+ несколько сервисов для создания чек-листов
У нашей памяти есть неприятная особенность: периодически забывать даже важную информацию. Для дополнительного контроля придумали много разных инструментов, один из них — чек-листы. Они подходят и для бытовых ситуаций, и для рабочих процессов.
To-do — простой список дел и задач. Самый очевидный пример — план покупок, которые нужно сделать в супермаркете. Именно перед этим списком в руках мужчины бессильны все маркетологи мира.
Есть ещё инструкция — это список действий, которые нужно выполнить в определённом порядке, чтобы решить какую-то задачу. Допустим, собрать мебель. Правда, обычно до таких инструкций добираются, только когда что-то пошло не так.
А чек-лист (checklist) — это тоже список (задач, критериев, параметров, вопросов или дел), но по нему, как правило, что-то контролируют и проверяют. Например, состояние здоровья, качество текста для email-рассылки или процесс уборки.
Когда один из пунктов чек-листа выполнен, рядом ставят галочку. Если пунктов много, их группируют в тематические блоки.
To-do списки решают какие-то уникальные разовые задачи, а чек-листы и инструкции подходят для рутинных повторяющихся действий. И если инструкции используют, чтобы что-то сделать, то чек-листы, как правило, — чтобы проверить, как что-то сделано.
Получается, чек-лист — что-то среднее между двумя другими форматами. Здесь сочетаются визуализация и простота «бытового списка», структура и порядок инструкции.
Оптимизация процессов. В любом деле есть повторяющиеся этапы. Например, при подготовке каждой статьи в блог нужно согласовать план, составить заголовок, написать анонс для соцсетей, добавить ключевые слова, проверить факты и так далее. Чек-лист поможет ничего не пропустить (и с ним будет легче делегировать, контролировать других участников).
Отслеживание прогресса. Чек-лист наглядно показывает, сколько уже сделано, а сколько ещё нужно сделать. Если осталось немного, гораздо легче будет продолжить — захочется быстрее проставить оставшиеся галочки. А так как чек-лист разделяет большую задачу (сложный процесс) на более простые этапы, должно быть легче выполнять каждый следующий пункт.
Оценка качества. По чек-листу удобно проверять, насколько продукт (выполненная работа) соответствует опредёленным критериям. Такая оценка поможет улучшить качество, дать обратную связь.
Привлечение подписчиков и лидогенерация. Бизнес и блогеры используют такой формат в качестве лид-магнита. В обмен на полезный чек-лист они могут попросить пользователя подписаться или оставить контакты.
Определить цель. Не нужно стараться решить все проблемы сразу. Лучше выбрать более конкретную задачу и подробно расписать её пошаговое решение.
Учесть последовательность действий. В чек-листах, в отличие от инструкций, это не так критично, но порядок и логика помогут ускорить процесс.
Структурировать информацию. Сто пунктов подряд запутают кого угодно. Лучше разделить шаги на тематические блоки.
Писать просто и понятно. Одно действие — один пункт. Только важное, без лишней информации. Если текста много, лучше разбить на несколько подпунктов.
Оформлять по-минимуму. Не нужно «играть со шрифтами» и использовать много ярких цветов. Оформление не должно отвлекать от текста, мешать работе.
Стараться сделать чек-лист универсальным. То есть учесть, что им могут пользоваться и другие люди. Тогда чек-лист поможет вам делегировать работу, а коллегам и подчиненным — лучше понять и оптимизировать процесс.
А вот плохой пример: похоже на чек-лист, указывает на важную информацию, но сразу и не поймёшь, за что отвечают разные галочки:
Вариантов много, но я выбрала 7 сервисов, которые должны подойти для большинства задач.
Сайт: notion.so
Язык: английский.
Стоимость: в бесплатной версии доступны практически все главные фишки. Если интересует командная работа или загрузка больших файлов, нужно покупать подписку от $10 в месяц.
Универсальный сервис, идеально подходит для хранения важной информации. Здесь можно создавать чек-листы, инструкции, заметки. Работать как лично, так и с командой.
Причем можно создать чек-лист любого размера: как маленький список из 10-15 задач, так и огромные базы на сотни шагов, которые больше даже похожи на гайды, чем простые списки для самопроверки.
Кстати, вокруг Notion — огромное комьюнити: сотни профильных блогеров, сообщества на 150 тысяч человек, множество пользователей-энтузиастов, готовых делиться своими наработками с другими.
Сайт: todoist.com
Язык: английский, русский.
Стоимость: бесплатно — 5 активных проектов, 5 гостей, 3 фильтра, файлы максимум 5 МБ. Есть платная подписка от $3 в месяц, если нужно в разы больше проектов, гостей, фильтров.
Менеджер задач для управления списком дел разной важности и срочности. В отличие от Notion, эта программа может похвастаться простотой и минимализмом.
Задачи можно классифицировать как по отдельным сегментам, так и по важности выполнения. Нужную информацию можно продублировать и отредактировать под свой текущий проект, добавить необходимые шаги и расставить приоритеты.
Если какое-то действие нужно повторять регулярно, можно это указать и настроить частоту повторения. Дальше программа сама будет напоминать: «Желательно бы завершить начатое!»
Планировщик дел, который может генерировать задачи из email. Достаточно лишь подключить свою текущую почту к сервису Outlook (эта фишка работает даже на Apple-устройствах). Дальше (при включенном разрешении) система будет анализировать переписку и автоматически записывать будущие события в календарь приложения.
MS To Do ведёт учет за всеми задачами и показывает, какие шаги из чек-листа нужно выполнить сегодня и завтра. Кроме этого, «умный плэнер» анализирует частоту повторения событий — со временем сможет даже сам настроить автоматический повтор и напоминание.
Все задачи можно разбить по спискам, что позволит создать чек-лист среднего размера. Большой и многоступенчатой системы, как у Notion, не получится, но для бытовых нужд достаточно.
Сайт: ticktick.com
Язык: английский, русский.
Стоимость: бесплатная версия — со всеми базовыми возможностями. В ней же можно расставить приоритеты, прописать теги и настроить повторения. А в Premium за $3 в месяц ещё больше функций: история изменений, визуализация процесса, кастомизация дизайна, таймер помодорро.
В то время как TikTok безжалостно тратит свободное (а порой даже и рабочее) время, TickTick помогает организовать свою жизнь и создать чек-листы для любых ситуаций. Этот таск-менеджер может стать любимым инструментом как для руководителей бизнеса, так и для специалистов-фрилансеров.
Функция «Шаблон» понравится тем, кому часто нужно проделывать рутинную работу: проверять настройки рекламного кабинета, пополнять счета и т.д. Просто создайте один чек-лист и дублируйте его для работы с разными клиентами, немного редактируя.
Узнать степень готовности дела можно прямо на главном экране. Здесь доступны сразу шесть режимов, включая канбан-доску.
Сайт: crello.com
Язык: английский, русский.
Стоимость: бесплатный тариф ограничен по количеству доступных шаблонов, фото и других видов контента. Дополнительные функции (удаление фона, конструктор стикеров — от $13 в месяц.
Популярный сервис среди SMM-специалистов и пользователей, желающих создавать дизайн (визитки, инфографику, картинки для соцсетей) без специальных знаний и навыков. Среди прочего там можно создать красивый чек-лист, чтобы распечатать или опубликовать в соцсетях.
В сервисе тысячи редактируемых шаблонов на любую тему. Многие элементы можно анимировать — это сделает онлайн-картинку ещё живее. А встроенные эффекты преобразят даже стоковые фото.
Сайт: 365done.ru
Язык: русский.
Стоимость: бесплатно. Для тех, кто хочет поддержать проект, есть магазин с тетрадями для рефлексии, дневниками, книгами по тайм-менеджменту.
Один из самых популярных русскоязычных сайтов с чек-листами. На портале более сотни готовых решений на разные случаи жизни: от памяток до трекеров привычек и челленджей. Всё это можно использовать в личных целях: не забудьте только указать автора списка, если решите с кем-то поделиться.
Ещё на 365done.ru вы можете сами создать свой checklist c нуля. Просто выберите подходящий шаблон, впишите нужный текст и выберите эмодзи в тему.
Впрочем, простой чек-лист можно создать без специальных сервисов — обойтись привычными офисными инструментами. В MS Word и Google Spreadsheets есть специальные элементы — «флажки», а в Google Docs — маркированные списки с интерактивными галочками.
И ЗДЕСЬ, И ЗДЕСЬ, И ЗДЕСЬ, И ЗДЕСЬ,
И ЗДЕСЬ, И ЗДЕСЬ, И ЗДЕСЬ, И ЗДЕСЬ,
И ЗДЕСЬ, И ЗДЕСЬ, И ЗДЕСЬ, И ЗДЕСЬ
Искренние письма о работе и жизни, эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.
Проверяйте почту — письмо придет в течение 5 минут (обычно мгновенно)
