердить предложение.

Правила оформления письма о сотрудничестве

Предложение о сотрудничестве составляют в свободной форме — унифицированных шаблонов тут нет. Письмо можно написать от руки или напечатать, послать по email в печатной форме. В последнем случае текст пишут на обычном листе формата A4 или на фирменном бланке.

Письмо с предложением пишут на имя руководителя компании либо того, кто отвечает за сотрудничество в конкретной сфере. Сведения о том, кому и от кого сообщение, оформляют в виде «шапки» письма — справа вверху. Или блок «От кого» — в левом верхнем углу страницы, а «Кому» — в правом.

Стиль сообщения — официально-деловой. В предложениях о сотрудничестве редко допускаются вольные обращения. Важно соблюдать правила делового этикета. Текст должен быть логичным и структурированным, а готовое письмо нужно обязательно проверить на отсутствие грамматических и орфографических ошибок.

Подписывает письмо официальный представитель компании.  Дату указывать не обязательно, но желательно — это поможет не запутаться в последующей переписке.

Объём предложения о сотрудничестве не должен превышать одного листа. В сообщении указывают только самые важные данные. Если информации много, то лучше дождаться ответа и потом сообщить дополнительные сведения.

Структура делового письма с предложением о сотрудничестве

Общая структура письма включает:

• Заголовок.
• Приветствие.
• Основная часть.
• Обязательная информация.
• Благодарность.

Вот примерно так выглядит пустой шаблон письма с предложением о сотрудничестве:

Рассмотрим подробнее, о чём писать в каждой части.

Заголовок

Любое предложение о сотрудничестве начинают с заголовка, который должен кратко и понятно пояснять причину обращения. Однако не стоит ограничиваться стандартными фразами вроде «Предложение о сотрудничестве». Адресат может получать десятки писем в день с подобными названиями — и очередное похожее сообщение, вероятнее всего, отправит в спам.

Чтобы привлечь внимание получателя, желательно вынести в заголовок какую-то очевидную выгоду или вашу потребность. Нужно объяснить, что получит адресат или что вы хотите получить. К примеру «Рекомендуйте нас друзьям и получайте вознаграждение», «Ищем партнёров по продаже медицинского оборудования», «Приглашаем на вакансию…».

Приветствие

Приветствие пишут в официальном стиле и начинают с классических вариантов: «Здравствуйте», «Добрый день». Форма обращения зависит от того, кто выступает адресатом. Если письмо готовите для конкретного человека, будет уместно обратиться по полному имени-отчеству. А фамилию в этом случае лучше указать в шапке письма в пункте «Кому».

Если адресатом выступает организация и неизвестно, кто будет читать сообщение, то лучше использовать нейтральное приветствие. В шапке можно указать, кому по должности предназначено сообщение. К примеру, руководителю компании или начальнику определённого отдела.

Основная часть

Содержание основной части можно поделить на несколько фрагментов. Это:

Суть предложения. Лаконично опишите цель, ради которой составлено письмо. «Мы хотим предложить/запросить/уточнить/пригласить…». Важно очень точно сформулировать главную мысль. После прочтения 1-2 предложений адресат должен решить, хочет ли он продолжить чтение или нет.

Представление. Эта часть особенно важна в холодных письмах. Но желательно кратко представляться в любом типе письма, чтобы получатель мог быстро вспомнить об отправителе. Нужно сказать, кто вы (или название компании), чем занимаетесь, ваш опыт в сфере (срок существования организации). Здесь же можно указать ссылку на официальный сайт или страницу в соцсетях.

Почему мы. Нужно сказать о выгодах, которые вы можете обеспечить адресату. Целесообразно написать про своё конкурентное преимущество, подкрепив его социальными доказательствами и объективными аргументами — репутация, цены, клиенты, стандарты качества, гарантии.

Почему вам. Также необходимо объяснить, почему предложение направлено именно этому адресату. Расскажите о своих ожиданиях от сотрудничества или партнёрства. Здесь логично написать о том, что получит адресат и почему это интересно вам.

Обязательно делим основную часть на абзацы. Можно использовать подзаголовки для улучшения структуры.

Обязательная информация

В этом разделе следует указать:

• юридический адрес компании;
• адрес офиса;
• ФИО и должность контактного лица;
• номер телефона;
• адрес электронной почты;
• мессенджеры;
• контактные данные другиех ответственных лиц (по необходимости).

Конечно, получатель должен иметь возможность сразу ответить на письмо. Однако нужно предоставить и альтернативные способы связи.

Благодарность

В конце письма необходимо поблагодарить адресата за проявленное внимание и время, которое он уделил вашему предложению. Много писать не нужно. Это стандартная норма делового этикета и достаточно одного предложения: «Благодарим за уделённое время и надеемся на сотрудничество».

Если вам важно получить ответ в конкретный срок, то в заключении можно об этом упомянуть. К примеру, «Надеемся получить ваш ответ в течение недели» или «Срок приёма заявок с … по…». Указание точного срока для ответа полезно ещё и тем, что по его окончании вы можете написать повторно и уточнить решение собеседника.

Как отправлять письмо

Отправить письмо с предложением о сотрудничестве можно несколькими способами:

По email. Этот вариант самый быстрый и подходит для отправки любого типа писем. Однако холодное письмо новому адресату вполне может попасть в спам. Поэтому желательно использовать дополнительные способы связи, чтобы уведомить получателя об отправке письма. Например, спустя 2–5 дней после отправки предложения и при отсутствии ответа позвонить или написать в сообщения официальной страницы бренда в соцсетях и уточнить, было ли получено письмо.

По обычной почте. Способ более надёжен, хотя и более длителен. Подходит при налаживании новых связей с компаниями и различными организациями. Можно отправить предложение по email и продублировать обычным бумажным письмом.

Через мессенджеры. Этим вариантом можно воспользоваться для отправки тёплых и горячих писем, когда стороны уже знакомы и имеют некоторый опыт общения.

Курьером. Пригодится, если нужно вручить письмо лично в руки в точные сроки. Также курьерскую доставку можно использовать для дублирования электронного письма.