Письмо-приглашение на вебинар: шаблоны, примеры, идеи

Вебинар — это онлайн-встреча в режиме реального времени. И один из важнейших факторов успешного мероприятия — в грамотном привлечении целевой аудитории. Пригласить потенциальных участников можно с помощью email-рассылки, это один из самых эффективных инструментов. Расскажу, как создать письмо-приглашение на вебинар, которое поможет привести участников.

Зачем нужно письмо-приглашение

Письмо с приглашением отправляют каждому пользователю, который зарегистрировался на вебинар для информирования. В нем рассказывают о теме мероприятия, времени проведения, условиях и результате посещения.

Кроме того, с помощью письма можно дополнительно мотивировать участников. Согласно исследованиям, коэффициент конверсии регистрации к посещаемости составляет 56%. То есть только чуть больше половины зарегистрированных пользователей посещают вебинары. В письме можно дополнительно прогреть аудиторию: рассказать о ценности и выгодах от участия и тем самым подтолкнуть к посещению. 

Также с помощью email-рассылки можно пригласить на вебинар тех, кто о нем не знает: подписчиков, клиентов, зарегистрированных пользователей сайта. По статистике, электронная почта — это самый эффективный инструмент продвижения вебинаров, который обеспечивает 57% регистраций.

Инструкция по созданию письма-приглашения

При создании письма пишите кратко и по существу. Постарайтесь предоставить всю необходимую информацию, но при этом не наскучить адресату излишними подробностями. Если это возможно, персонализируйте письмо обращением по имени. 

Также постарайтесь сделать письмо привлекательным с т.з. дизайна. Используйте визуальные эффекты — изображения, иконки, анимацию. Полезно добавить брендированные элементы, чтобы создать ассоциацию с вашей компанией. 

Обязательно структурируйте информацию, чтобы выделить основные тезисы. Применяйте понятные заголовки и подзаголовки. Напишите понятный призыв к действию и выделите его. 

Ну а теперь по порядку о процессе создания письма с приглашением на вебинар.

Придумайте вовлекающую тему письма

Во многом именно от темы письма зависит его открытие. Вам необходимо заинтересовать пользователя. Для этого в тему можно вынести основную ценность мероприятия. Расскажите, что человек получит от участия или о чем узнает. Здесь важно исходить из интересов и потребностей вашей целевой аудитории. 

Например: 

• Как удвоить вашу продуктивность
• Экспертные советы по улучшению маркетинговых стратегий
• Повышаем ваши навыки лидерства
• Как увеличить доходы компании
• Лучшие практики управления временем
• Секреты успешного бизнеса от ведущих экспертов
• Простые шаги к эффективному управлению командой

Чтобы найти подходящую тему, ответьте на вопрос — зачем пользователю посещать мероприятие? Какую выгоду получит участник, какую проблему сможет решить, какие новые знания обретет, в каком событии может поучаствовать? Кратко сформулированный ответ и станет идеальной темой. 

В прехедере можно написать, что письмо о вебинаре. Также можно указать основные данные — дата, время, место.

Напишите информативное и цепляющее вступление

В самом начале письма пользователь должен получить ответы на главные вопросы: 

• кто приглашает; 
• тема вебинара;
• дата и место проведения; 
• результат или выгода от участия. 

Это сразу поможет понять, интересна ли читателю заявленная тема и сможет ли он поучаствовать. Вступление можно оформить в виде текста, который имеет чуть больший шрифт либо выделен жирным или курсивом. 

Также вступительную часть можно представить баннером, на котором изображение дополняет или визуализирует информацию. Для этого подойдут фрагмент мероприятия (например, слайд презентации или короткое видео), фото спикеров или картинки-ассоциации. 

Можно начать письмо с вводного текста, чтобы подчеркнуть актуальность темы, и/или акцентировать внимание пользователя на проблемах, которые требуют решения. Но постарайтесь сделать это кратко — 1-2 абзаца или 3-4 предложения. Если затянуть вступление и начать подробно рассказывать о важности темы, то не факт, что письмо дочитают до момента  указания основных параметров.

Расскажите о содержании вебинара

После вступительной части переходите к более подробному описанию мероприятия.

Перечислите основные темы, которые будут рассматриваться. Это может быть список вопросов, на которые будут даны ответы, или перечень того, что расскажут спикеры. 

Укажите имена и должности спикеров. Дополнительно можно написать об опыте докладчиков, чтобы подтвердить их экспертность в теме. 

Опишите формат вебинара. Например, онлайн/офлайн, лекция, обсуждение, практическое занятие. 

Выделите ценность вебинара

Расскажите, какие именно знания и навыки получат участники после посещения вебинара. Дополнительно можно сказать о том, как полученная информация поможет в достижении целей или решении проблем. 

Для подтверждения ценности мероприятия будет полезны отзывы предыдущих участников и информация об их результатах. Например, 10 из 40 участников последнего вебинара по самопрезентации на собеседовании смогли найти работу всего за две недели.

Предоставьте дополнительную мотивацию. Расскажите, что участники выполнят какое-то практическое действие, получат комплект полезных материалов, смогут задать вопросы эксперту, получат скидку на обучение и т.д. Особенно это актуально, когда речь идет о живых мероприятиях. Нередко зарегистрировавшиеся пользователи не приходят на вебинар в реальном времени, предпочитая просмотр записи. Причины разные — нехватка времени, забывчивость и т.д. Дополнительная польза от живого участия станет хорошим стимулом для посещения.

Изложите практическую информацию

После того, как описали содержание вебинара и его ценности, переходите к подробностям участия. Расскажите все, что необходимо знать пользователю: 

Условия регистрации. Напишите, на какой именно платформе будет проходить событие. Укажите ссылку на регистрацию. Если есть какие-то особенности, объясните, как зарегистрироваться. Если вебинар платный, сообщите о стоимости и способах оплаты. 

Технические требования. Например, какое устройство понадобится участнику (ПК или смартфон), программное обеспечение (веб-платформа или скачиваемое приложение), желательная скорость интернет-соединения. Здесь важно упомянуть об условиях, которые важно соблюсти для успешного просмотра — если таковые имеются. 

Контактное лицо. Напишите, с кем можно связаться при возникновении проблем с регистрацией или подключением. Желательно указать несколько способов связи: email, мессенджеры, телефон. 

Создайте призыв к действию

Завершите приглашение призывом к действию. Постарайтесь четко и кратко описать, что именно нужно сделать пользователю. Например: 

• принять приглашение; 
• зарегистрироваться на вебинар; 
• подтвердить участие. 

Чтобы подтолкнуть пользователя к действию, подчеркните ограниченность мест или важность регистрации заранее. Например: 

• из-за технических особенностей платформы количество мест ограничено; 
• зарегистрируйтесь, и мы пришлем ссылку на подключение за час до вебинара. 

Поблагодарите получателя и предложите поделиться приглашением в соцсетях или по email со своими знакомыми или коллегами. 

Проверьте письмо перед отправкой

Прежде чем запустить рассылку, еще раз проверьте письмо: 

• перечитайте текст и посмотрите, всю ли необходимую информацию вы донесли читателю; 
• убедитесь в отсутствии орфографических и грамматических ошибок; 
• проверьте работоспособность указанных ссылок и кнопок; 
• отправьте письмо себе, что проверить корректность его отображения. 

Если все в порядке — настраивайте email-рассылку и отправляйте письмо-приглашение своей аудитории.

Шаблоны писем-приглашений на вебинар

При создании письма-приглашения с нуля можно воспользоваться такой структурой:

Этот шаблон необходимо адаптировать под целевую аудиторию и специфику вашего вебинара. Отредактируйте текст. В шаблоне мы намеренно использовали официальные формулировки — но стиль рассылки должен зависеть от tone of voice бренда и той подачи, к которой привыкли именно ваши читатели. Кроме адаптации текста разработайте подходящий дизайн, добавьте изображения и визуальные элементы. 

Есть более простой способ — использовать готовые шаблоны писем, которые предлагают платформы email-рассылок. Например, в сервисе Unisender доступно 100+ шаблонов. Вы можете выбрать вариант, который наиболее подходит вам по структуре и дизайну. 

Работать с готовым шаблоном намного проще, поскольку весь макет — дизайн и структура — уже готовы. Вам остается только отредактировать текст, добавить необходимую информацию, заменить изображения и можно запускать email-рассылку. 

Используя шаблоны, вы сможете быстро, легко и в едином стиле создать целую серию писем о вебинаре: письмо-приглашение, письмо с подтверждением регистрации на вебинар, письмо с напоминанием о начале вебинара.

Как улучшить письмо-приглашение на вебинар

Мы собрали несколько удачных примеров писем про вебинары, а на их основе составили полезные рекомендации. Советы ниже помогут сделать письма более «живыми» и вовлекающими. А это, с высокой вероятностью, хорошо отразится и на конверсии в регистрации.

Говорите на языке целевой аудитории

Практически в каждой сфере есть свой профессиональный жаргон: термины, сокращения, особые обозначения. Использование языка, который более привычен аудитории, придаст письму аутентичности. 

В некоторых случаях можно использовать сленг. Например, в письмах для более молодого поколения уместно использовать неформальные слова. Но важно не переусердствовать. Использование жаргона и сленга должно быть органичным, чтобы письмо выглядело естественно.

Добавьте информативное видео

Люди разные. Кто-то лучше воспринимает информацию текстом, кому-то проще понять суть через аудио- или видеообразы. Чтобы охватить и тех, и других, добавьте в письмо видео. Это может быть короткий ролик, в котором дублируется содержание письма. Также можно добавить видеоприглашения от спикеров, которые кратко расскажут о предстоящем мероприятии. Здесь есть и дополнительный плюс: потенциальные участники могут оценить, насколько интересно им слушать спикера. 

Если это не первый ваш вебинар, то в письмо можно добавить фрагмент предыдущих эфиров. Это позволит пользователям своими глазами увидеть, как проходит мероприятие.  

Используйте юмор, если это уместно

Если мероприятие не слишком формально и допускает немного юмора, то небольшая шутка в приглашении весьма уместна. Например, это может быть какая-то игра слов в письме, использование юмористического эпитета или сравнения, смешной отзыв участника и т.д. Хорошее чувство юмора нравится многим людям. К тому же это покажет, что вебинар не будет скучным.

Добавьте личные подписи спикеров

Сделайте письмо более человечным за счет личных приглашений. Вставьте в текст прямую речь организатора. Например, вот так:

Добавьте личные обращения от спикеров с подписями и фото. Такой прием дополнительно персонализирует письмо и демонстрирует индивидуальный подход.

По статистике GetResponse за 2023 год, вебинары остаются популярным способом взаимодействия с аудиторией. Лендинги с рекламой вебинаров имеют средний коэффициент конверсии 22,84%. А с помощью электронной почты можно повысить этот показатель. Используйте письма-приглашения и привлекайте еще больше аудитории на вебинары.