Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов — это внедрение программной системы, выполняющей типовые процедуры по современным алгоритмам. Речь идет о составлении и выписке документов, контроле исполнения учетных, складских операций. Благодаря подобным нововведениям уровень работы предприятия качественно повышается.

Особенности автоматизации бизнеса

Разбираясь в том, что такое автоматизация бизнеса и что она дает, следует отметить следующие позитивные аспекты ее введения:

  • исключение рутинного и однообразного ручного труда;
  • информация обрабатывается и передается намного быстрее;
  • в едином информационном пространстве обслуживаются отдельные подразделения или все предприятие;
  • запрограммированные отчеты и документы составляются автоматически;
  • возрастает удобство оперирования базами данных, а работа становится более точной, полной и непротиворечивой;
  • подразделения или вся организация сводятся к единому комплексу, который объединяют регулярный стандартизированный документооборот и информационно-нормативная база.

Автоматизацию целесообразно проводить при наличии предпосылок к переходу или в том случае, если данный процесс неизбежен по причинам внутреннего либо внешнего характера. Она может происходить на разных уровнях:

  • Обеспечивающие процедуры. Меняется порядок исполнения типовых операций, к примеру, создания учетной и складской документации, отчетов, ведомостей, введения поправок и обновлений.
  • Функции. Речь идет о формировании решений, к которым применимы единые правила: создание складских заявок и схем поставок.
  • Бизнес. Внедрение электронного документооборота. Используется система аналитических показателей. В одном информационном пространстве для документов назначаются исполнители, сроки и контрольные действия. Мероприятия, касающиеся различных продуктов и проектов, соединяются в прослеживаемые цепочки. Благодаря этому контроль можно осуществить в любой момент времени с целью получения подробной информации касательно запланированной или сделанной работы. Доступна аналитика, по которой судят о прибыльности и эффективности реализованных операций.

Внедрение автоматизации бизнеса

Чтобы получить положительный эффект, необходимо не только потратиться на новое оборудование, но и ввести в рабочий процесс правильные изменения. Кроме программно-аппаратной перестройки проводятся организационные реформы. Во многом на их характер влияют цели и задачи компании.

Руководству стоит назначить ответственное лицо, которое будет от их имени справляться со следующими задачами:

  • анализ и постановка задач в специальном штабе;
  • составление бюджета проекта;
  • внедрение разработанных мер;
  • составление должностных инструкций для трудового коллектива;
  • перенос информации в базы данных новой платформы;
  • устранение недочетов, выявленных в ходе внедрения;
  • обучение персонала.

Это лишь общие обязанности. Нет единого списка, подходящего для каждой компании. В отдельных случаях возникают нестандартные действия, способствующие достижению намеченного результата.

Оценка этапов автоматизации бизнеса

Есть несколько стандартных этапов оценки объема работ:

  1. Изучение предприятия и постановка задач. Анализируются структура и деятельность компании, объем автоматизации, документооборот и учет, а также строение информационной системы. Составляется ТЗ.
  2. Создается предварительный проект и смета. Оценивается предположительный срок реализации намеченного плана, продумывается программное и техническое оснащение.
  3. Решаются организационные вопросы, подписывается договор. Утверждается точная техническая формулировка ТЗ, бюджет, вариант расчета, мероприятия по внедрению автоматизации, поставка, а также настройка аппаратуры. На реализацию данного этапа может быть потрачено от одного дня до нескольких недель. Многое зависит от размера компании и масштабности намеченных работ.
  4. Реализация проекта. Пишется программная часть, привозится и устанавливается оборудование, переносятся базы данных, запускаются новые рабочие процедуры. Проект поэтапно сдается. Программа может быть как трехдневной, так и растянуться на год.
  5. Завершающий этап. Подводятся итоги, обсуждаются условия поддержки нововведений. Проводится обучение персонала и окончательные расчеты.

Не имея конкретных данных о компании, сложно указать сроки реализации проекта. Прогнозы делают разве что по аналогии, опираясь на стандартный план автоматизации бизнес-процессов на похожем предприятии. Поэтому нельзя гарантировать безошибочность предварительной оценки стоимости и сроков.

Недостатки автоматизации бизнеса

Несмотря на огромное количество преимуществ, у данного подхода есть свои слабые стороны. Производственная система значительно усложнится и появится масса новых элементов, с которыми сотрудники компании могут быть незнакомы, так что придется потратить время на их обучение. Кроме того, от оборудования потребуется большая надежность.

Сложности могут появиться при переносе информации в новую базу данных. Эта процедура требует повышенного внимания, поскольку самая незначительная ошибка искажает учет.

Важна постоянная поддержка специалистов. В штате должен быть программист, обладающий специальными знаниями. Например, если автоматизируется бухгалтерия, то он должен быть в курсе действующего законодательства в данной области.

Стоит заметить, что данные неизбежные трудности носят временный характер и с лихвой окупаются преимуществами, которые в итоге приносит автоматизация. Со временем несовершенства информационной и финансовой баз сглаживаются, а работники привыкают к новому порядку работы.

Даже те, кто смотрел на нововведения с недоверием, осознают их удобство. При наиболее пессимистическом прогнозе экономический эффект заметен через несколько лет, а по среднестатистическим данным — куда раньше.