Чек-лист: что это такое, как составлять и пользоваться

У нашей памяти есть неприятная особенность: периодически забывать даже важную информацию. Для дополнительного контроля придумали много разных инструментов, один из них — чек-листы. Они подходят и для бытовых ситуаций, и для рабочих процессов.

В чём разница между to-do списком, инструкцией и чек-листом

To-do — простой список дел и задач. Самый очевидный пример — план покупок, которые нужно сделать в супермаркете. Именно перед этим списком в руках мужчины бессильны все маркетологи мира.

Есть ещё инструкция — это список действий, которые нужно выполнить в определённом порядке, чтобы решить какую-то задачу. Допустим, собрать мебель. Правда, обычно до таких инструкций добираются, только когда что-то пошло не так.

А чек-лист (checklist) — это тоже список (задач, критериев, параметров, вопросов или дел), но по нему, как правило, что-то контролируют и проверяют. Например, состояние здоровья, качество текста для email-рассылки или процесс уборки.

Когда один из пунктов чек-листа выполнен, рядом ставят галочку. Если пунктов много, их группируют в тематические блоки.

Эта картинка хорошо показывает, что такое чек-лист. Такой проверочный список помогает поддерживать чистоту дома, тратя на это не более получаса в день (источник)

Получается, чек-лист — что-то среднее между двумя другими форматами. Здесь сочетаются визуализация и простота «бытового списка», структура и порядок инструкции.

А вот такие чек-листы помогут избежать неприятных ситуаций на работе (источник)

Ещё к чек-листам можно отнести бинго-списки. Они бывают как шуточными, так и вполне полезными (источник)

Вообще чек-листы попали в бизнес и повседневную жизнь из авиации — там даже одно забытое действие может стоить жизней.

Для чего нужны чек-листы

Оптимизация процессов. В любом деле есть повторяющиеся этапы. Например, при подготовке каждой статьи в блог нужно согласовать план, составить заголовок, написать анонс для соцсетей, добавить ключевые слова, проверить факты и так далее. Чек-лист поможет ничего не пропустить (и с ним будет легче делегировать, контролировать других участников).

Или вот подготовка к путешествию — радостный, но довольно сложный процесс. Хороший чек-лист поможет проверить себя по всем важным пунктам (источник)

Отслеживание прогресса. Чек-лист наглядно показывает, сколько уже сделано, а сколько ещё нужно сделать. Если осталось немного, гораздо легче будет продолжить — захочется быстрее проставить оставшиеся галочки. А так как чек-лист разделяет большую задачу (сложный процесс) на более простые этапы, должно быть легче выполнять каждый следующий пункт.

Эти свойства чек-листа пригодятся, когда нужно выработать полезную (но немного скучную) привычку. Видя свой прогресс, не хочется прерывать «череду побед» (источник)

Оценка качества. По чек-листу удобно проверять, насколько продукт (выполненная работа) соответствует опредёленным критериям. Такая оценка поможет улучшить качество, дать обратную связь.

Проверочный чек-лист для рассылки перед отправкой (источник)

Привлечение подписчиков и лидогенерация. Бизнес и блогеры используют такой формат в качестве лид-магнита. В обмен на полезный чек-лист они могут попросить пользователя подписаться или оставить контакты.

Так как я уже тёплая целевая аудитория, они решили поймать быка за рога и предложить 2 пробных урока

Как правильно составить чек-лист

Определить цель. Не нужно стараться решить все проблемы сразу. Лучше выбрать более конкретную задачу и подробно расписать её пошаговое решение.

Учесть последовательность действий. В чек-листах, в отличие от инструкций, это не так критично, но порядок и логика помогут ускорить процесс.

Структурировать информацию. Сто пунктов подряд запутают кого угодно. Лучше разделить шаги на тематические блоки.

Писать просто и понятно. Одно действие — один пункт. Только важное, без лишней информации. Если текста много, лучше разбить на несколько подпунктов.

Оформлять по-минимуму. Не нужно «играть со шрифтами» и использовать много ярких цветов. Оформление не должно отвлекать от текста, мешать работе.

Стараться сделать чек-лист универсальным. То есть учесть, что им могут пользоваться и другие люди. Тогда чек-лист поможет вам делегировать работу, а коллегам и подчиненным — лучше понять и оптимизировать процесс.

А вот плохой пример: похоже на чек-лист, указывает на важную информацию, но сразу и не поймёшь, за что отвечают разные галочки (источник)

На этой картинке есть пункты и разделение на тематические блоки, но вряд ли её можно назвать полноценным чек-листом. Слишком общие пункты, непонятно за что браться, по каким параметрам оценить «успешность» завершения задачи (источник)

Где можно сделать чек-лист

Вариантов много, но я выбрала 7 сервисов, которые должны подойти для большинства задач.

Notion

Сайт: notion.so

Язык: английский.

Стоимость: в бесплатной версии доступны практически все главные фишки. Если интересует командная работа или загрузка больших файлов, нужно покупать подписку от $4 в месяц.

Универсальный сервис, идеально подходит для хранения важной информации. Здесь можно создавать чек-листы, инструкции, заметки. Работать как лично, так и с командой.

Причем можно создать чек-лист любого размера: как маленький список из 10-15 задач, так и огромные базы на сотни шагов, которые больше даже похожи на гайды, чем простые списки для самопроверки.

Кстати, вокруг Notion — огромное комьюнити: сотни профильных блогеров, сообщества на 150 тысяч человек, множество пользователей-энтузиастов, готовых делиться своими наработками с другими.

Todoist

Сайт: todoist.com

Язык: английский, русский.

Стоимость: бесплатно — 5 активных проектов, 5 гостей, 3 фильтра, файлы максимум 5 МБ. Есть платная подписка от $3 в месяц, если нужно в разы больше проектов, гостей, фильтров.

Менеджер задач для управления списком дел разной важности и срочности. В отличие от Notion, эта программа может похвастаться простотой и минимализмом.

Задачи можно классифицировать как по отдельным сегментам, так и по важности выполнения. Нужную информацию можно продублировать и отредактировать под свой текущий проект, добавить необходимые шаги и расставить приоритеты.

Если какое-то действие нужно повторять регулярно, можно это указать и настроить частоту повторения. Дальше программа сама будет напоминать: «Желательно бы завершить начатое!»

Microsoft To Do (ранее Wunderlist)

Сайт: todo.microsoft.com

Язык: английский, русский.

Стоимость: бесплатно.

Планировщик дел, который может генерировать задачи из email. Достаточно лишь подключить свою текущую почту к сервису Outlook (эта фишка работает даже на Apple-устройствах). Дальше (при включенном разрешении) система будет анализировать переписку и автоматически записывать будущие события в календарь приложения. Ещё есть интеграция с Dropbox, Slack, Zapier.

MS To Do ведёт учет за всеми задачами и показывает, какие шаги из чек-листа нужно выполнить сегодня и завтра. Кроме этого, «умный плэнер» анализирует частоту повторения событий — со временем сможет даже сам настроить автоматический повтор и напоминание.

Все задачи можно разбить по спискам, что позволит создать чек-лист среднего размера. Большой и многоступенчатой системы, как у Notion, не получится, но для бытовых нужд достаточно.

Any.Do

Сайт: https://www.any.do/

Язык: английский, русский.

Стоимость: бесплатно — базовое внесение задач и заметок, две темы, синхронизация с календарями внутри устройства, голосовой ввод. Премиум-тариф с расширенным функционалом — от $3 в месяц.

Простой планировщик задач, который можно использовать и для составления чек-листов. Любителям декомпозиции понравится возможность создавать подзадачи и заметки. А командная работа позволит создать универсальный чек-лист, где каждый специалист сможет вносить свою лепту.

Напоминания с привязкой к месту помогут с важными, но не срочными задачами. Как только программа заметит, что вы прибыли на конкретное место — она включит уведомление.

Поклонники Google Календаря обрадуются синхронизации с любимым приложением — не придется дублировать одно и то же дважды. А фаны метода помидора и геймификации оценят по достоинству режим Focus.

TickTick

Сайт: ticktick.com

Язык: английский, русский.

Стоимость: бесплатная версия — со всеми базовыми возможностями. В ней же можно расставить приоритеты, прописать теги и настроить повторения. А в Premium за $2,4 в месяц ещё больше функций: история изменений, визуализация процесса, кастомизация дизайна.

В то время как TikTok безжалостно тратит свободное (а порой даже и рабочее) время, TickTick помогает организовать свою жизнь и создать чек-листы для любых ситуаций. Этот таск-менеджер может стать любимым инструментом как для руководителей бизнеса, так и для специалистов-фрилансеров.

Функция «Шаблон» понравится тем, кому часто нужно проделывать рутинную работу: проверять настройки рекламного кабинета, пополнять счета и т.д. Просто создайте один чек-лист и дублируйте его для работы с разными клиентами, немного редактируя.

Узнать степень готовности дела можно прямо на главном экране. Здесь доступны сразу шесть режимов, включая канбан-доску.

Canva

Сайт: canva.com

Язык: английский, русский.

Стоимость: бесплатный тариф ограничен по количеству доступных шаблонов, фото и других видов контента. Дополнительные функции (удаление фона, отложенный постинг и другие) — от $12 в месяц.

Популярный сервис среди SMM-специалистов и пользователей, желающих создавать дизайн (визитки, инфографику, картинки для соцсетей) без специальных знаний и навыков. Среди прочего там можно создать красивый чек-лист, чтобы распечатать или опубликовать в соцсетях.

В сервисе тысячи редактируемых шаблонов на любую тему. Многие элементы можно анимировать — это сделает онлайн-картинку ещё живее. А встроенные эффекты преобразят даже стоковые фото.

365Done

Сайт: 365done.ru

Язык: русский.

Стоимость: бесплатно. Для тех, кто хочет поддержать проект, есть магазин с тетрадями для рефлексии, дневниками, книгами по тайм-менеджменту.

Один из самых популярных русскоязычных сайтов с чек-листами. На портале более сотни готовых решений на разные случаи жизни: от памяток до трекеров привычек и челленджей. Всё это можно использовать в личных целях: не забудьте только указать автора списка, если решите с кем-то поделиться.

Ещё на 365done.ru вы можете сами создать свой checklist c нуля. Просто выберите подходящий шаблон, впишите нужный текст и выберите эмодзи в тему.